May đồng phục doanh nghiệp: dự trù ngân sách và tiến độ

Khi bộ phận hành chính nhân sự lập kế hoạch may đồng phục cho cả công ty, hai câu hỏi luôn xuất hiện đầu tiên: cần bao nhiêu tiền và mất bao lâu. Câu trả lời ngắn là chi phí phụ thuộc chủ yếu vào vải chứ không phải công may, và tiến độ thực tế là 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu — không phải từ ngày gửi yêu cầu báo giá. Bài này giải thích chi tiết hai con số đó để quý khách lập dự trù sát thực tế.

Vải chiếm phần lớn giá thành, không phải công may

Trong một bộ vest hay một chiếc sơ mi may đo số lượng, tiền vải thường chiếm khoảng một nửa đến sáu phần mười giá thành. Đây là lý do hai báo giá chênh nhau ba mươi phần trăm gần như luôn là chuyện vải, không phải chuyện tay nghề.

Khi so báo giá, quý khách nên yêu cầu ghi rõ ba thông tin trên từng dòng vải: thành phần sợi theo phần trăm, định lượng gram trên mét vuông và xuất xứ. Một chiếc sơ mi vải pha polyester 65% với một chiếc sơ mi cotton chải kỹ 100% là hai sản phẩm khác hẳn nhau về cảm giác mặc và về tuổi thọ, dù trên bảng báo giá cùng ghi là "sơ mi dài tay".

Các yếu tố còn lại ảnh hưởng tới giá theo thứ tự giảm dần:

• Độ phức tạp của form: vest có mex chần lông ngựa tốn công gấp nhiều lần vest ép mex dán; sơ mi có chiết eo và cầu vai rời tốn công hơn sơ mi thân suông.
• Thêu logo: tính theo số mũi chỉ và số lần đổi màu, không tính theo diện tích. Một logo nhỏ nhưng nhiều chi tiết mảnh có thể đắt hơn một logo lớn đơn giản.
• Hiệu suất sơ đồ cắt: đơn hàng có dải cỡ trải rộng và nhiều cỡ lẻ sẽ hao vải hơn đơn hàng tập trung ở vài cỡ phổ biến.
• Số lượng: giá giảm theo bậc, vì chi phí làm rập, may mẫu và cài đặt máy thêu được chia đều cho nhiều sản phẩm hơn.

Những khoản dễ bị bỏ sót khi lập dự trù

Ba khoản dưới đây không nằm trong báo giá đơn vị nhưng luôn phát sinh trong thực tế.

Thứ nhất là vải dự phòng. Nên tính thêm 10-15% để dành cho nhân sự tuyển mới trong năm và cho các ca chỉnh sửa. Phần vải này cần được giữ lại tại xưởng theo tên công ty. Nếu không, sáu tháng sau khi tuyển thêm người, xưởng buộc phải nhập lô nhuộm mới và màu sẽ lệch nhẹ so với lô cũ — đứng cạnh nhau dưới đèn văn phòng sẽ thấy ngay.

Thứ hai là mẫu duyệt. Xưởng nghiêm túc luôn may một bộ mẫu ở vài cỡ đại diện, cho người thật mặc thử ở tư thế đứng và ngồi, rồi mới sửa rập và cắt đại trà. Đây là bước tốn vài ngày nhưng giúp tránh phải cắt lại cả lô.

Thứ ba là chi phí chỉnh sửa về sau. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm nên khoản này bằng không, nhưng nếu quý khách so sánh với các đơn vị khác thì nên hỏi rõ, vì mỗi năm một công ty trăm người thường có vài chục ca cần nới lưng, bóp eo hoặc lên lai.

Lịch trình thực tế của một đơn đồng phục

Các mốc dưới đây tính cho một đơn hàng cỡ trung, khoảng một trăm đến ba trăm sản phẩm.

• Khảo sát và tư vấn chất liệu: 3-5 ngày làm việc, gồm buổi xem thực tế môi trường làm việc và buổi trình bảng vải cầm tay.
• Chốt vải và đặt vải: khoảng một tuần. Vải nhập cần thời gian về kho, đây là mắt xích hay gây trễ nhất nếu bỏ qua khi lập kế hoạch.
• May mẫu duyệt và sửa rập: 7-10 ngày.
• Lấy số đo toàn bộ nhân sự: 1-3 ngày tùy quy mô và số điểm làm việc.
• Sản xuất đại trà, KCS và hoàn thiện: 3-4 tuần.

Cộng lại là 4-6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu. Với đơn tái đặt — rập và hồ sơ số đo đã có sẵn — thời gian rút xuống 7-10 ngày.

Kinh nghiệm của chúng tôi: nếu công ty cần đồng phục cho một sự kiện có ngày cố định như lễ kỷ niệm hoặc hội nghị khách hàng, nên khởi động trước tối thiểu mười tuần. Phần đệm đó dành cho các vòng duyệt nội bộ, thứ hầu như luôn lâu hơn dự tính.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu cho mỗi hạng mục là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ. Sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm. Áo thun từ 30 sản phẩm. Ngưỡng này xuất phát từ khổ vải và sơ đồ cắt: dưới mức đó, phần vải thừa đẩy giá mỗi sản phẩm lên cao một cách vô lý.

Có thể chia đơn thành nhiều đợt giao không? Được, và với công ty đông nhân sự thì nên làm vậy. Cách phổ biến là giao trước cho bộ phận tiếp xúc khách hàng, sau đó đến khối văn phòng và khối vận hành. Điều kiện là toàn bộ vải phải được mua trọn lô ngay từ đầu để các đợt giao đồng màu.

Nếu nhân viên nghỉ việc thì bộ đồng phục xử lý thế nào? Nhiều công ty giữ lại và sửa cho người mới. Điều này khả thi với sơ mi và quần tây có đường chừa rộng, nhưng khó với vest may đo vì rập đã cắt theo dáng vai và độ xuôi vai của từng người. Kinh nghiệm thực tế là nên dự phòng bằng vải chứ đừng dự phòng bằng đồ cũ.

Mon Amie hoạt động từ năm 1991, có xưởng hơn 1.000 m2 tại Quận 10 với hơn 80 thợ may và mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Khi nhận một dự án, chúng tôi trình bày rõ cơ cấu giá theo từng hạng mục vải, công may và thêu, để bộ phận phụ trách có căn cứ trình duyệt ngân sách thay vì chỉ nhận một con số tổng.