7 nguyên tắc khi gặp khách hàng: chuẩn bị và trang phục

Một buổi gặp khách hàng được quyết định trong ba mươi giây đầu bởi diện mạo, và trong ba mươi phút sau bởi chất lượng chuẩn bị. Hai phần đó không thay thế được cho nhau: bộ vest chuẩn không cứu được người không chuẩn bị nội dung, còn người chuẩn bị kỹ mà ăn mặc lệch bối cảnh vẫn mất điểm ngay từ đầu. Bảy nguyên tắc dưới đây tổng hợp cả hai mặt.

Bốn nguyên tắc về chuẩn bị nội dung

1. Tìm hiểu khách hàng trước khi gặp. Không chỉ để nói chuyện cho hợp, mà để biết nên mặc gì. Một buổi làm việc tại nhà máy sản xuất và một buổi trình bày tại văn phòng tập đoàn đòi hỏi hai kiểu trang phục khác nhau hoàn toàn. Nắm được văn hóa và cấp bậc của người sẽ ngồi đối diện là bước chuẩn bị đầu tiên, không phải bước phụ.

2. Chuẩn bị câu hỏi sâu thay vì câu hỏi xã giao. Hạn chế những câu ai cũng hỏi. Thay vì "Anh làm bên nào?", hãy hỏi "Bên anh đang gặp vướng nhất ở khâu nào?". Câu hỏi mở đúng chỗ khiến người đối diện chuyển từ trả lời sang chia sẻ, và cuộc gặp đổi tính chất.

3. Nghe nhiều hơn nói. Đây là nguyên tắc bị vi phạm nhiều nhất. Người bán hàng thường mang theo quá nhiều thứ muốn trình bày, đến mức quên rằng mục đích của buổi gặp là hiểu nhu cầu chứ không phải truyền đạt danh mục sản phẩm. Nói ít lại, hỏi thêm một câu, ghi chép trước mặt khách - ba việc đơn giản này thay đổi hẳn không khí buổi làm việc.

4. Xây lòng tin bằng sự thẳng thắn. Nêu được một điểm hạn chế của giải pháp mình đưa ra, kèm cách xử lý, đáng tin hơn nhiều so với một danh sách toàn ưu điểm. Khách hàng doanh nghiệp đã nghe quá nhiều lời khen sản phẩm, họ tìm người nói thật.

Ba nguyên tắc về trang phục

5. Mặc ngang hoặc trên một bậc so với người đối diện. Đây là quy tắc thực dụng nhất. Nếu khách mặc vest đầy đủ, quý khách nên mặc vest. Nếu khách mặc sơ mi không cà vạt, mặc vest có thể tạo khoảng cách. Trường hợp không biết trước, chọn phương án linh hoạt: vest hai khuy màu navy hoặc xám than, sơ mi trắng, mang theo cà vạt trong cặp và quyết định lúc bước vào.

6. Đầu tư vào phom dáng trước khi đầu tư vào vải. Bộ vest vải thường nhưng vừa vai, đúng chiều dài tay và thân, trông chỉn chu hơn hẳn bộ vest vải đắt tiền mà rộng vai hoặc dài tay. Ba điểm cần kiểm tra trên bộ vest trước khi ra khỏi nhà:

• Đường vai áo phải kết thúc đúng tại điểm đầu vai, không nhô ra ngoài
• Tay áo vest ngắn hơn tay sơ mi khoảng 1-1,5 cm để lộ măng sét
• Khi cài khuy, vạt áo không được nhăn chữ X ở khuy - dấu hiệu áo chật

7. Chi tiết nhỏ nói nhiều hơn cả bộ đồ. Cổ áo sơ mi đổ cánh, măng sét mòn xơ, giày không đánh, ly quần mất nếp - những thứ này người đối diện ghi nhận trong vô thức. Sơ mi có dựng cổ tốt giữ được cánh cổ dựng suốt buổi, quần tây may từ vải giữ nếp ly sẽ không nhàu sau hai giờ ngồi xe. Đây là lý do vải và cách may quan trọng - không phải để khoe, mà để không phải nghĩ về quần áo trong lúc làm việc.

Chọn trang phục theo bối cảnh cụ thể

• Ký hợp đồng, gặp cấp lãnh đạo, thuyết trình chính thức: vest hai khuy navy hoặc xám than, sơ mi trắng hoặc xanh nhạt, cà vạt trơn hoặc sọc chéo, giày da đen buộc dây.
• Gặp làm việc thường kỳ tại văn phòng: sơ mi và quần tây, có thể thêm ghi lê. Trong khí hậu nóng ẩm, ghi lê phối sơ mi giữ được sự chỉn chu mà không phải chịu thêm lớp áo vest.
• Khảo sát nhà máy, công trình, kho bãi: quần kaki, sơ mi tay dài, giày đế bằng. Mặc vest xuống xưởng là tự tạo khoảng cách với người mình cần hợp tác.
• Gặp khách ngành sáng tạo, công nghệ, F&B: vest không cà vạt, hoặc blazer phối quần tây khác màu.

Câu hỏi thường gặp

Không biết trước khách mặc thế nào thì nên chọn gì?

Chọn vest navy hoặc xám than, sơ mi trắng, mang cà vạt theo nhưng chưa thắt. Bộ này đứng được ở cả hai đầu: thắt cà vạt vào là trang trọng, cởi vest ra là thoải mái. Tránh vest đen cho buổi gặp ban ngày, vì đen trong văn hóa mặc quốc tế thuộc về buổi tối và lễ tang.

Một người đi gặp khách thường xuyên nên có mấy bộ vest?

Tối thiểu hai bộ để luân phiên - vest cần nghỉ ít nhất một ngày giữa hai lần mặc để sợi vải hồi phom. Cấu hình hợp lý là một bộ navy và một bộ xám than, cộng ba đến bốn sơ mi. Nếu đi gặp khách hằng ngày, ba bộ vest là con số bền vững hơn.

Đồng phục doanh nghiệp có thay được vest may đo khi đi gặp khách không?

Có, nếu đồng phục được may đúng cách. Nhiều doanh nghiệp đặt riêng một dòng vest hoặc ghi lê cho đội kinh doanh và đội đối ngoại, may đo theo số đo từng người thay vì theo size chuẩn. Chi phí cao hơn nhưng đây là nhóm nhân sự đại diện hình ảnh công ty trước khách hàng.

Mon Amie làm việc thế nào

Mon Amie may vest và đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, tại xưởng hơn 1.000 m2 ở 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may. Với đội ngũ kinh doanh và đối ngoại, chúng tôi thường tư vấn may đo từng người thay vì cấp theo size chuẩn - vì đây là nhóm mà một centimet lệch ở đường vai sẽ hiện ra trong mọi buổi gặp khách. Vest và ghi lê nhận từ 5 bộ, thời gian may 4-6 tuần từ ngày duyệt mẫu, bảo hành chỉnh sửa 3 năm để theo kịp thay đổi vóc dáng của người mặc.