Đặt may đồng phục: quy trình bảy bước từ khảo sát đến giao hàng

Đặt may đồng phục cho doanh nghiệp đi qua bảy bước, và toàn bộ chất lượng lô hàng được quyết định ở bước thứ tư là duyệt mẫu đối chứng. Ai nắm được vai trò của bước này thì sẽ không bao giờ nhận về một lô hàng khác với hình dung ban đầu. Bài viết mô tả từng bước, việc doanh nghiệp cần chuẩn bị và những chỗ dễ phát sinh sai sót nhất.

Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách trước khi xem mẫu

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng việc xem catalogue, và đó là thứ tự ngược. Thông tin cần chốt trước gồm: số nhân sự theo từng bộ phận, môi trường làm việc của mỗi bộ phận, số bộ cần cho mỗi người, thời điểm cần nhận hàng và khoảng ngân sách.

Ngân sách quyết định nhóm vải, mà nhóm vải lại giới hạn kiểu dáng khả thi. Trao đổi ngân sách trước giúp bỏ qua những mẫu không phù hợp ngay từ đầu thay vì mất thời gian rồi phải quay lại.

Bước 2: Chọn vải trên cây vải thật, không qua ảnh

Màu vải trên màn hình gần như không bao giờ đúng với màu thật, và cảm giác của vải thì hoàn toàn không thể hiện qua ảnh. Khi làm việc với vải, doanh nghiệp nên cầm trực tiếp và kiểm tra bốn điều:

• Độ rủ khi thả tự do, quyết định phom áo có đứng hay xuôi mềm.
• Độ hồi nếp, bằng cách nắm chặt trong lòng bàn tay mười giây rồi thả ra xem nếp gấp còn bao nhiêu.
• Độ xuyên sáng, quan trọng với sơ mi sáng màu.
• Mặt trái của vải, nơi lộ rõ mật độ dệt thưa hay dày.

Ở bước này cũng cần chốt luôn lượng vải mua, bao gồm phần dự trữ cho nhân sự tuyển mới. Mua trọn lô nhuộm ngay từ đầu là cách duy nhất bảo đảm các đợt đặt sau không lệch tông.

Bước 3: Thiết kế và lên rập

Từ mẫu đã chọn, bộ phận kỹ thuật dựng rập theo dáng người thực tế của đội ngũ chứ không lấy rập chuẩn có sẵn. Đây là lúc đưa các yêu cầu ngành nghề vào sản phẩm: vòng nách cao cho vị trí phải với tay nhiều, ống tay có độ dư ở khuỷu, vị trí túi đặt sao cho không vướng khi cúi, đường xẻ tà theo tư thế làm việc.

Doanh nghiệp nên duyệt bản vẽ kỹ thuật kèm vị trí và kích thước logo ở bước này, vì sửa trên bản vẽ không tốn gì còn sửa trên hàng thành phẩm thì tốn cả lô.

Bước 4: May mẫu đối chứng và mặc thử thật

Đây là bước quan trọng nhất. Mẫu đối chứng phải được may bằng đúng cây vải sẽ dùng cho sản xuất, không phải bằng vải tương tự. Lý do là mỗi loại vải có độ co và độ rủ khác nhau, một chiếc áo may từ vải khác sẽ lên phom khác dù cùng rập.

Cách kiểm tra mẫu hiệu quả nhất là chọn hai đến ba nhân sự có vóc dáng khác nhau, cho mặc trọn một ca làm việc rồi lấy nhận xét. Những vấn đề như vướng nách khi với tay, cổ áo cấn khi cúi, quần bó khi ngồi lâu chỉ lộ ra sau vài giờ mặc thật, không lộ ra trong năm phút thử ở showroom.

Sau khi mẫu được duyệt, mọi thay đổi phát sinh đều kéo dài tiến độ, nên đây là lúc cần nói hết mọi băn khoăn.

Bước 5: Lấy số đo toàn bộ nhân sự

Có hai cách. Với đơn nhỏ hoặc bộ phận tiếp khách trực tiếp, đo từng người và may theo số đo riêng. Với đơn lớn, dựng bảng size riêng cho doanh nghiệp từ số đo thực tế của đội ngũ rồi cho nhân viên thử bộ size mẫu để tự chọn.

Kinh nghiệm thực tế: luôn ghi lại số đo kèm mã nhân sự và lưu lại. Bảng số đo này giúp mọi lần đặt bổ sung về sau chỉ mất bảy đến mười ngày thay vì phải đo lại từ đầu.

Bước 6: Sản xuất và kiểm tra trong chuyền

Trong khâu sản xuất, hai chi tiết kỹ thuật quyết định độ đồng đều của lô hàng.

Thứ nhất là đánh số bàn cắt. Toàn bộ chi tiết của cùng một chiếc áo phải lấy từ cùng một lớp vải trong bàn trải, nếu không thân trước và thân sau có thể lệch tông rất nhẹ, đủ để nhận ra dưới ánh sáng trắng.

Thứ hai là kiểm soát máy ép keo. Nhiệt độ và áp lực ép quyết định lá cổ, măng sét và ve áo có bong keo sau này hay không. Đây là công đoạn không nhìn thấy trên sản phẩm mới nhưng lộ ra sau vài chục lần giặt.

Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao

Khi nhận hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra ngẫu nhiên khoảng mười phần trăm số lượng theo bốn tiêu chí: độ đồng đều màu giữa các sản phẩm, độ chắc của đường may ở nách và đũng, độ phẳng của lá cổ khi bẻ ngược, và vị trí cùng độ sắc nét của logo. Phần vải dự trữ và số đo nên được bàn giao hoặc xác nhận lưu giữ ngay tại thời điểm này.

Câu hỏi thường gặp

Tổng thời gian đặt may đồng phục là bao lâu? Thời gian may là bốn đến sáu tuần tính từ ngày duyệt mẫu đối chứng. Các bước khảo sát, chọn vải và lên mẫu diễn ra trước đó, phụ thuộc vào tốc độ ra quyết định của doanh nghiệp. Đơn tái đặt khi rập và số đo đã có sẵn chỉ mất bảy đến mười ngày.

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ năm bộ, sơ mi và quần tây từ hai mươi chiếc, áo thun từ ba mươi chiếc.

Có thể đặt nhiều loại sản phẩm trong cùng một đơn không? Có, và đây thường là cách hiệu quả nhất. Gộp nhu cầu của nhiều bộ phận vào một đơn giúp chia đều chi phí cố định cho khâu lên rập và cài đặt máy thêu, đồng thời cho phép thống nhất tông màu giữa các nhóm sản phẩm.

Mon Amie làm đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, tại xưởng hơn một nghìn mét vuông ở Đường 3/2, Quận 10, với hơn tám mươi thợ may và hơn năm trăm doanh nghiệp phục vụ mỗi năm. Chúng tôi giữ lại rập, số đo và mã lô vải của từng khách hàng, để các đợt đặt sau khớp với đợt đầu về cả phom lẫn màu. Sản phẩm được bảo hành chỉnh sửa trong ba năm.