Nhà may đồng phục công sở: chuẩn bị gì trước khi đặt

Phần lớn rắc rối trong các dự án đồng phục công sở không đến từ tay nghề nhà may, mà đến từ việc doanh nghiệp chưa chốt xong yêu cầu trước khi bắt đầu. Chuẩn bị bốn thứ trước khi gặp nhà may sẽ tiết kiệm được nhiều tuần: danh sách nhân sự chia theo nhóm công việc, ngân sách theo từng nhóm, ngày cần dùng đồng phục, và bộ nhận diện thương hiệu. Có đủ bốn thứ đó, buổi làm việc đầu tiên đã ra được phương án cụ thể thay vì trao đổi chung chung.

Bốn thông tin cần chuẩn bị trước

Danh sách nhân sự chia theo nhóm công việc. Không chia theo phòng ban mà chia theo môi trường làm việc thực tế, vì đây mới là thứ quyết định chọn vải:

• Nhóm ngồi trong phòng máy lạnh cả ngày.
• Nhóm ra ngoài gặp khách, di chuyển nhiều dưới nắng.
• Nhóm tiếp khách tại chỗ như lễ tân, showroom.
• Nhóm kho vận, kỹ thuật, hiện trường.

Ngân sách theo từng nhóm, không phải một con số chung. Cách phân bổ hợp lý là dồn ngân sách cho nhóm khách hàng nhìn thấy, và tiết kiệm ở nhóm nội bộ. Trải đều ngân sách cho tất cả thường dẫn tới kết quả nhóm nào cũng mặc tạm được nhưng không nhóm nào đẹp.

Ngày cần dùng đồng phục. Đây là mốc để lùi ngược toàn bộ lịch trình.

Bộ nhận diện thương hiệu. Logo dạng vector, mã màu chính, và các quy định về cách đặt logo nếu có. Cần biết trước một điều: mã màu in ấn và màu vải dệt sẵn không phải lúc nào cũng trùng tuyệt đối. Khi đó nhà may sẽ trình vài mã vải gần nhất để doanh nghiệp chọn, hoặc đặt nhuộm riêng nếu số lượng đủ lớn.

Lấy ý kiến nhân viên thế nào cho hiệu quả

Bộ đồng phục đẹp nhất mà nhân viên không muốn mặc thì vẫn là dự án thất bại. Nhưng hỏi ý kiến sai cách còn tệ hơn không hỏi.

• Đừng hỏi câu mở. Hỏi mọi người thích đồng phục thế nào sẽ nhận về hàng trăm ý kiến trái ngược và không thể tổng hợp.
• Hãy cho chọn giữa hai đến ba phương án đã được lãnh đạo duyệt trước. Mỗi phương án gồm mã vải cụ thể, dáng áo cụ thể, có hình minh họa.
• Cho mặc thử áo mẫu. Đây là bước quan trọng nhất và cũng bị bỏ qua nhiều nhất. Cùng số đo ngực, hai người có thể muốn hai độ ôm hoàn toàn khác nhau. Chỉ khi mặc lên người, họ mới nói được là muốn ôm hơn hay rộng hơn.
• Cho chọn giữa chân váy và quần tây với nhân sự nữ. Đây là món ảnh hưởng trực tiếp tới việc họ có thực sự mặc hằng ngày hay không.

Những gì nên ghi rõ vào hợp đồng

Chữ cao cấp trong hợp đồng không ràng buộc được ai. Những mục sau thì có:

• Tên nhà dệt và mã vải cụ thể cho từng nhóm sản phẩm.
• Thành phần sợi và trọng lượng vải.
• Loại lót và cách dựng ve áo, ghi rõ dùng canvas hay ép keo ở phần nào.
• Cam kết mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ đơn hàng, kèm số lượng vải dự phòng để dành cho nhân sự tuyển mới.
• Quy trình duyệt mẫu: bao nhiêu bộ mẫu, bao nhiêu vòng chỉnh sửa trước khi vào chuyền.
• Điều khoản fitting khi bàn giao và thời hạn bảo hành chỉnh sửa.

Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho đơn hàng đồng phục, và lưu số đo từng nhân viên trong hệ thống để các đợt bổ sung sau không phải tổ chức đo lại.

Lịch trình lùi ngược từ ngày cần dùng

Nếu doanh nghiệp cần đồng phục cho một dịp cụ thể như lễ kỷ niệm hay hội nghị khách hàng, hãy đếm ngược như sau:

• Chọn vải và chốt phương án: 1 đến 2 tuần.
• Tổ chức đo tại công ty: 1 tuần, tùy quy mô nhân sự.
• May mẫu duyệt và chỉnh sửa: 1 đến 2 tuần. Hiếm khi mẫu đúng ngay lần đầu.
• May hàng loạt: 4 đến 6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu.
• Fitting, thu về chỉnh và giao lại: 1 tuần.

Cộng lại, một dự án đồng phục nên khởi động trước ngày cần dùng khoảng ba tháng. Đơn tái đặt cho nhân sự mới thì nhanh hơn nhiều, chỉ 7-10 ngày, vì rập và số đo đã có sẵn.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30. Một doanh nghiệp có thể kết hợp: vest cho khối lãnh đạo, sơ mi và quần tây cho khối văn phòng, áo thun cho khối kho vận, trong cùng một đơn hàng.

Công ty đang dùng đồng phục cũ, muốn may tiếp cho giống thì được không? Được, nếu gửi mẫu cũ để chúng tôi soi lại thành phần vải và dựng lại rập. Cần lưu ý mã vải cũ có thể đã ngừng sản xuất; khi đó chúng tôi tìm mã tương đương gần nhất và báo trước mức chênh lệch màu để quý khách quyết định trước khi cắt.

Nên đặt dư bao nhiêu cho nhân sự tuyển mới? Tùy tốc độ tuyển dụng của từng doanh nghiệp, nhưng nguyên tắc là nên dự phòng vải chứ không nhất thiết dự phòng thành phẩm. Giữ lại vải cùng lô nhuộm giúp các đợt may bổ sung sau này không bị lệch màu so với đợt đầu, mà không tốn chi phí may trước những bộ chưa biết ai mặc.

Mon Amie làm nghề từ năm 1991, mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, sản xuất tại xưởng hơn 1.000 m2 ở Quận 10 với hơn 80 thợ may. Cách chúng tôi làm việc là chốt mọi thứ trên hiện vật và trên giấy tờ ngay từ đầu, để đến ngày bàn giao không còn chỗ cho tranh cãi về việc thế nào là đúng cam kết.