May đồng phục công ty: quy trình từ khảo sát đến giao hàng

May đồng phục công ty là một dự án có mốc thời gian, không phải một lần mua hàng. Từ lúc doanh nghiệp quyết định làm đồng phục đến lúc nhân viên mặc lên người thường mất 4-6 tuần, và phần lớn rủi ro nằm ở những quyết định trong hai tuần đầu chứ không nằm ở khâu may. Bài viết này mô tả đầy đủ quy trình mà Mon Amie áp dụng, kèm những chỗ doanh nghiệp hay vấp phải.

Giai đoạn khảo sát và chốt hướng thiết kế

Trước khi bàn đến kiểu dáng, cần trả lời ba câu hỏi:

• Ai mặc và mặc trong điều kiện nào? Nhân viên ngồi máy lạnh, nhân viên đi thị trường và nhân viên kho cần ba giải pháp khác nhau. Nhiều doanh nghiệp gộp chung một mẫu rồi thắc mắc vì sao có bộ phận không chịu mặc.
• Đồng phục phục vụ mục tiêu gì? Nhận diện thương hiệu trước khách hàng, gắn kết nội bộ, hay bảo hộ lao động. Ba mục tiêu này dẫn tới ba mức đầu tư khác nhau.
• Ngân sách trên đầu người và số bộ mỗi người? Chi phí thật là ngân sách nhân với số bộ. Một bộ tốt mặc hai năm rẻ hơn ba bộ kém phải thay sau sáu tháng.

Từ đó mới bàn đến màu sắc, vị trí logo và tổ hợp sản phẩm. Nguyên tắc mà chúng tôi luôn khuyên: giữ màu chủ đạo theo bộ nhận diện thương hiệu, và đừng dùng quá ba màu trên một bộ. Đồng phục nhiều màu trông rối và rất khó tái đặt đúng màu ở các đợt sau.

Chọn vải và may mẫu

Đây là giai đoạn quyết định chất lượng. Vài điểm kỹ thuật nên nắm:

• Thử vải bằng tay trước khi duyệt trên ảnh: màu trên màn hình và màu vải thật luôn lệch. Luôn yêu cầu mẫu vải thật.
• Kiểm tra độ co rút: vải chưa xử lý co rút sẽ khiến cả lô hàng lệch size sau lần giặt đầu. Xưởng nghiêm túc luôn giặt thử mẫu vải trước khi cắt.
• Mua trọn lô nhuộm cho đơn lớn: hai cây vải cùng mã màu nhưng khác mẻ nhuộm sẽ lệch sắc độ, đứng cạnh nhau nhìn ra ngay. Đây là lý do nên chốt tổng số lượng và may dư 5-10% ngay từ đầu.
• May mẫu và cho mặc thử: chọn ba đến năm người có vóc dáng khác biệt nhất trong công ty. Ghi lại từng điểm cần chỉnh, sửa rập, rồi mới sản xuất. Bỏ bước này là nguyên nhân của gần như mọi đơn đồng phục phải làm lại.

Về logo, thêu bền hơn in trong hầu hết trường hợp, đặc biệt với đồng phục giặt thường xuyên. In nhiệt cho màu tươi và chi tiết tinh hơn nhưng sẽ bong mép theo thời gian. Với logo nhiều chi tiết nhỏ, thêu sẽ mất nét, khi đó nên đơn giản hóa phiên bản logo dùng cho thêu.

Sản xuất, nghiệm thu và vận hành lâu dài

Sau khi chốt mẫu, xưởng lấy số đo toàn bộ nhân sự, cắt và may hàng loạt. Thời gian may tại Mon Amie là 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Đơn tái đặt đã có sẵn rập và vải chỉ mất 7-10 ngày.

Khi nhận hàng, nên nghiệm thu theo danh mục thay vì đếm số lượng:

• Đối chiếu số đo thực tế của một mẫu ngẫu nhiên mỗi size với bảng đã chốt.
• Kiểm tra độ đồng đều màu giữa các thùng hàng, đặt cạnh nhau dưới ánh sáng tự nhiên.
• Kiểm tra vị trí và độ chắc của logo, đường chỉ thêu có bị nhăn mặt vải không.
• Kiểm tra đường may nách, vai và đũng quần, những chỗ chịu lực nhiều nhất.
• Tổ chức buổi mặc thử tập trung để ghi nhận các trường hợp cần chỉnh trong đợt đầu.

Về lâu dài, doanh nghiệp nên giữ lại bảng số đo và mã vải để đợt tái đặt cho nhân sự mới không phải làm lại từ đầu. Số lượng tối thiểu tại Mon Amie: vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nhỏ dưới 20 người có may đồng phục được không? Được, với điều kiện chọn đúng loại sản phẩm. Vest và ghi lê nhận từ 5 bộ nên phù hợp với đội ngũ nhỏ. Sơ mi và quần tây cần từ 20, áo thun từ 30, nên công ty nhỏ có thể gộp nhiều size trong cùng đơn để đạt số lượng.

Nên cho nhân viên chọn mẫu hay ban lãnh đạo quyết? Cách hiệu quả nhất là ban lãnh đạo chốt hướng thiết kế và màu sắc theo thương hiệu, còn nhân viên được góp ý về sự thoải mái khi mặc thử. Nếu để bỏ phiếu tự do trên kiểu dáng, kết quả thường là một mẫu trung dung không ai ghét nhưng cũng không thể hiện được thương hiệu.

Bao lâu nên thay đồng phục một lần? Với vải tốt và giặt đúng cách, sơ mi và quần tây dùng được 2-3 năm, vest lâu hơn. Thay vì thay toàn bộ, nhiều doanh nghiệp chọn cách bổ sung dần theo tình trạng thực tế. Đây cũng là lý do nên giữ nguyên mẫu thiết kế qua nhiều năm, vì đồng phục ổn định lâu dài mới xây được nhận diện.

Mon Amie thành lập năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, hơn 80 thợ may. Mỗi năm chúng tôi phục vụ hơn 500 doanh nghiệp và làm việc theo đúng trình tự trên, không bỏ bước nào. Sản phẩm được bảo hành chỉnh sửa 3 năm, vì đồng phục công ty là khoản đầu tư dùng nhiều năm chứ không phải một đơn hàng đơn lẻ.