May đồng phục văn phòng: quy trình và những điều cần chốt

Phần lớn rắc rối của một đơn đồng phục văn phòng không nằm ở khâu may, mà nằm ở những quyết định được chốt vội trước khi may: danh mục chưa rõ, size lấy qua bảng khai tự điền, vải mua thành nhiều đợt. Bài viết này đi qua trình tự mà chúng tôi vẫn áp dụng với các đơn hàng doanh nghiệp, để quý khách biết mình cần chuẩn bị gì và ở bước nào cần quyết định.

Bước 1: Chốt danh mục trước khi chốt mẫu

Câu hỏi đầu tiên không phải "may kiểu gì" mà "may những gì". Một bộ đồng phục văn phòng đầy đủ thường gồm:

• Áo sơ mi cho cả nam và nữ, thường hai màu để luân phiên trong tuần.
• Quần tây nam, quần tây hoặc chân váy nữ.
• Áo khoác vest hoặc blazer cho khối tiếp khách và cấp quản lý.
• Ghi lê, cà vạt hoặc nơ cho lễ tân và bộ phận giao dịch.
• Áo thun cổ trụ cho ngày cuối tuần hoặc hoạt động ngoài trời.

Ở đây có một kinh nghiệm đáng nói về khí hậu. Nhiều doanh nghiệp mặc định đồng phục cao cấp phải là vest ba mảnh đầy đủ. Trên thực tế, ở Sài Gòn nhân viên cởi áo khoác gần như suốt ngày, và khi đã cởi áo khoác thì bộ vest ba mảnh mất luôn hiệu quả hình ảnh mà công ty trả tiền cho. Bộ sơ mi kết hợp ghi lê giải quyết được đúng vấn đề đó: nhân viên giữ được vẻ chỉnh tề trọn ca làm việc mà không phải chịu thêm một lớp áo khoác, và khi cần tiếp khách quan trọng thì khoác thêm vest là đủ trang trọng. Với cùng ngân sách, một bộ ghi lê được mặc mỗi ngày mang lại giá trị hình ảnh cao hơn một bộ vest treo trên lưng ghế.

Bước 2: Dựng bộ size mẫu, đừng lấy size qua bảng khai

Cách nhanh nhất để một đơn đồng phục hỏng là gửi bảng cho nhân viên tự điền số đo. Người khai theo trí nhớ, khai theo size áo mua ngoài tiệm, và mỗi thương hiệu lại có chuẩn size khác nhau.

Quy trình chuẩn gồm hai lớp:

• Bộ size mẫu: chúng tôi may sẵn 6-8 size theo dải phổ biến, mang đến công ty cho nhân viên mặc thử tại chỗ. Người mặc chọn size theo cảm giác thật, người phụ trách ghi lại.
• Đo riêng nhóm ngoại cỡ: trong bất kỳ tập thể vài trăm người nào cũng luôn có khoảng 5-10% nằm ngoài dải size — người rất cao, người vai rộng bụng nhỏ, người có chênh lệch lớn giữa vòng eo và vòng mông. Nhóm này phải được đo tay và cắt rập riêng.

Với đồng phục nữ, cần lưu ý thêm: chênh lệch giữa vòng ngực, eo và mông giữa các cá nhân lớn hơn ở nam rất nhiều. Chân váy và quần nữ vì thế luôn được chúng tôi chừa thêm đường may ở sườn để có dư địa nới hoặc thu về sau, thay vì cắt sát.

Bước 3: Vải, màu và chuyện lô nhuộm

Sau khi chốt kiểu, việc quan trọng nhất là mua vải một lần cho toàn bộ đơn hàng, kể cả phần dự phòng cho nhân viên tuyển mới trong sáu tháng tới.

Lý do rất thực tế: vải được nhuộm theo lô, và hai lô cùng mã màu vẫn lệch sắc độ nhẹ. Khi ba mươi người đứng chụp ảnh tập thể ngoài trời, chênh lệch đó hiện ra rõ mồn một dù trong nhà không ai nhận thấy. Đặt trọn lô nhuộm ngay từ đầu tốn thêm chút chi phí vải tồn, nhưng rẻ hơn nhiều so với việc phải may lại cả nhóm.

Về màu sắc, vài nguyên tắc rút ra từ thực tế sử dụng:

• Xanh navy, xám than và ghi là những màu bền vững nhất: giấu vết bẩn tốt, không lỗi mốt, phối được với mọi màu sơ mi.
• Màu rất sáng hoặc pastel đẹp trên ảnh nhưng lộ vết mồ hôi ở lưng và nách chỉ sau nửa buổi.
• Nếu thương hiệu có màu đặc trưng mạnh, cách bền nhất là giữ thân đồ ở tông trung tính và đưa màu thương hiệu vào cà vạt, khăn cổ, viền cổ hoặc chỉ thêu. Trang phục đổi theo năm, màu thương hiệu thì không.

Độ bền màu cũng nên hỏi khi duyệt vải, đặc biệt với các màu đậm như navy và đỏ burgundy — đây là hai nhóm màu dễ phai và dễ ra màu sang đồ khác trong vài lần giặt đầu.

Bước 4: Đặt lịch ngược từ ngày cần dùng

Thời gian may tiêu chuẩn là bốn đến sáu tuần kể từ ngày duyệt mẫu, đã tính thời gian đặt vải theo lô nhuộm. Trước đó còn khoảng hai tuần cho việc dựng mẫu, mặc thử và chỉnh. Nếu đồng phục phục vụ một sự kiện cụ thể — hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, khai trương chi nhánh — quý khách nên khởi động trước ngày đó khoảng hai tháng.

Đơn tái đặt trên rập và số đo đã lưu chỉ mất 7-10 ngày, nên áp lực thời gian chỉ nặng ở lần đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.

Công ty chỉ có 15 nhân viên thì có đặt được không? Được với vest và ghi lê. Với sơ mi và quần, chúng tôi sẽ trao đổi để gộp thành đơn đủ số lượng, chẳng hạn may mỗi người hai áo thay vì một, vốn cũng là điều nên làm để có vòng quay giặt ủi.

Nhân viên nghỉ việc, người mới vào thì xử lý ra sao? Số đo, rập và mã vải của từng đơn được lưu lại. Đơn bổ sung ra đúng màu và đúng form của lô cũ trong 7-10 ngày.

Đồng phục mặc một thời gian bị rộng hoặc chật thì sao? Mon Amie nhận chỉnh sửa trong 3 năm. Quý khách gửi lại đồ, chúng tôi thu hoặc nới theo số đo mới.

Cách chúng tôi làm việc với các đơn đồng phục văn phòng là gặp trực tiếp để hiểu đặc thù từng bộ phận trước khi đề xuất mẫu, dựng mẫu thật cho nhân viên mặc thử, rồi mới sản xuất. Toàn bộ chặng cắt, may, thêu và hoàn thiện diễn ra tại xưởng hơn 1.000 m² ở Quận 10 với hơn 80 thợ may, nên khi có yêu cầu chỉnh sửa, đơn hàng quay về đúng nơi đã làm ra nó.