May đồng phục văn phòng: quy trình đặt từ A đến Z

Một đơn đồng phục văn phòng đi qua sáu bước: khảo sát nhu cầu, chốt vải, may mẫu và duyệt mẫu, lấy số đo toàn bộ nhân sự, sản xuất, giao hàng và chỉnh sửa. Tổng thời gian tiêu chuẩn là 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Hiểu rõ từng bước giúp bộ phận hành chính biết mình cần chuẩn bị gì và ở đâu dễ phát sinh chậm trễ.

Bước 1: Khảo sát trước khi bàn kiểu dáng

Chúng tôi bắt đầu bằng việc xem nhân viên thực sự làm gì trong tám tiếng, không bắt đầu bằng catalogue. Những thông tin quyết định gồm: ai ngồi máy tính cả ngày, ai đứng tiếp khách, ai đi lại giữa các tòa nhà, nhiệt độ điều hòa trong văn phòng và số lần giặt dự kiến trong tuần.

Một ví dụ cụ thể: phòng có điều hòa để 24 độ thì áo sơ mi cotton nguyên chất là hợp lý. Phòng để 26 độ và nhân viên hay ra ngoài thì phải chuyển sang vải pha để giảm nhăn, vì cotton nguyên chất nhăn ngay sau một giờ ngồi ghế có tựa.

Bước 2: Chốt vải và chốt lô nhuộm

Ở bước này quý khách cần quyết ba thứ: mã vải, thành phần sợi và số lượng vải mua vào.

Nguyên tắc bắt buộc với đơn lớn là mua trọn lô nhuộm ngay từ đầu, kèm phần dự phòng cho nhân sự tuyển thêm trong năm. Vải nhuộm theo mẻ, hai mẻ cùng mã màu vẫn lệch nhau vài phần trăm sắc độ. Cầm hai mảnh vải riêng thì không nhận ra, nhưng khi cả phòng đứng chụp ảnh tập thể thì nhìn thấy ngay. Phần vải dự phòng được lưu tại kho xưởng cùng bảng rập.

Bước 3: May mẫu và duyệt mẫu

Bản vẽ không nói được ba điều: dáng áo lên người thật, màu vải dưới ánh sáng văn phòng của quý khách, và vị trí logo khi người mặc đứng thẳng. Vì vậy luôn phải có bộ mẫu thật.

Nên cho chính nhân viên mặc thử một ngày làm việc bình thường, không chỉ thử vài phút trong showroom. Các vấn đề như áo tuột khỏi cạp khi vươn tay, đũng quần căng khi ngồi hay cổ áo cấn cổ chỉ lộ ra sau vài giờ. Đây cũng là mốc bắt đầu tính thời gian sản xuất.

Bước 4: Lấy số đo toàn bộ nhân sự

Với đơn nhiều người, chúng tôi cử thợ đo đến văn phòng theo lịch do quý khách sắp. Mỗi người mất khoảng 5-7 phút. Ngoài các số đo cơ bản, thợ ghi chú tư thế gồm độ xuôi vai, độ ưỡn lưng và chênh lệch hai bên vai. Phần ghi chú này mới là thứ quyết định áo có ôm lưng hay không.

Bộ phận hành chính nên chuẩn bị trước danh sách theo phòng ban kèm vị trí công việc, vì kiểu dáng phân theo nhóm chứ không phát đồng loạt một mẫu.

Bước 5: Sản xuất và bước 6: Giao hàng, chỉnh sửa

Trong xưởng, vải được trải thành nhiều lớp trên bàn cắt dài, cắt theo rập của từng nhóm size và từng cá nhân có số đo riêng. Sau đó là may, thêu logo, là hơi định hình và kiểm tra cuối.

Khi giao, nên tổ chức một buổi thử tập trung để ghi nhận các trường hợp cần sửa ngay. Trung bình luôn có một tỷ lệ nhất định phải chỉnh, đó là điều bình thường với đồng phục may đo và đã được tính vào quy trình. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm, nên các thay đổi về sau do tăng giảm cân vẫn được xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ? Số lượng nhân sự chia theo phòng ban và vị trí, file logo gốc dạng vector, màu thương hiệu và khoảng thời gian mong muốn nhận hàng. Có đủ bốn thứ này thì buổi khảo sát đầu tiên đã ra được phương án.

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 chiếc.

Nhân viên vào sau thì may bổ sung thế nào? Bảng rập và số đo được lưu tại xưởng, vải dự phòng lấy từ đúng lô nhuộm cũ. Đơn bổ sung hoàn thành trong 7-10 ngày và màu khớp với đợt trước.

Nên may bao nhiêu bộ cho mỗi người? Hai bộ là mức tối thiểu để có đồ thay khi giặt. Vị trí tiếp khách nên ba bộ, vì áo mặc và giặt hằng ngày bạc màu nhanh hơn.

Mon Amie thành lập năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2 Quận 10 với hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Toàn bộ khâu cắt, may, thêu và hoàn thiện làm tại xưởng, nên khi có sự cố chúng tôi xử lý trực tiếp chứ không phải chờ qua một đơn vị gia công trung gian.