May đồng phục công sở tại TP.HCM: các bước cần làm

Người phụ trách một đơn đồng phục công sở thường bắt đầu bằng việc đi tìm mẫu đẹp. Trình tự đúng thì ngược lại: phân nhóm nhân sự trước, chốt màu và vải sau, mẫu mã là bước cuối. Làm đúng thứ tự thì mọi quyết định phía sau đều dễ; làm ngược thì đến khi phát đồ mới phát hiện có nhóm không mặc được và ngân sách đã tiêu hết.

Bắt đầu từ việc phân nhóm nhân sự

Một công ty hiếm khi cần cùng một bộ đồng phục cho tất cả mọi người. Cách chia thực tế:

• Ban lãnh đạo và khối gặp khách: vest, quần tây, sơ mi, cà vạt hoặc khăn cổ. Đây là nhóm cần đầu tư kỹ nhất và cũng cần may đo sát nhất.
• Khối văn phòng: sơ mi và quần tây hoặc chân váy. Có thể thêm gile để nâng độ chỉn chu mà không phải khoác vest cả ngày — cách này rất hợp với khí hậu miền Nam, vì nhân viên cởi áo khoác ra vẫn gọn gàng còn mặc vest đủ bộ cả ngày thì không ai chịu nổi.
• Khối lễ tân, thu ngân, tiếp đón: cần chú ý đến độ cử động. Vòng nách phải nới rộng, cầu vai sau có nếp xếp nhỏ để với tay không kéo phá dáng áo.
• Khối kỹ thuật, kho vận: áo thun có cổ hoặc áo bảo hộ, ưu tiên độ thoáng và khả năng giặt máy liên tục.

Phân nhóm xong thì ngân sách tự phân bổ hợp lý, thay vì rải đều rồi thiếu ở chỗ quan trọng nhất.

Màu đồng phục và bài toán khớp nhận diện thương hiệu

Đây là chỗ gây tranh cãi nhiều nhất trong các cuộc họp duyệt đồng phục, và cũng là chỗ bị hiểu sai nhiều nhất.

Mã màu trong bộ nhận diện thương hiệu thường được xác định cho mực in trên giấy. Vải nhuộm không tái tạo được chính xác những mã màu đó, vì sợi dệt hấp thụ và phản xạ ánh sáng khác hẳn bề mặt giấy. Một màu đỏ rực trên tờ rơi có thể ra thành đỏ trầm hơn trên vải, và đó là giới hạn vật lý chứ không phải lỗi của xưởng nhuộm.

Cách xử lý đúng:

• Duyệt màu trên mẫu vải thật, không duyệt trên bản in hay trên màn hình.
• Xem mẫu vải dưới hai nguồn sáng: ánh sáng ban ngày ngoài trời và ánh đèn trong văn phòng. Hai mẫu vải có thể trùng màu hoàn hảo dưới đèn huỳnh quang nhưng lệch rõ khi ra nắng — hiện tượng này rất phổ biến và là lý do nhiều đơn hàng bị khiếu nại sau khi giao.
• Nếu màu thương hiệu quá khó nhuộm, hãy để màu đó xuất hiện ở logo thêu, ở cà vạt hoặc khăn cổ, còn thân áo dùng màu trung tính. Cách này vừa giữ nhận diện vừa tránh rủi ro.
• Bắt buộc mua trọn lô nhuộm ngay từ đầu, tính cả phần dự phòng cho nhân sự tuyển thêm trong năm. Hai lô nhuộm khác nhau của cùng một mã màu luôn chênh nhau, và chênh lệch đó lộ rõ khi cả phòng đứng chụp ảnh chung.

Bao nhiêu bộ cho mỗi người là đủ

Con số thực tế cho đồng phục mặc hằng ngày là hai bộ luân phiên, cộng thêm một chiếc sơ mi dự phòng. Một bộ duy nhất thì nhân viên không kịp giặt và bộ đồ xuống cấp rất nhanh vì không có thời gian nghỉ giữa các lần mặc — sợi vải cần thời gian phục hồi độ đàn hồi.

Ngoài ra nên dự trù thêm 10-15% số lượng cho biến động nhân sự trong năm. Phần dự phòng này chỉ có ý nghĩa nếu vải cùng lô nhuộm được giữ lại, nên hai việc phải làm cùng nhau.

Lấy số đo và duyệt mẫu: hai bước không được rút gọn

Lấy số đo từng người. Cách nhanh nhất là hẹn thợ đo đến văn phòng và đo tập trung theo lịch từng phòng ban, mỗi người vài phút. Cách này chính xác hơn nhiều so với việc gửi bảng size cho nhân viên tự chọn — kinh nghiệm cho thấy khoảng một phần ba số người tự chọn sai size, và số áo phải sửa lại luôn nhiều hơn dự kiến.

Duyệt bộ mẫu. Trước khi cắt cả lô, phải có một bộ mẫu để đại diện công ty mặc thử: đứng, ngồi xuống, giơ tay, đi lại vài vòng. Mọi thay đổi về độ dài áo, độ ôm, vị trí thêu logo đều nên xảy ra ở bước này. Sau khi trải vải và cắt hàng loạt thì không quay lại được nữa.

Lịch trình mẫu cho một đơn đồng phục

• Tuần 1: phân nhóm nhân sự, chốt hạng mục và ngân sách.
• Tuần 2: xem mẫu vải thật, duyệt màu dưới hai nguồn sáng, chốt kiểu dáng.
• Tuần 3: lấy số đo tập trung tại văn phòng; xưởng đặt và giữ vải theo lô.
• Tuần 4-5: may bộ mẫu và duyệt.
• Tuần 5-8: trải vải, cắt, may theo chuyền, kiểm hàng và ép hoàn thiện.
• Tuần 9: giao hàng đóng gói theo tên từng người, dành thời gian cho các trường hợp cần chỉnh riêng.

Nếu doanh nghiệp có mốc cứng như lễ kỷ niệm hay hội nghị khách hàng, hãy lùi ngược từ mốc đó ra thêm hai tuần dự phòng.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu để đặt may đồng phục công sở? Vest và gile từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 chiếc, áo thun từ 30 chiếc.

Thời gian sản xuất là bao lâu? Khoảng 4-6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu. Đơn tái đặt cùng mẫu, cùng lô vải thì 7-10 ngày.

Nếu sau khi phát đồ có người mặc không vừa thì xử lý thế nào? Đây là việc bình thường và nằm trong quy trình. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm may tại xưởng, bao gồm nới, bóp, lên lai và điều chỉnh theo thay đổi vóc dáng của nhân sự.

Công ty có chi nhánh ở tỉnh thì làm sao? Chúng tôi cử thợ đo xuống lấy số đo tập trung tại từng địa điểm, gửi bộ mẫu để duyệt và giao hàng tận nơi.

Mon Amie làm nghề từ năm 1991, có xưởng riêng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may và 5 showroom tại TP.HCM. Mỗi năm chúng tôi phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, và với đơn nào cũng vậy: đo từng người, duyệt mẫu thật, mua trọn lô nhuộm, rồi mới cắt.