May đồng phục công sở tại Hồ Chí Minh: quy trình từ A đến Z

Đặt may đồng phục công sở cho một doanh nghiệp tại TP.HCM là một dự án nhỏ, không phải một lần mua hàng. Nó có sáu giai đoạn rõ ràng, kéo dài 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu, và phần lớn rủi ro nằm ở hai giai đoạn đầu chứ không nằm ở khâu may. Bài viết này trình bày từng bước để người phụ trách biết mình cần chuẩn bị gì và cần hỏi nhà may những gì.

Giai đoạn 1: Khảo sát nhu cầu và phân nhóm nhân sự

Sai lầm phổ biến nhất là cho cả công ty mặc chung một mẫu. Một doanh nghiệp 200 người thường cần ít nhất ba nhóm trang phục khác nhau:

• Khối tiếp khách (lễ tân, kinh doanh, chăm sóc khách hàng): cần vest hoặc ghi lê khoác ngoài, màu sáng hơn, chú trọng dáng.
• Khối văn phòng (kế toán, hành chính, nhân sự): sơ mi và quần tây là đủ, ưu tiên vải thoáng và ít nhăn.
• Khối kỹ thuật, kho vận: cần vải bền, màu chịu bẩn, túi hộp và đường may gia cố ở đũng và nách.

Chốt được cơ cấu nhóm trước khi bàn tới mẫu mã sẽ tiết kiệm cho quý khách rất nhiều thời gian ở các vòng sau.

Giai đoạn 2: Chọn vải và chốt màu trên mẫu thật

Đây là giai đoạn quyết định chất lượng cuối cùng của cả đơn hàng. Quý khách nên yêu cầu nhà may đưa mẫu vải thật, kích thước đủ lớn để cầm, vò và soi dưới ánh sáng tự nhiên. Màu chốt qua ảnh chụp màn hình gần như chắc chắn sẽ lệch so với thực tế.

Với đơn hàng lớn, vải phải được đặt trọn một lô nhuộm. Cùng một mã màu nhưng khác lô nhuộm thì sắc độ sẽ chênh nhẹ, đứng riêng không thấy nhưng xếp hàng chụp ảnh tập thể là lộ ngay. Chúng tôi luôn tính dư 5 đến 8% mét vải cùng lô, cất lại để may bổ sung cho nhân sự mới trong những năm tiếp theo.

Giai đoạn 3: May mẫu duyệt

Trước khi vào chuyền, nhà may phải hoàn thiện ít nhất một bộ mẫu đúng vải, đúng phụ liệu, đúng kiểu. Quý khách nên cho hai đến ba người có vóc dáng khác nhau mặc thử, không chỉ chọn người dáng đẹp nhất công ty. Cần kiểm tra ba việc khi thử mẫu: giơ tay lên cao xem vai và nách có kéo không, ngồi xuống ghế xem đũng quần và eo áo có tức không, và cài hết khuy xem cổ áo có ôm gọn không.

Ngày duyệt mẫu là mốc bắt đầu tính thời gian sản xuất. Mọi thay đổi sau mốc này đều kéo lùi lịch giao.

Giai đoạn 4: Tổ chức buổi đo tập thể

Đội đo tới tận văn phòng doanh nghiệp theo lịch hẹn. Một buổi làm việc bình thường xử lý được khoảng 60 đến 80 người. Người phụ trách nên chuẩn bị sẵn danh sách nhân sự theo phòng ban, bố trí một phòng kín có gương, và nhắc nhân viên mặc đồ mỏng vào ngày hôm đó vì đo qua áo khoác dày sẽ sai số.

Số đo của từng người được lưu vào hồ sơ và giữ lại vĩnh viễn. Đây là lý do những lần đặt bổ sung về sau chỉ mất 7 đến 10 ngày thay vì 4 đến 6 tuần.

Giai đoạn 5: Sản xuất, kiểm phẩm và giao hàng

Sản xuất mất 4 đến 6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Hàng may xong được kiểm từng sản phẩm về đường may, đối xứng hai bên, độ chắc của khuy, chất lượng thêu logo, rồi mới ủi hoàn thiện và đóng gói theo tên từng nhân viên. Việc đóng gói theo tên nghe nhỏ nhưng giúp phòng nhân sự tránh được một buổi chiều phát nhầm đồ.

Giai đoạn 6: Bảo hành và mở rộng theo năm

Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm: nhân viên tăng cân, giảm cân, thai sản hoặc muốn chỉnh lại form đều được xử lý trên chính sản phẩm cũ. Đây là phần dịch vụ quan trọng hơn nhiều người nghĩ, vì một đơn đồng phục thường phục vụ doanh nghiệp trong hai đến ba năm.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ nhà may? Ba thứ: số lượng nhân sự chia theo nhóm chức năng, file logo gốc dạng vector, và khoảng ngân sách trên mỗi người. Có ba thông tin này, nhà may đưa được phương án vải và mẫu ngay trong lần trao đổi đầu tiên.

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 sản phẩm.

Đặt may cho công ty ở tỉnh lân cận TP.HCM có được không? Được. Đội đo di chuyển tới Bình Dương, Đồng Nai, Long An và các tỉnh lân cận theo lịch hẹn, quy trình còn lại giữ nguyên.

Nếu công ty muốn giữ mẫu để năm sau may tiếp thì sao? Rập mẫu và hồ sơ số đo được lưu lại. Năm sau quý khách chỉ cần báo số lượng và danh sách người mới, phần còn lại chúng tôi đã có.

Mon Amie thành lập năm 1991, xưởng hơn 1.000 m² tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, hơn 80 thợ may và 5 showroom trong thành phố. Mỗi năm chúng tôi làm đồng phục cho hơn 500 doanh nghiệp, và cách làm việc luôn bắt đầu bằng một buổi ngồi lại để hiểu doanh nghiệp cần gì trước khi bàn tới vải và mẫu.