May đồng phục công sở: quy trình cho doanh nghiệp

May đồng phục công sở cho một doanh nghiệp không giống may một bộ đồ cho một người. Nó là một dự án nhỏ có ngân sách, có mốc thời gian, có hàng chục người phải vừa vặn và có một danh sách việc dễ bỏ sót. Bài viết này trình bày trình tự Mon Amie áp dụng với các đơn hàng doanh nghiệp, và chỉ ra những chỗ hay hỏng nếu làm tắt.

Bước một: chốt phạm vi trước khi chọn mẫu

Trước khi xem bất kỳ mẫu áo nào, doanh nghiệp cần trả lời bốn câu hỏi:

• May cho ai. Toàn bộ công ty hay chỉ bộ phận tiếp khách. Nhóm ngồi văn phòng và nhóm đi hiện trường cần chất vải khác nhau.
• Mặc mấy ngày một tuần. Mặc cả tuần thì cần ba bộ mỗi người, mặc hai ngày thì hai bộ là đủ. Con số này quyết định ngân sách nhiều hơn cả việc chọn vải đắt hay rẻ.
• Ai giặt. Nhân viên tự giặt ở nhà thì phải chọn vải giặt máy được và ít nhăn. Nếu vải cần giặt khô, phần lớn nhân viên sẽ không tuân thủ và áo sẽ hỏng phom sau vài tháng.
• Ngân sách trên đầu người. Nói thẳng con số này với xưởng ngay từ đầu giúp tiết kiệm nhiều thời gian. Xưởng biết ngân sách sẽ đưa ra tổ hợp vải và kiểu dáng khả thi, thay vì để khách chọn mẫu rồi mới phát hiện vượt dự toán.

Số lượng tối thiểu tại Mon Amie: sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, vest và ghi lê từ 5 bộ, áo thun từ 30 chiếc.

Bước hai: chọn vải và may áo mẫu

Chọn vải nên làm trên tay chứ không qua ảnh. Màu vải trên màn hình luôn lệch, và cảm giác nặng nhẹ của vải chỉ nhận biết được khi cầm cả xấp.

Sau khi chốt vải, xưởng may một bộ mẫu. Đây là bước quan trọng nhất của cả dự án và cũng là bước hay bị rút gọn nhất vì áp lực thời gian. Nguyên tắc khi duyệt mẫu:

• Cho người thật mặc thử, không xem trên ma-nơ-canh. Chọn ba đến bốn nhân sự có dáng khác nhau, gồm cả người cao gầy và người tầm thước đậm người.
• Mặc thử trọn một ngày làm việc. Một chiếc áo vừa lúc đứng thử có thể chật khi ngồi họp hai tiếng, hoặc nhàu hết phần đùi sau khi ngồi buổi sáng.
• Kiểm tra chuyển động thật. Giơ tay lên cao, khoanh tay, lái xe, mang cặp. Đường may nách và vai lộ vấn đề ở những động tác này chứ không lộ khi đứng yên.

Một mẫu được duyệt kỹ tốn thêm một tuần. Một mẫu duyệt vội có thể khiến hai trăm sản phẩm phải sửa.

Bước ba: lấy số đo toàn công ty

Đây là điểm khác biệt giữa đồng phục nhân viên muốn mặc và đồng phục nhân viên cất trong tủ. Bảng size công nghiệp chỉ vừa cho nhóm dáng người ở giữa; người vai rộng bụng thon, người thấp đậm, nhân sự nữ sau sinh đều bị lệch.

Cách Mon Amie làm: đưa tổ đo đến tận công ty, đo từng người trong khoảng nửa buổi đến một ngày tùy quân số. Mỗi người có một phiếu số đo riêng gắn với mã nhân viên, và phiếu này được lưu lại tại xưởng. Khi công ty tuyển thêm người hoặc một nhân sự thay đổi vóc dáng, chỉ cần báo lại, không phải tổ chức đo lại cả công ty.

Trong lúc đo, người của xưởng cũng ghi lại các yêu cầu riêng: người thuận tay trái muốn túi bên nào, người có thói quen đeo đồng hồ mặt lớn cần măng sét rộng hơn, nhân sự đang mang thai cần chừa dư nhiều hơn ở eo.

Bước bốn: sản xuất, nghiệm thu và bổ sung

• Thời gian sản xuất: 4 đến 6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Nếu doanh nghiệp có mốc cố định như lễ kỷ niệm hay hội nghị khách hàng, hãy tính ngược tám tuần từ ngày đó.
• Mua trọn lô nhuộm. Vải nhuộm theo từng lô, mỗi lô lệch nhau vài phần trăm sắc độ. Với đơn lớn, chúng tôi mua trọn lô ngay từ đầu và giữ phần dư cho các đợt bổ sung, để áo của người vào sau không khác màu áo của người vào trước.
• Nghiệm thu theo mẫu chuẩn. Giữ lại bộ mẫu đã duyệt và đối chiếu vài sản phẩm ngẫu nhiên trong lô với nó: màu vải, vị trí logo, chiều dài tay, độ đứng của cổ.
• Bổ sung nhân sự mới: 7 đến 10 ngày cho đơn tái đặt theo mẫu và số đo đã lưu.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nên may đồng phục mấy bộ cho mỗi nhân viên? Nếu mặc cả tuần, ba bộ là mức hợp lý: một mặc, một giặt, một dự phòng. Nếu chỉ quy định mặc hai đến ba ngày trong tuần, hai bộ là đủ. Cắt xuống một bộ luôn dẫn đến chuyện nhân viên mặc áo chưa khô hoặc không mặc.

Chi phí đồng phục có phụ thuộc số lượng không? Có, nhưng không nhiều như nhiều người nghĩ. Phần lớn chi phí nằm ở vải và ở công may, hai khoản này gần như cố định trên mỗi sản phẩm. Số lượng lớn chủ yếu giúp chia đều chi phí lên mẫu, chi phí lập sơ đồ cắt và chi phí lập chương trình thêu logo.

Nếu nhân viên không thích mẫu công ty chọn thì sao? Cách hiệu quả nhất là cho bỏ phiếu giữa hai đến ba phương án đã được lọc từ trước, thay vì hỏi mở. Bỏ phiếu mở dẫn đến hàng chục ý kiến trái chiều, còn chọn giữa các phương án khả thi khiến nhân viên thấy mình có tiếng nói mà dự án vẫn đi tới.

Đồng phục mặc một thời gian bị chật thì có sửa được không? Được. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm và luôn chừa dư đường sườn, lưng quần khi cắt để còn chỗ nới hoặc bóp. Nhân viên chỉ cần mang sản phẩm tới một trong năm showroom tại TP.HCM.

Mon Amie may từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m² tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may, mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Chúng tôi làm việc theo đúng trình tự trên vì đã thấy đủ hậu quả của việc làm tắt: một mẫu duyệt vội, một lô vải mua lẻ, một buổi đo bị bỏ qua đều để lại dấu vết trên toàn bộ đơn hàng.