May đồng phục cho doanh nghiệp tại TP.HCM: quy trình 6 bước

Một đơn đồng phục doanh nghiệp đi qua sáu bước: chốt yêu cầu, chọn vải, may mẫu và duyệt mẫu, lấy số đo, sản xuất, kiểm hàng và giao. Tính từ ngày duyệt mẫu tới ngày giao là 4-6 tuần, nhưng ba bước đầu mới là nơi quyết định bộ đồng phục có dùng được lâu hay không. Bài viết này mô tả từng bước theo đúng thứ tự chúng tôi vẫn làm, để quý khách biết cần chuẩn bị gì và nên hỏi gì ở mỗi giai đoạn.

Bước 1: Chốt yêu cầu trước khi hỏi giá

Sai lầm phổ biến nhất là gọi hỏi giá khi chưa biết mình cần gì. Báo giá không có nghĩa nếu chưa xác định được bốn thông tin sau:

• Đối tượng mặc: khối văn phòng, khối tiếp khách, khối sản xuất hay khối kho vận. Mỗi khối cần chất liệu và kiểu dáng khác nhau.
• Điều kiện làm việc: ngồi máy lạnh cả ngày hay đi ngoài trời, có tiếp xúc dầu mỡ hay hoá chất không, có phải cúi người nhiều không.
• Tần suất mặc: mặc hằng ngày thì cần cấp mỗi người 2-3 bộ để xoay vòng giặt; mặc theo sự kiện thì một bộ là đủ.
• Mốc thời gian bắt buộc: ngày kỷ niệm công ty, ngày khai trương chi nhánh, mùa tuyển dụng. Từ mốc đó đếm ngược ra hạn duyệt mẫu.

Nếu doanh nghiệp có bộ nhận diện thương hiệu, gửi kèm file mã màu và logo vector ngay từ đầu sẽ tiết kiệm được cả tuần ở bước sau.

Bước 2: Chọn vải trên mẫu thật, không chọn qua ảnh

Vải là khoản chiếm phần lớn chi phí và quyết định gần như toàn bộ trải nghiệm mặc. Khi cầm mẫu vải trên tay, nên kiểm tra bốn điểm:

• Nắm chặt trong lòng bàn tay mười giây rồi thả: vải nhăn nhiều và lâu phẳng thì mặc ngồi làm việc sẽ rất khó coi.
• Kéo chéo sợi: vải có độ hồi tốt sẽ trở về dáng cũ, vải kém sẽ giãn và giữ nguyên vết.
• Soi ngược sáng: kiểm tra độ mỏng, nhất là với sơ mi màu sáng và áo nữ.
• Hỏi thành phần và định lượng: tỷ lệ polyester cao thì bền form nhưng bí hơn; tỷ lệ sợi tự nhiên cao thì thoáng nhưng nhăn hơn. Khí hậu TP.HCM thường hợp với vải pha nghiêng về giữ form và thoáng khí.

Với đơn hàng lớn, đây cũng là lúc quyết định mua trọn lô nhuộm. Các lô nhuộm khác nhau luôn chênh màu, nên vải cho lần bổ sung sau phải được giữ lại từ cùng một lô ngay lúc này.

Bước 3: May mẫu và duyệt mẫu

Xưởng may một bộ hoàn chỉnh bằng đúng vải và phụ liệu sẽ dùng. Doanh nghiệp cho một nhân viên có vóc dáng trung bình mặc thử và làm việc thật nửa buổi, không chỉ đứng chụp ảnh. Những gì cần quan sát:

• Giơ tay lên cao, áo có kéo nhăn ở nách hay không.
• Ngồi xuống ghế, li quần có mở ra không, cạp có hằn bụng không.
• Cúi người lấy tài liệu, áo có tụt lên để hở lưng không.
• Vị trí logo có bị che khi đeo dây thẻ nhân viên không. Đây là lỗi rất hay gặp và chỉ phát hiện được khi mặc thử thật.

Ngày duyệt mẫu là mốc bắt đầu đếm tiến độ. Mọi thay đổi sau ngày này đều kéo lùi lịch giao.

Bước 4: Lấy số đo

Hạng mục nào đo riêng, hạng mục nào theo bảng size là quyết định về ngân sách và thời gian. Vest và ghi lê bắt buộc đo riêng vì độ xuôi vai và vị trí eo của mỗi người mỗi khác. Áo thun và áo khoác thường theo size, dùng bộ áo mẫu để nhân viên thử và tự chọn. Sơ mi và quần tây có thể đi cả hai đường, tuỳ khối.

Một tổ đo hai người xử lý được 40-50 nhân viên trong một buổi, mỗi người chỉ mất 3-4 phút. Nên chia lịch theo phòng ban thay vì gọi cả công ty xuống cùng lúc.

Bước 5: Sản xuất

Vải được xả trên bàn cắt tối thiểu một ngày cho hồi khổ, sau đó mới trải và cắt. Hàng cắt xong được đánh số theo bó và theo tên người, chuyển sang chuyền may. In và thêu logo làm ở khâu riêng, thường trước khi ráp thân để tránh làm hỏng sản phẩm hoàn chỉnh. Toàn bộ giai đoạn này chiếm phần lớn trong 4-6 tuần.

Trong thời gian này doanh nghiệp nên chốt danh sách nhân sự cuối cùng. Người mới vào sau khi đã cắt vải sẽ phải xử lý ở đợt bổ sung.

Bước 6: Kiểm hàng và giao

Hàng ra chuyền được đối chiếu với mẫu đã niêm phong, kiểm từng chiếc về màu, kích thước, vị trí logo, khuy và đường may. Khi giao, nên bố trí một buổi thử đồ tập trung để xử lý ngay các trường hợp cần lên gấu, bóp sườn hoặc đổi size. Xong buổi đó mới coi là đơn hàng hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

Cần bao nhiêu thời gian tính từ lúc bắt đầu liên hệ?

Nên tính khoảng hai tháng cho một đơn hàng mới hoàn toàn: khoảng hai tuần cho chốt yêu cầu, chọn vải và duyệt mẫu, cộng 4-6 tuần sản xuất kể từ ngày duyệt mẫu. Đơn tái đặt trên rập cũ chỉ mất 7-10 ngày.

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu?

Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30. Doanh nghiệp nhỏ vẫn được làm mẫu và đo riêng như đơn lớn.

Nhân viên mới vào giữa năm thì xử lý thế nào?

Đây chính là lý do nên tính dư vải và giữ lại rập ngay từ đơn đầu. Có hai thứ đó thì đợt bổ sung chỉ mất 7-10 ngày và ra đúng màu, đúng form với hàng cũ.

Có nên chia đơn hàng cho nhiều xưởng để so sánh không?

Không nên với cùng một hạng mục. Hai xưởng dùng hai bộ rập và hai lô vải khác nhau, kết quả là nhân viên đứng cạnh nhau mặc hai bộ đồ hơi lệch màu và lệch form.

Mon Amie may đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại Quận 10 với hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Chúng tôi làm đúng sáu bước trên cho mọi đơn hàng, lớn hay nhỏ, và lưu lại mẫu đối chứng cùng hồ sơ rập của từng khách hàng. Sản phẩm do chúng tôi may được bảo hành chỉnh sửa 3 năm.