Đồng phục văn phòng: quy hoạch cho cả công ty

Đồng phục văn phòng không phải là một mẫu áo mà là một hệ thống trang phục dùng trong nhiều năm, có nhân sự vào ra liên tục. Quy hoạch tốt nghĩa là trả lời được bốn câu hỏi ngay từ đầu: mỗi người cần bao nhiêu bộ, các vị trí khác nhau mặc khác nhau ra sao, màu lấy từ đâu, và một năm sau tuyển thêm ba mươi người thì xử lý thế nào. Trả lời sai câu cuối cùng là lý do nhiều doanh nghiệp phải bỏ nguyên bộ đồng phục sau hai năm.

Mỗi nhân viên cần bao nhiêu bộ

Con số này phụ thuộc vào tần suất mặc chứ không phụ thuộc ngân sách:

• Sơ mi mặc hằng ngày: hai đến ba chiếc mỗi người. Ít hơn hai chiếc thì áo không kịp khô và phải mặc lại khi chưa hồi form, hỏng nhanh hơn nhiều so với phần chi phí tiết kiệm được.
• Quần tây hoặc chân váy: hai chiếc, vì món này giặt thưa hơn sơ mi.
• Ghi lê hoặc vest: một bộ là đủ cho hầu hết vị trí, do tần suất mặc thấp và hầu như không giặt máy.
• Áo thun có cổ dùng cho ngày làm việc thoải mái hoặc hoạt động ngoài trời: một đến hai chiếc.

Cách phân bổ này thường hiệu quả hơn việc cấp mỗi người một bộ đầy đủ tất cả các món. Áo mặc thường xuyên cần số lượng, áo mặc thỉnh thoảng cần chất lượng.

Phân tầng trang phục theo vị trí công việc

Không nên bắt cả công ty mặc y hệt nhau. Một hệ thống ba tầng hoạt động tốt trong hầu hết doanh nghiệp:

• Tầng tiếp xúc khách hàng: lễ tân, kinh doanh, chăm sóc khách hàng. Nhóm này cần lớp khoác ngoài, thường là ghi lê hoặc vest, vì họ là hình ảnh doanh nghiệp đối với người ngoài.
• Tầng văn phòng nội bộ: kế toán, hành chính, kỹ thuật. Sơ mi và quần tây là đủ, không cần lớp khoác ngoài, giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách mà vẫn đồng bộ.
• Tầng lãnh đạo: vest may đo riêng, thường dùng vải cao hơn một bậc, phục vụ tiếp đối tác và sự kiện.

Điểm giữ cho ba tầng vẫn là một hệ thống là màu vải nền và chi tiết logo phải thống nhất. Khác nhau ở lớp khoác ngoài thì được, khác nhau ở tông màu thì bộ đồng phục vỡ.

Về ghi lê, đây là món chúng tôi thường khuyên cho doanh nghiệp phía Nam. Nó cho dáng chỉn chu gần bằng áo vest nhưng không giữ nhiệt ở tay và lưng, nên nhân viên mặc được cả ngày thay vì cởi ra vắt lên ghế ngay sau khi khách về. Một bộ đồng phục chỉ có giá trị khi người ta thực sự mặc nó.

Màu sắc lấy từ nhận diện thương hiệu, không lấy từ xu hướng

Đồng phục dùng nhiều năm, còn xu hướng màu thay đổi theo mùa. Nguyên tắc an toàn:

• Vải nền dùng tông trung tính đậm: xanh than, xám chì, đen, be sẫm. Những tông này lâu xuống màu, ít lộ vết bẩn và dễ phối.
• Màu thương hiệu đưa vào chi tiết nhỏ: chỉ thêu logo, viền cổ, lót ve áo, cà vạt hoặc khăn. Cách này giữ được nhận diện mà không biến nhân viên thành biển quảng cáo.
• Tránh các tông pastel và trắng tuyệt đối cho nhân sự di chuyển nhiều, vì chúng lộ mọi vết bẩn và xuống màu không đều sau nhiều lần giặt.

Nếu doanh nghiệp có mã màu thương hiệu cụ thể, nên mang mã đó đối chiếu trực tiếp với mẫu vải dưới ánh sáng văn phòng. Màu trên màn hình và màu trên vải gần như không bao giờ trùng nhau.

Kế hoạch bổ sung cho nhân sự mới

Đây là phần bị bỏ sót nhiều nhất và cũng là phần tốn kém nhất nếu bỏ sót:

• Tính dư vải ngay từ đơn đầu tiên cho lượng nhân sự dự kiến tăng trong một đến hai năm, giữ lại số vải dư. Hai cây vải cùng mã màu nhưng khác lô nhuộm sẽ lệch sắc rất nhẹ; nhìn từng chiếc không thấy nhưng xếp hàng chục người cạnh nhau là lộ ngay.
• Yêu cầu xưởng lưu rập của từng mẫu và số đo theo mã nhân sự, để đơn bổ sung ra đúng chiếc cũ.
• Chừa vải ở sườn, cạp và lai để chỉnh sửa theo thay đổi vóc dáng, thay vì phải may mới.

Với các điều kiện trên, đơn tái đặt tại Mon Amie hoàn thành trong 7 đến 10 ngày, so với 4 đến 6 tuần cho một mẫu hoàn toàn mới tính từ ngày duyệt mẫu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có nên làm đồng phục không? Có, nhưng nên bắt đầu ở quy mô nhỏ. Mon Amie nhận vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 chiếc, áo thun từ 30 chiếc. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng sơ mi cho toàn bộ nhân sự và vest cho vài vị trí tiếp khách, rồi mở rộng sau.

Nên làm đồng phục theo bảng size hay may đo? Kết hợp thường là phương án hợp lý nhất: may đo cho khối tiếp khách và lãnh đạo, làm theo bảng size cho phần còn lại sau khi cho nhân viên mặc thử bộ áo mẫu. Đừng chốt size bằng bảng nhân viên tự khai chiều cao cân nặng.

Bao lâu nên thay đồng phục một lần? Sơ mi mặc hằng ngày thường xuống form sau khoảng một đến hai năm tùy chất vải và cách giặt. Vest và ghi lê dùng được lâu hơn nhiều. Chu kỳ hợp lý ở nhiều doanh nghiệp là bổ sung sơ mi hằng năm và giữ nguyên lớp khoác ngoài.

Đồng phục bị chật khi nhân viên tăng cân thì làm sao? Nếu khi may có chừa vải, việc nới nằm trong phạm vi sửa chữa thông thường. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm do xưởng may.

Mon Amie làm đồng phục văn phòng từ năm 1991, sản xuất tại xưởng hơn 1.000 m2 ở 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may, và phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Chúng tôi làm việc theo hướng quy hoạch nhiều năm chứ không chỉ một đơn hàng, nên toàn bộ rập, số đo và thông tin lô vải của quý khách đều được lưu lại.