Đặt may đồng phục cuối năm: hồ sơ cần chuẩn bị

Đơn đồng phục cuối năm trễ hẹn hầu như không phải vì xưởng may chậm, mà vì khâu chuẩn bị của doanh nghiệp kéo dài. Thời gian may là 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu, con số đó khá ổn định. Phần biến động nằm ở quãng trước đó: chốt màu, chốt mẫu, gom danh sách, tìm file logo.

Bài viết này liệt kê những gì cần có sẵn trước khi gọi xưởng, các bước của một đơn hàng, và ba lỗi khiến đơn cuối năm hỏng.

Năm thứ cần chuẩn bị trước khi gọi xưởng

Chuẩn bị đủ năm thứ này thì buổi làm việc đầu tiên đã chốt được gần hết:

• Danh sách nhân sự theo bộ phận. Kèm ghi chú ai mặc gì. Không phải cả công ty mặc giống nhau, khối gặp khách và khối nội bộ thường khác chất liệu.
• File logo dạng vector. Máy thêu không đọc file ảnh, phải chuyển thành đường chạy kim. Ảnh chụp màn hình hoặc file mờ đều phải vẽ lại, mất thêm ngày.
• Quyết định về màu. Ai là người ký duyệt màu cuối cùng. Đây là khâu kéo dài nhất khi không rõ ai quyết.
• Ngân sách tính trên đầu người. Nói con số này ngay từ đầu giúp xưởng đề xuất đúng hạng vải thay vì báo giá ba vòng.
• Ngày cần mặc. Ngày tất niên, ngày khai xuân hay ngày hội nghị khách hàng. Mốc này quyết định mọi thứ còn lại.

Các bước của một đơn đồng phục

• Bước một, tư vấn và chốt phương án. Chọn loại sản phẩm, hạng vải, kiểu dáng. Thường gói trong một tới hai buổi nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ hồ sơ.
• Bước hai, may bộ mẫu. Xưởng may một bộ hoàn chỉnh trên đúng vải sẽ dùng. Doanh nghiệp cho người mặc thử tại chính văn phòng của mình, dưới ánh sáng thật, rồi ký duyệt. Đây là mốc bắt đầu tính 4 đến 6 tuần.
• Bước ba, đo toàn bộ nhân sự. Đội kỹ thuật đến công ty, mang theo bộ áo mẫu nhiều size cho nhân viên mặc thử rồi ghi phần cần chỉnh. Cách này chính xác hơn chỉ đo bằng thước.
• Bước bốn, mua vải và cắt. Mua trọn lô nhuộm, dư 10 đến 15%.
• Bước năm, may, hoàn thiện, đóng gói theo tên. Từng bộ dán nhãn tên nhân viên, doanh nghiệp phát ra không phải phân loại lại.

Ba lỗi thường gặp khi đặt gấp cuối năm

Lỗi thứ nhất: tính thời gian từ ngày ký hợp đồng. Mốc thật sự là ngày duyệt mẫu. Nếu doanh nghiệp mất ba tuần để chốt màu và duyệt mẫu, ba tuần đó cộng thêm vào tổng thời gian. Hãy hỏi xưởng ngày duyệt mẫu dự kiến, không chỉ hỏi ngày giao.

Lỗi thứ hai: mua vải vừa đủ. Vải được nhuộm theo lô. Cùng mã, cùng nhà sản xuất, nhưng hai lô nhuộm khác nhau vẫn lệch sắc độ, và dưới đèn huỳnh quang văn phòng thì cả hàng đứng cạnh nhau lộ ra ngay. Cuối năm nhà máy dệt nghỉ Tết, mua thiếu giữa chừng gần như chắc chắn phải lấy lô khác. Nguyên tắc là mua trọn lô ngay từ đầu, dư 10 đến 15%, giữ phần dư có ghi mã lô.

Lỗi thứ ba: bỏ qua bước duyệt mẫu để chạy nhanh. Tiết kiệm được một tuần nhưng đánh đổi bằng rủi ro phải cắt lại cả lô. Nếu quỹ thời gian quá hẹp, cách xử lý đúng là thu hẹp phạm vi: may trước cho bộ phận trực tiếp gặp khách, phần còn lại chuyển sang đợt sau. Chúng tôi luôn đề xuất phương án này thay vì nhận cả đơn rồi giao trễ.

Tính dư cho người sẽ tuyển

Đồng phục sống hai đến ba năm, nhân sự thay đổi trong thời gian đó là chắc chắn. Nên đặt dư 5 đến 10% số lượng ở những size phổ biến, hoặc ít nhất giữ đủ vải cùng lô để may bổ sung. Số đo và rập của từng nhân viên được lưu lại theo tên, nên đơn bổ sung hoàn thành trong 7 đến 10 ngày mà không cần tổ chức đo lại cả công ty.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu?

Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 chiếc, áo thun từ 30 chiếc. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp nhiều bộ phận dùng chung mã vải để đủ số lượng và đồng nhất lô nhuộm.

Còn ba tuần tới ngày tất niên, có kịp không?

Với đơn mới hoàn toàn thì không, vì riêng khâu may mẫu và duyệt đã chiếm phần lớn quỹ thời gian đó. Với đơn tái đặt trên rập cũ và vải còn trong kho thì kịp, 7 đến 10 ngày là khả thi.

Doanh nghiệp cần cử bao nhiêu người phụ trách?

Nên có một đầu mối duy nhất có quyền ký duyệt màu và mẫu. Đơn hàng chậm nhất là những đơn mà mỗi vòng duyệt phải chờ ba người cho ý kiến.

Nhân viên tăng cân giảm cân sau đó thì sao?

Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm. Khi cắt, thợ chừa cữ ở đường sườn và cạp quần đủ để nới hoặc thu trong biên độ thông thường.

Xưởng của Mon Amie rộng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may chia theo tổ chuyên môn. Với đơn cuối năm, chúng tôi chốt lịch ngược từ ngày quý khách cần mặc ngay trong buổi gặp đầu tiên, rồi mới bàn tới vải và mẫu.