Đặt may đồng phục: quy trình 6 bước cho doanh nghiệp

Đặt may đồng phục cho doanh nghiệp đi qua sáu bước, và phần lớn rắc rối phát sinh khi bỏ qua một trong hai bước quan trọng nhất là duyệt mẫu vải và duyệt sản phẩm mẫu. Bài viết này mô tả trình tự thực tế của một đơn hàng, thời gian từng bước và những điều nên ghi rõ trong hợp đồng để không phải tranh cãi lúc giao hàng.

Bước 1: Xác định nhu cầu và ngân sách theo đầu người

Trước khi hỏi giá, doanh nghiệp cần trả lời rõ ba câu: bao nhiêu người, chia làm mấy nhóm chức năng, mỗi người bao nhiêu bộ mỗi năm.

Cách lập ngân sách hợp lý là tính chi phí trên một nhân sự trong một năm, thay vì tính đơn giá từng sản phẩm. Với cách tính này, một bộ bền ba năm có đơn giá cao hơn thường lại rẻ hơn bộ phải thay hàng năm. Cũng nên phân lớp: bộ phận tiếp xúc khách hàng đầu tư kỹ hơn, khối hậu cần dùng bộ size chuẩn.

Bước 2: Chọn vải trước, chốt kiểu sau

Đây là thứ tự mà nhiều nơi làm ngược. Cùng một bản thiết kế, vải mềm rủ và vải đứng form cho ra hai dáng áo khác hẳn nhau. Chọn vải trước thì bản vẽ mới sát với thành phẩm.

Ở bước này cần cầm mẫu vải thật, không chỉ nhìn ảnh. Ba việc nên làm:

• Sờ và vò thử để cảm nhận độ hồi nếp.
• Yêu cầu xưởng giặt thử mẫu vải rồi so với mảnh gốc — vải xuống màu hoặc ngót nhiều thì loại ngay.
• Nếu doanh nghiệp có mã màu nhận diện, duyệt mẫu vải bằng văn bản trước khi nhuộm lô lớn, và xem mẫu dưới nguồn sáng chuẩn chứ không dưới đèn văn phòng.

Một điểm kỹ thuật nên biết: vải được nhuộm theo lô, hai lô cùng mã màu vẫn lệch sắc. Vì vậy phải mua trọn lô cho toàn đơn hàng và đặt dư khoảng mười đến mười lăm phần trăm để dành may bổ sung sau này.

Bước 3: May sản phẩm mẫu và duyệt

Xưởng may một sản phẩm hoàn chỉnh bằng đúng vải và đúng phụ liệu của đơn hàng. Doanh nghiệp cho vài nhân sự mặc thử, tốt nhất là mặc trọn một buổi làm việc thật, rồi góp ý.

Đây là mốc quan trọng nhất của cả đơn hàng: ngày ký duyệt sản phẩm mẫu mới là ngày bắt đầu tính thời gian sản xuất. Mọi thay đổi sau mốc này đều kéo lùi lịch giao.

Bước 4: Thử size và lấy số đo

Cách làm chuẩn gồm hai lớp. Trước hết mang bộ size mẫu đến tận nơi cho từng người mặc thử và ghi nhận size. Sau đó đo riêng những trường hợp không vừa size nào — vai lệch, lưng dài, bụng lớn hơn ngực.

Không nên phát bảng size để nhân viên tự khai. Cách này luôn dẫn tới khoảng mười lăm phần trăm số bộ phải sửa lại sau khi giao, và thời gian chờ sửa còn tốn kém hơn cả tiền công.

Bước 5: Sản xuất

Thời gian may tiêu chuẩn là 4 đến 6 tuần từ ngày duyệt mẫu. Trong giai đoạn này doanh nghiệp nên có một đầu mối duy nhất làm việc với xưởng, thay vì mỗi phòng ban góp ý một hướng.

Nếu đơn hàng lớn, có thể yêu cầu giao theo đợt: nhóm tiếp xúc khách hàng nhận trước, các nhóm còn lại nhận sau. Cách này giúp doanh nghiệp kịp mốc sự kiện hoặc khai trương mà không phải ép tiến độ toàn bộ đơn.

Bước 6: Nghiệm thu và chỉnh sửa

Khi nhận hàng, nên tổ chức một buổi cho toàn bộ nhân sự mặc thử tại chỗ và ghi nhận các trường hợp cần chỉnh. Gom một lượt rồi chuyển về xưởng sẽ nhanh hơn nhiều so với sửa lai rai từng người.

Những điều nên ghi rõ trong hợp đồng ngay từ đầu:

• Thành phần sợi, định lượng vải và mã màu đã duyệt.
• Số lượng theo từng size và từng nhóm sản phẩm.
• Mốc tính thời gian giao là ngày duyệt sản phẩm mẫu.
• Phạm vi và thời hạn chỉnh sửa sau giao hàng.
• Cam kết giữ vải cùng lô cho các đơn bổ sung.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu cho từng loại là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 chiếc. Các mức này xuất phát từ chi phí dựng rập, canh vải và lên khuôn in cho mỗi mẫu.

Đặt bổ sung cho nhân sự mới mất bao lâu? 7 đến 10 ngày, với điều kiện xưởng còn giữ rập, hồ sơ số đo và vải cùng lô. Đây là lý do nên gắn bó lâu dài với một nhà cung cấp thay vì đổi mỗi năm.

Cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ xưởng may? Ba thứ: danh sách nhân sự chia theo nhóm chức năng, bộ nhận diện thương hiệu gồm logo dạng vector và mã màu, và mốc thời gian doanh nghiệp cần có hàng. Có đủ ba thứ này thì buổi trao đổi đầu tiên đã đi được gần hết bước một và bước hai.

Cách Mon Amie làm việc

Mon Amie may đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may và mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Chúng tôi làm đủ sáu bước trên cho mọi đơn hàng, kể cả đơn nhỏ, vì bỏ bước nào thì rắc rối cũng xuất hiện ở khâu nghiệm thu. Hồ sơ số đo và vải dự phòng được lưu tại xưởng, và sản phẩm được bảo hành chỉnh sửa trong 3 năm.