May đồng phục công ty tại TP.HCM: quy trình và mốc thời gian

Một đơn đồng phục công ty đi qua năm bước: khảo sát nhu cầu theo nhóm công việc, chọn vải, lấy số đo, may mẫu và duyệt mẫu, rồi mới sản xuất đại trà. Tổng thời gian là 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu, cộng thêm khoảng một đến hai tuần cho các bước trước đó. Nghĩa là doanh nghiệp nên bắt đầu trước ngày cần dùng ít nhất hai tháng.

Hiểu rõ từng bước giúp bộ phận hành chính nhân sự biết mình phải chuẩn bị gì và ở đâu thì dễ trễ hạn nhất. Dưới đây là cách Mon Amie triển khai một đơn hàng đồng phục cho doanh nghiệp.

Bước 1: Chia nhóm theo công việc thực tế, không chia theo phòng ban

Sai lầm hay gặp là đặt cùng một mẫu áo cho toàn công ty. Nhân viên ngồi phòng lạnh và nhân viên đi thị trường cả ngày không thể mặc cùng một loại vải, dù họ cùng thuộc khối kinh doanh.

Cách chia hợp lý là theo điều kiện làm việc:

• Nhóm tiếp khách và ban lãnh đạo. Vest, ghi lê, sơ mi may đo. Đây là nhóm nên đầu tư nhất vì họ là hình ảnh của công ty.
• Nhóm văn phòng. Sơ mi và quần tây theo bảng size hoặc may đo tùy ngân sách.
• Nhóm hiện trường, kho, kỹ thuật. Áo thun cá sấu hoặc áo bảo hộ, ưu tiên độ bền và khả năng chịu giặt.

Bước 2: Chọn vải theo môi trường, không theo cảm giác khi sờ

Vải đẹp trên tay không đồng nghĩa với vải phù hợp. Vài điểm nên cân nhắc:

• Áo thun đồng phục nên chọn vải cá sấu định lượng khoảng 200-220 g/m2. Mỏng hơn thì áo nhão sau vài tháng, dày hơn thì nóng. Cổ áo nên là cổ bo dệt riêng, không phải cổ cắt từ chính thân vải, vì cổ bo dệt giữ dáng lâu hơn nhiều.
• Sơ mi công sở nên dùng cotton pha polyester để giảm nhăn, tỷ lệ tùy vào việc nhân viên có ủi đồ hằng ngày hay không.
• Quần tây cần cân nhắc tỷ lệ len. Nhóm ngồi nhiều nên chọn tỷ lệ polyester cao hơn để chống bóng đũng.

Cách kiểm tra tốt nhất là xin mảnh vải mẫu, giặt máy vài lần và làm bẩn nó đúng theo cách nhân viên sẽ làm bẩn ngoài thực tế.

Bước 3: Lấy số đo hoặc chốt bảng size

Với đơn may đo, đội đo của xưởng đến tận văn phòng và đo theo một quy ước thống nhất. Doanh nghiệp cần bố trí một phòng riêng và lịch theo ca để không ảnh hưởng công việc. Với đơn theo bảng size, xưởng gửi bộ mẫu đủ các cỡ để nhân viên mặc thử trước khi chốt danh sách.

Đây là bước dễ sinh sai sót nhất, và cũng là bước mà một danh sách nhân viên chuẩn bị sẵn theo phòng ban sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bước 4: May mẫu và duyệt mẫu

Xưởng may một bộ mẫu hoàn chỉnh có đủ logo, đúng vải, đúng phụ liệu. Người có quyền quyết định của doanh nghiệp mặc thử, xem kỹ và ký duyệt.

Về logo, quý khách nên biết sự khác biệt giữa hai cách làm:

• Thêu bền gần như bằng tuổi thọ chiếc áo, nhưng không tái tạo được màu chuyển sắc và không làm được chi tiết quá nhỏ. Logo có chữ dưới 4 mm khi thêu sẽ dính nét.
• In chuyển nhiệt hoặc in lụa thể hiện được mọi màu và mọi chi tiết, nhưng tuổi thọ phụ thuộc vào chất vải và nhiệt độ ép. In sai nhiệt trên vải pha polyester sẽ bong hoặc nứt sau vài chục lần giặt.

Với logo nhiều màu, giải pháp thường dùng là thêu phần biểu tượng chính và in phần chi tiết phụ.

Cần nhấn mạnh: thời gian giao hàng chỉ bắt đầu tính từ ngày mẫu được duyệt. Khâu duyệt mẫu chậm là nguyên nhân trễ hạn phổ biến nhất, và nguyên nhân thường là doanh nghiệp chưa xác định ai là người ký cuối cùng.

Bước 5: Sản xuất, kiểm phẩm và đóng gói

Sau khi mẫu được duyệt, xưởng mua trọn lô nhuộm và tính dư vải. Việc này bắt buộc với đơn lớn: hai lô nhuộm khác nhau có sai lệch màu rất nhỏ, nhưng khi cả phòng đứng cạnh nhau thì nhìn ra ngay. Phần vải dư được giữ lại cho đợt bổ sung nhân viên mới.

Cuối chuyền là kiểm phẩm từng sản phẩm, sau đó đóng gói theo tên từng nhân viên. Với đơn vài trăm bộ, đóng gói theo tên là khoản chi nhỏ nhưng tiết kiệm cho bộ phận hành chính cả buổi phát đồ và tránh phát nhầm size.

Mốc thời gian tóm tắt

• Khảo sát và chọn vải: 3-7 ngày.
• Lấy số đo hoặc chốt bảng size: 3-7 ngày tùy quy mô.
• May mẫu và duyệt mẫu: 5-10 ngày, phụ thuộc vào tốc độ phản hồi của doanh nghiệp.
• Sản xuất: 4-6 tuần từ ngày duyệt mẫu.
• Đơn bổ sung theo mẫu cũ: 7-10 ngày.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu?

Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp nhiều mẫu trong cùng một lô để đạt số lượng.

Nhân viên nghỉ việc rồi có người mới vào thì xử lý thế nào?

Xưởng giữ lại vải cùng lô và toàn bộ thông số của mẫu đã duyệt, nên đơn bổ sung chỉ cần số đo của người mới và giao trong 7-10 ngày, vẫn khớp màu với lô đầu.

Đồng phục có được sửa khi nhân viên tăng hoặc giảm cân không?

Có. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm may đo, gồm cả việc nới hoặc bóp lại theo vóc dáng, với điều kiện đường may còn đủ vải chừa. Vì vậy chúng tôi luôn chừa đường may rộng hơn mức tối thiểu cho hàng đồng phục.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước buổi làm việc đầu tiên?

File logo gốc dạng vector, danh sách nhân viên theo phòng ban, mô tả ngắn về điều kiện làm việc từng nhóm, và tên người có quyền duyệt mẫu cuối cùng.

Mon Amie có xưởng rộng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may, và mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Toàn bộ công đoạn từ cắt, may, thêu đến kiểm phẩm diễn ra tại chỗ, nên khi cần điều chỉnh giữa chừng, chúng tôi làm được ngay mà không phải chuyển hàng qua đơn vị gia công bên ngoài. Doanh nghiệp có thể tới xem chuyền may trước khi ra quyết định.