May đồng phục công sở: quy trình từ brief tới ngày giao hàng

Một đơn đồng phục công sở làm đúng mất từ 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu, và đi qua sáu bước rõ ràng. Phần lớn sự cố mà chúng tôi gặp không đến từ khâu may, mà đến từ việc bỏ qua hoặc rút gọn một trong sáu bước đó — thường là bước may mẫu duyệt. Bài viết này trình bày quy trình chuẩn cùng những gì quý khách nên chốt ở từng giai đoạn.

Sáu bước của một đơn hàng

Bước 1 — Xác định nhu cầu. Ở buổi làm việc đầu tiên, ba câu hỏi cần trả lời: đồng phục dành cho những nhóm nhân sự nào, mỗi nhóm mặc trong hoàn cảnh gì, và mốc thời gian bắt buộc phải nhận hàng là ngày nào. Nếu doanh nghiệp cần đồng phục cho một sự kiện cụ thể, hãy lùi ngược từ ngày đó ít nhất bảy tuần.

Bước 2 — Chọn vải và chốt thiết kế. Xem vải thật, sờ tận tay, chứ không chọn qua ảnh. Ở bước này cần chốt màu, định lượng vải, kiểu cổ, kiểu tay, vị trí và cách thể hiện logo. Đây cũng là lúc quyết định mua trọn lô nhuộm và tính phần vải dự phòng.

Bước 3 — May mẫu duyệt. Một bộ hoàn chỉnh bằng đúng loại vải sẽ dùng, có logo đã xử lý đúng cách. Mon Amie đề nghị cho một vài nhân sự có vóc dáng khác nhau mặc thử vài ngày rồi mới góp ý. Đây là bước tốn thêm khoảng một tuần nhưng tiết kiệm được cả tháng sửa chữa về sau.

Bước 4 — Đo người hoặc thử bộ size. Kỹ thuật viên tới tận văn phòng. Một người đo được khoảng 25 đến 35 nhân sự mỗi buổi; với đơn lớn chúng tôi cử nhiều người để gói gọn trong một ngày, hạn chế ảnh hưởng đến công việc của quý khách.

Bước 5 — Sản xuất. 4 đến 6 tuần tùy số lượng và độ phức tạp. Vest lâu hơn sơ mi vì một bộ vest có hơn 40 chi tiết cắt rời và nhiều công đoạn ép, tra tay.

Bước 6 — Giao hàng và chỉnh sửa đợt đầu. Hàng được giao theo danh sách tên từng người, không giao theo size rời để phòng nhân sự tự chia. Sau khoảng một tuần sử dụng, chúng tôi nhận lại các bộ cần chỉnh.

Chọn sản phẩm theo nhóm nhân sự

Sai lầm phổ biến là đặt cùng một bộ đồng phục cho toàn công ty. Cách làm hiệu quả hơn về ngân sách là chia theo mức độ tiếp xúc với khách hàng.

• Ban lãnh đạo và khối gặp đối tác: vest may đo theo số đo từng người. Đây là nhóm mà form dáng tạo ra giá trị trực tiếp. Số lượng tối thiểu 5 bộ.
• Khối kinh doanh, tư vấn viên: sơ mi may đo hoặc bộ size đã chỉnh riêng phần tay và eo, kèm quần tây. Tối thiểu 20 chiếc.
• Khối văn phòng, hành chính: sơ mi và quần tây theo bộ size chuẩn, dựng lại theo nhân trắc người Việt.
• Khối kỹ thuật, kho vận, sự kiện nội bộ: áo thun đồng phục, tối thiểu 30 chiếc.

Nhiều doanh nghiệp phối hợp các nhóm này trong cùng một đơn. Việc đó hoàn toàn làm được vì tất cả đều dùng chung một mã màu vải chủ đạo, chỉ khác chất liệu và cách may.

Bốn lỗi khiến đơn hàng phải làm lại

Sau nhiều năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm, chúng tôi thấy các sự cố lặp lại chủ yếu ở bốn chỗ.

Không mua trọn lô nhuộm. Vải nhuộm theo mẻ. Hai mẻ cùng mã màu luôn chênh nhau chút ít, và chênh lệch đó chỉ lộ ra khi cả phòng đứng cạnh nhau hoặc trong ảnh chụp tập thể. Đây là lỗi không sửa được, chỉ có thể may lại.

Không tính phần vải dự phòng. Doanh nghiệp tuyển thêm người sau sáu tháng, vải cũ đã hết, lô mới khác màu. Chúng tôi khuyên cộng thêm 15 đến 20% ngay từ đầu, tính cả phần may bù cho sản phẩm hỏng.

Bỏ qua độ co rút của vải. Vải cotton co từ 2 đến 5% sau vài lần giặt đầu. Xưởng làm nghề sẽ giặt trước hoặc cộng phần co rút vào rập. Bỏ bước này thì cả lô áo ngắn lên sau tuần đầu sử dụng.

Chọn size trên giấy. Nhân sự tự điền size vào bảng thường sai khá nhiều, vì mỗi thương hiệu đánh size một kiểu. Luôn phải có bộ mẫu các size để mọi người mặc thử trước khi chốt danh sách.

Câu hỏi thường gặp

Cần đặt trước bao lâu so với ngày muốn nhận hàng? Tối thiểu bảy tuần: một tuần cho chọn vải và may mẫu duyệt, cộng 4 đến 6 tuần sản xuất. Nếu doanh nghiệp đã từng đặt và còn rập lưu tại xưởng, đơn tái đặt chỉ cần 7 đến 10 ngày.

Số lượng tối thiểu cho mỗi loại sản phẩm là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 chiếc, áo thun từ 30 chiếc.

Có thể đặt nhiều loại sản phẩm trong cùng một đơn không? Có, và đây là cách phần lớn doanh nghiệp làm. Miễn là mỗi loại đạt số lượng tối thiểu của nó, quý khách có thể kết hợp vest cho ban lãnh đạo, sơ mi cho khối văn phòng và áo thun cho khối kỹ thuật trong một lần đặt.

Nếu nhân viên nghỉ việc, đồng phục xử lý thế nào? Nhiều doanh nghiệp giữ lại các bộ còn tốt, cho sửa lại theo số đo người mới. Việc sửa này nằm trong chế độ bảo hành chỉnh sửa 3 năm của Mon Amie.

Mon Amie làm nghề từ năm 1991 và giữ toàn bộ công đoạn tại xưởng hơn 1.000 m2 ở Quận 10 với hơn 80 thợ may. Chúng tôi không nhận đơn nào mà chưa cho quý khách xem vải thật và mặc thử bộ mẫu thật — vì một bộ đồng phục chỉ thành công khi nhân viên tự nguyện mặc nó mỗi ngày, và điều đó chỉ kiểm chứng được bằng cách cho họ mặc thử trước.