Chọn đơn vị may đồng phục tại TP.HCM: hỏi gì trước khi ký

Chọn đơn vị may đồng phục không quyết định bằng báo giá thấp nhất, mà bằng khả năng trả lời năm câu hỏi kỹ thuật rất cụ thể: xưởng ở đâu, mẫu duyệt làm thế nào, vải mua theo lô nào, ai chịu chi phí sửa, và đơn bổ sung sau này khớp màu ra sao. Đơn vị nào trả lời được rành mạch cả năm câu thì hồ sơ năng lực còn lại chỉ là bổ sung.

Năm câu hỏi nên hỏi trong buổi làm việc đầu

• Xưởng của quý công ty ở đâu và tôi có thể tới xem trong giờ sản xuất không? Câu trả lời "bên em có xưởng nhưng ở xa, không tiện" thường có nghĩa là không có xưởng.
• Mẫu duyệt được làm bằng đúng vải và đúng logo của đơn chính chứ? Mẫu làm bằng vải khác không có giá trị đối chiếu.
• Vải cho đơn này mua trong một lô nhuộm hay chia nhiều đợt? Hai lô nhuộm khác nhau sẽ lệch màu dưới ánh đèn văn phòng, và đó là lỗi không sửa được sau khi hàng đã may.
• Nếu nhân viên mặc không vừa thì sửa trong bao lâu và ai trả chi phí? Với đơn vài trăm bộ, tỷ lệ cần chỉnh lại luôn khác không. Điều quan trọng là quy trình xử lý.
• Sáu tháng nữa tôi tuyển thêm người thì đặt bổ sung thế nào? Nhà may có lưu rập và vải dự phòng sẽ trả lời được ngay.

Điều khoản nào cần có trong hợp đồng

Một hợp đồng đồng phục đầy đủ nên ghi rõ những nội dung sau, thay vì chỉ có số lượng và đơn giá:

• Mã vải, thành phần sợi, trọng lượng g/m2 và mã lô nhuộm. Đây là phần dễ bị đánh tráo nhất sau khi ký.
• Bảng số đo từng người kèm mã nhân viên, là phụ lục của hợp đồng.
• Mốc duyệt mẫu và thời gian tính tiến độ bắt đầu từ ngày duyệt, không phải từ ngày ký.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu: dung sai số đo cho phép, mật độ mũi chỉ, yêu cầu về đường vắt sổ, quy định kiểm kim loại.
• Chính sách chỉnh sửa: thời hạn, phạm vi, bên chịu chi phí.
• Lượng vải dự phòng được giữ lại và thời gian lưu kho.
• Điều khoản chậm tiến độ và cách xử lý khi giao thiếu.

Doanh nghiệp nên giữ một tấm vải mẫu có ghi mã lô, đính kèm biên bản nghiệm thu. Về sau nếu cần đối chiếu màu thì đây là bằng chứng duy nhất có giá trị.

Lịch trình thực tế của một đơn đồng phục

Nhiều đơn vị chào tiến độ rất ngắn để chốt đơn rồi trễ hẹn. Lịch trình thật của một đơn từ một đến ba trăm bộ diễn ra như sau:

• Tuần 1: khảo sát, chọn vải, chốt thiết kế và vị trí logo.
• Tuần 2: làm mẫu duyệt, doanh nghiệp mặc thử và ký xác nhận.
• Tuần 2 đến 3: tổ chức buổi đo tại chỗ cho toàn bộ nhân sự, lập bảng số đo.
• Tuần 3 đến 6: cắt, thêu in, may, kiểm hàng, đóng gói theo tên.
• Tuần 6: giao hàng, mặc thử đại trà, ghi nhận danh sách cần chỉnh.
• Sau giao 7 đến 10 ngày: hoàn tất chỉnh sửa đợt đầu.

Tổng thời gian may là bốn đến sáu tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Nếu doanh nghiệp có mốc sự kiện cố định như kỷ niệm thành lập hay hội nghị khách hàng, nên lùi ngược từ mốc đó ra thêm hai tuần dự phòng.

Nhân sự mới và đơn tái đặt

Đây là phần phân biệt rõ nhất giữa nhà may làm nghề lâu năm và đơn vị chỉ nhận một đơn rồi thôi.

• Rập được lưu theo từng người, nên nhân viên cũ chỉ cần báo thay đổi cân nặng là may được bộ mới đúng phom.
• Vải dự phòng cùng lô nhuộm giữ trong kho giúp bộ của người mới không lệch màu so với cả phòng.
• Đơn tái đặt trên rập và vải đã lưu chỉ mất bảy đến mười ngày, thay vì chạy lại toàn bộ quy trình.
• Nếu lô vải cũ đã hết, nhà may cần báo trước và đề xuất phương án, chẳng hạn thay toàn bộ một phòng ban thay vì trộn hai lô trong cùng một nhóm ngồi cạnh nhau.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu để đặt may đồng phục là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ năm bộ, sơ mi và quần tây từ hai mươi, áo thun từ ba mươi. Mức này xuất phát từ khổ vải và cách trải cắt, vì trải cắt số lượng quá nhỏ sẽ hao vải rất nhiều.

Doanh nghiệp ở tỉnh có đặt may tại TP.HCM được không? Được. Với đơn đủ số lượng, đội đo có thể tới tận nơi tổ chức buổi đo tập trung. Trường hợp nhân sự phân tán nhiều chi nhánh, cách làm phổ biến là gửi bộ áo thử theo dải size để nhân viên mặc thử và ghi nhận, sau đó đối chiếu với số đo tự khai.

Chi phí chỉnh sửa sau khi nhận hàng do bên nào chịu? Nếu sai lệch so với bảng số đo đã ký thì thuộc trách nhiệm nhà may. Nếu do người mặc thay đổi vóc dáng sau ngày đo, phần chỉnh sửa vẫn nằm trong chính sách bảo hành nhưng nên thống nhất rõ trong hợp đồng ngay từ đầu.

Mon Amie thành lập năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may và 5 showroom tại TP.HCM. Mỗi năm chúng tôi phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, làm mẫu duyệt cho mọi đơn hàng và lưu lại rập cùng mã lô vải sau khi giao. Phần chỉnh sửa được bảo hành ba năm.