Đồng phục doanh nghiệp: bắt đầu triển khai từ đâu?

Việc đầu tiên khi triển khai đồng phục không phải chọn mẫu hay chọn màu, mà là phân nhóm nhân sự theo môi trường làm việc. Một công ty có nhân viên ngồi máy lạnh, nhân viên tiếp khách và nhân viên kho vận thì không thể dùng chung một loại vải, dù vẫn nên dùng chung một hệ màu. Bỏ qua bước này là nguyên nhân phổ biến nhất khiến đồng phục may xong bị nhân viên bỏ không mặc.

Bước 1: Phân nhóm nhân sự

Chia theo môi trường làm việc thực tế, không chia theo chức danh trên sơ đồ tổ chức.

• Nhóm văn phòng trong nhà: ưu tiên độ bền nếp và bền màu. Vải pha tỉ lệ polyester cao là hợp lý.
• Nhóm tiếp khách, lễ tân, kinh doanh: ưu tiên bề mặt vải đẹp khi nhìn gần, đủ thoáng vì phải ra ngoài. Vải cotton hoặc wool tỉ lệ cao.
• Nhóm kỹ thuật, kho vận, hiện trường: ưu tiên độ thoáng và độ bền chịu ma sát. Nên chọn màu sẫm hoặc trung tính để đỡ lộ vệt mồ hôi.
• Nhóm lãnh đạo, ban giám đốc: thường may riêng, chất liệu cao hơn nhưng giữ cùng hệ màu với toàn công ty.

Bước 2: Chọn loại sản phẩm cho từng nhóm

Danh mục thường gặp trong một chương trình đồng phục:

• Vest và ghi lê nam nữ cho nhóm tiếp khách và lãnh đạo.
• Sơ mi và quần tây, chân váy cho nhóm văn phòng.
• Áo thun có cổ cho nhóm hiện trường hoặc dùng trong sự kiện nội bộ.
• Đồng phục theo ngành nghề: bếp, nhà hàng, khách sạn, bảo vệ, y tế, kỹ thuật.

Mỗi loại có mức tối thiểu riêng. Tại Mon Amie, vest và ghi lê nhận từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.

Bước 3: Thiết kế và duyệt mẫu thật

Bản vẽ trên máy tính và sản phẩm thật khác nhau nhiều hơn quý khách nghĩ. Luôn yêu cầu may một bộ mẫu trước khi sản xuất cả lô.

Khi duyệt mẫu, cần kiểm tra:

• Màu vải dưới ít nhất hai nguồn sáng: ánh sáng tự nhiên và ánh đèn ở chính văn phòng của quý khách. Đèn vàng làm xám ngả nâu, đèn trắng làm navy trông như đen.
• Vị trí và kích thước logo. Logo thêu nhỏ dưới một ngưỡng nhất định sẽ mất nét ở các chi tiết mảnh; trường hợp đó nên chỉnh phiên bản logo đơn giản hơn hoặc chuyển sang in.
• Cảm giác khi vận động. Người thử mẫu nên ngồi xuống, giơ tay, cúi người, đi lại vài phút chứ không chỉ đứng trước gương.

Giữ lại một mảnh vải mẫu có chữ ký xác nhận của cả hai bên. Đây là căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.

Bước 4: Tổ chức buổi đo

Chất lượng buổi đo quyết định tỉ lệ phải sửa lại sau khi giao.

• Bố trí phòng riêng có gương đứng và ánh sáng tốt, không đo ở hành lang.
• Yêu cầu nhân viên mặc áo mỏng khi đo. Mỗi lớp áo dày làm sai vòng ngực 1 đến 2 cm.
• Ghi số đo kèm ảnh dáng đứng của từng người. Con số trên giấy không nói được ai vai xuôi, ai bụng đầy, trong khi rập phải chỉnh theo.
• Chốt danh sách trước khi cắt. Sau khi vải đã trải và cắt, thêm người phát sinh nghĩa là phải mở lô vải mới.

Với đơn đông người, Mon Amie cử thợ tới tận văn phòng. Một thợ đo trọn khoảng 8 đến 10 người trong một buổi.

Bước 5: Sản xuất và mua trọn lô nhuộm

Đây là điểm kỹ thuật quan trọng nhất của đơn hàng lớn. Vải được nhuộm theo mẻ, hai mẻ cùng mã màu vẫn chênh sắc rất nhẹ. Một người mặc thì không ai nhận ra, nhưng ba mươi người đứng chụp ảnh chung là lộ ngay trong khung hình. Vì thế phải đặt trọn lô nhuộm cho cả đơn hàng, và tính dư một phần để dành.

Thời gian sản xuất là 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu.

Bước 6: Bàn giao và dự phòng

• Kiểm ngẫu nhiên vài bộ trước khi ký nhận: đường vai phẳng không xếp li, cổ áo ôm gáy, sọc caro khớp ở đường nối túi và sườn.
• Cấp kèm hướng dẫn giặt ủi. Nhiệt độ bàn ủi sai làm bóng mặt vải pha polyester, và vết bóng đó không phục hồi được.
• Giữ lại phần vải dư của chính lô đó để may bù cho nhân sự vào sau. Không có phần dự phòng này thì người mới sẽ mặc bộ khác sắc màu so với cả đội.
• Lưu bộ số đo của toàn công ty. Lần đặt sau chỉ mất 7 đến 10 ngày thay vì phải đo lại từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Nên may đồng phục theo cỡ có sẵn hay đo từng người?

Áo thun và áo khoác nhẹ dùng cỡ có sẵn được. Vest, sơ mi và quần tây nên đo từng người, vì đây là ba loại lộ rõ nhất khi không vừa: vai lệch, cổ hở, đũng quần sai. Đo từng người mất thêm một buổi làm việc nhưng giảm hẳn số bộ phải sửa lại sau đó.

Nhân viên mới vào giữa năm thì xử lý ra sao?

Nếu nhà may giữ vải dư cùng lô nhuộm và lưu rập, việc may bù chỉ mất 7 đến 10 ngày và màu khớp tuyệt đối với cả đội. Đây là lý do nên chọn nơi có khả năng lưu trữ lâu dài chứ không chỉ nhìn báo giá.

Bao lâu nên thay đồng phục một lần?

Tùy cường độ mặc. Nhóm văn phòng mặc luân phiên nhiều bộ có thể dùng ba năm trở lên. Nhóm hiện trường mòn nhanh hơn, thường một tới hai năm. Cách kéo dài tuổi thọ tốt nhất là cấp đủ số bộ để luân phiên, vì vải cần thời gian nghỉ giữa các lần mặc mới hồi lại dáng.

Có bảo hành cho đồng phục đã giao không?

Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm may đo, gồm cả trường hợp nhân viên thay đổi vóc dáng trong khoảng vừa phải.

Mon Amie thành lập năm 1991, có xưởng riêng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Vì cắt, may và hoàn thiện đều làm trong xưởng, chúng tôi kiểm soát được cả lô hàng từ cây vải đầu tiên tới bộ cuối cùng.