Công ty may đồng phục tại TP.HCM: lập kế hoạch cho cả năm

Phần lớn doanh nghiệp tại TP.HCM đặt đồng phục theo cách phản ứng: đến khi đồ cũ xuống cấp thì gọi xưởng, chốt mẫu, đặt đúng số nhân sự hiện có. Sáu tháng sau, công ty tuyển thêm hai mươi người và bắt đầu vấn đề — vải lệch màu, form khác, nhân viên mới nhìn không giống nhân viên cũ. Đồng phục làm đúng là một kế hoạch cho cả năm, không phải một đơn hàng. Bài này trình bày ba việc cần làm trước khi gọi bất kỳ xưởng nào.

Việc 1: Chia nhóm theo môi trường làm việc, không theo chức danh

Đây là bước quyết định chất lượng của toàn bộ chương trình đồng phục. Cách chia sai phổ biến nhất là chia theo cấp bậc — nhân viên một mẫu, quản lý một mẫu. Cách chia đúng là theo điều kiện làm việc thực tế:

• Nhóm tiếp khách và làm việc trong phòng lạnh: sơ mi kate, quần tây tuyết mưa, ghi lê. Ưu tiên vải ít nhăn và giữ phom vì đây là nhóm được nhìn gần nhất
• Nhóm di chuyển ngoài trời: sơ mi hoặc áo thun cá sấu pha polyester tỉ lệ cao, thoáng, khô nhanh, bền màu dưới nắng
• Nhóm kho vận và hiện trường: áo thun mè hoặc kaki, màu tối giấu bẩn, đường may chịu lực, có phản quang nếu khu vực có xe nâng
• Nhóm bếp, sản xuất, kỹ thuật: chọn theo rủi ro riêng của công đoạn, đặc biệt là nguồn nhiệt và bộ phận máy quay

Một công ty ba mươi người có thể cần hai nhóm; một công ty hai trăm người thường cần bốn. Chia đúng ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với việc phải may lại cho một nửa nhân sự sau ba tháng vì họ không mặc nổi bộ đồ chung.

Việc 2: Tính số lượng có dự phòng tuyển mới

Con số cần đặt không phải là số nhân sự hiện tại. Công thức thực tế:

• Số nhân sự hiện có, nhân với số bộ mỗi người (sơ mi ba chiếc, quần hai chiếc, ghi lê một chiếc, áo thun hai chiếc)
• Cộng thêm phần dự phòng bằng tỉ lệ tuyển mới dự kiến của cả năm — với khối văn phòng thường là 10–15%, với khối vận hành và bán lẻ có thể tới 30%
• Cộng thêm 5% cho việc đổi cỡ sau khi phát đồ, chia đều cho các cỡ phổ biến nhất

Quan trọng hơn con số là phần vải. Hãy yêu cầu xưởng mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ khối lượng đã tính, kể cả phần dự phòng, và lưu vải dư tại xưởng. Mỗi lô nhuộm có sai lệch màu nhỏ; nhìn riêng một chiếc thì không nhận ra, nhưng hai người đứng cạnh nhau thì thấy ngay. Đây là lý do phổ biến nhất khiến một chương trình đồng phục trông thiếu chuyên nghiệp dù từng chiếc áo đều được may tốt.

Việc 3: Chọn thời điểm đặt hàng

Thời gian may là 4–6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu, và trước đó còn khoảng hai tuần cho việc chọn vải, may mẫu, mặc thử và lấy size. Tính ngược lại, một chương trình đồng phục cần khoảng hai tháng từ lúc bắt đầu đến lúc nhân viên có đồ mặc.

Nếu doanh nghiệp muốn nhân viên mặc đồng phục mới vào một mốc cụ thể — hội nghị khách hàng, khai trương chi nhánh, đầu năm tài chính — hãy bắt đầu trước mốc đó ít nhất mười tuần. Ba tháng cuối năm là giai đoạn mọi xưởng may đều kín lịch, nên đơn đặt trong tháng 10 và 11 luôn khó rút ngắn tiến độ.

Riêng đơn tái đặt cho nhân sự mới, khi rập và vải đã lưu sẵn tại xưởng, thời gian giao chỉ 7–10 ngày. Đây chính là giá trị của việc lập kế hoạch cả năm ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu để đặt may là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 chiếc, áo thun từ 30. Các mức này xuất phát từ khổ vải và cách trải vải cắt, không phải quy định thương mại.

Nên đặt tất cả cùng lúc hay chia nhiều đợt? Nên chốt mẫu và mua vải cùng lúc cho cả năm, nhưng có thể chia nhiều đợt giao. Cách này giữ được sự đồng nhất về màu và form, đồng thời giãn được dòng tiền.

Ai nên chịu trách nhiệm quản lý đồng phục trong công ty? Nên có một đầu mối duy nhất, thường thuộc bộ phận nhân sự hoặc hành chính, giữ danh sách cỡ của từng người và số bộ đã phát. Không có đầu mối thì mỗi đợt tuyển mới lại phải lấy số đo lại từ đầu.

Chi phí đồng phục nên tính thế nào cho hợp lý? Tính theo chi phí mỗi người mỗi tháng thay vì giá mỗi chiếc. Một bộ đồng phục tốt giữ được hai năm sẽ rẻ hơn hai bộ đồ giá thấp phải thay sau mười tháng, chưa kể chi phí tổ chức đo và phát lại.

Mon Amie may đồng phục và veston từ năm 1991, hiện phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Khi quý khách liên hệ, chúng tôi bắt đầu bằng việc cùng ngồi lại chia nhóm nhân sự và tính số lượng cho cả năm, trước khi bàn đến mẫu mã — vì đó là phần quyết định chương trình đồng phục có bền được hay không. Xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may lưu rập, thông số và vải dư cho từng khách hàng; mọi sản phẩm được bảo hành chỉnh sửa 3 năm.