Công ty may đồng phục: chọn đối tác thế nào cho đúng

Thị trường may đồng phục ở TP.HCM có ba kiểu đơn vị khác hẳn nhau, dù ai cũng tự giới thiệu là "công ty may đồng phục": nhà may nhỏ, đơn vị thương mại nhận đơn rồi giao xưởng ngoài gia công, và công ty có xưởng sản xuất của chính mình. Chọn sai kiểu đối tác là nguyên nhân của phần lớn rắc rối về tiến độ và chất lượng, chứ không phải do giá. Bài viết này phân biệt ba kiểu đó và liệt kê những điều khoản doanh nghiệp nên đưa vào hợp đồng.

Ba kiểu đơn vị, ba bài toán khác nhau

Nhà may nhỏ: thường có một tới hai thợ chính, làm hàng đo lẻ rất tốt vì chính người nhận đơn là người cắt. Điểm mạnh là tay nghề tập trung và sự linh hoạt. Điểm yếu là năng lực có hạn: đơn vài chục bộ trở lên sẽ kéo dài, và khi thợ chính bận hoặc nghỉ thì cả đơn hàng dừng lại. Phù hợp với đơn nhỏ, ít người, không gấp.

Đơn vị nhận đơn rồi giao gia công: nhận yêu cầu, báo giá, rồi chuyển sang một hoặc nhiều xưởng bên ngoài. Ưu điểm là nhận được đơn rất lớn và giá cạnh tranh. Rủi ro là khoảng cách giữa người hứa và người làm. Khi hàng sai, việc sửa phải đi qua thêm một tầng trung gian, và nếu đơn được chia cho hai xưởng thì màu và form có thể lệch nhau.

Công ty có xưởng riêng: cắt và may nằm trong cùng một mái nhà với bộ phận nhận đơn. Ưu điểm lớn nhất không phải là giá mà là khả năng truy vết: hàng lỗi biết ngay ở chuyền nào, người kiểm hàng ngồi cùng chỗ với người cắt, và rập được lưu tại chỗ để đơn bổ sung ra đúng bộ đồ cũ.

Không có kiểu nào tuyệt đối tốt hơn. Điều cần làm là hỏi thẳng đơn vị mình đang nói chuyện thuộc kiểu nào, và khâu nào họ tự làm, khâu nào gửi ra ngoài. In và thêu logo được gửi ngoài là chuyện bình thường trong nghề; nhưng cắt và may nên nằm trong xưởng của chính đơn vị nhận đơn.

Những câu hỏi nên đặt trước khi ký

• Bên mình có xưởng không, cắt và may ở đâu? Câu hỏi đơn giản nhất nhưng phân loại được ngay.
• Ai là người phụ trách đơn hàng của tôi từ đầu tới cuối? Một đầu mối cố định quan trọng hơn nhiều so với một tổng đài trả lời nhanh.
• Mẫu duyệt được giữ ở đâu? Mẫu đối chứng phải được niêm phong lưu tại xưởng, là căn cứ đối chiếu khi giao hàng.
• Rập và hồ sơ số đo có được lưu không, lưu bao lâu? Đây là thứ quyết định đơn bổ sung năm sau mất 7-10 ngày hay phải làm lại từ đầu.
• Vải này còn bao nhiêu trong lô nhuộm hiện tại? Các lô nhuộm khác nhau luôn chênh màu. Đơn lớn nên mua trọn lô và tính dư 10-15%.

Điều khoản nên có trong hợp đồng

Hợp đồng may đồng phục không cần dài, nhưng cần rõ những khoản sau:

• Mô tả vật tư cụ thể: tên vải, thành phần sợi, định lượng, màu kèm mã. Không viết chung chung là "vải cao cấp".
• Số lượng theo từng hạng mục và từng size, kèm thời điểm chốt danh sách nhân sự cuối cùng.
• Mốc duyệt mẫu và mốc giao hàng, ghi rõ rằng tiến độ đếm từ ngày duyệt mẫu chứ không từ ngày ký.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu: đối chiếu với mẫu niêm phong, dung sai kích thước cho phép, tỷ lệ lỗi tối đa.
• Chính sách sửa chữa sau giao hàng: sửa những hạng mục gì, trong bao lâu, có tính phí không.
• Cam kết về vải dự trữ cho các đợt bổ sung, và nơi bảo quản số vải đó.

Đừng chọn theo báo giá thấp nhất

Giá may đồng phục được cấu thành từ vải, công may, phụ liệu và in thêu. Vải thường chiếm phần lớn nhất. Khi một báo giá thấp hơn hẳn mặt bằng, phần chênh đó luôn phải bù bằng vật chất ở đâu đó: vải mỏng hơn thông số, bỏ bước xả vải trước khi cắt, mũi chỉ thưa hơn, chỉ và khuy rẻ tiền, hoặc lớp dựng ép keo thay cho canh tóc ở áo vest.

Cách so sánh công bằng là yêu cầu mọi bên báo giá trên cùng một bảng vật tư: cùng loại vải, cùng định lượng, cùng phụ liệu, cùng phương pháp in thêu. Khi đó chênh lệch còn lại mới phản ánh đúng năng lực và cách làm việc.

Nhìn xa hơn một đơn hàng

Đồng phục không phải chuyện mua một lần. Doanh nghiệp nào cũng có người mới vào, có đồ hỏng, có chi nhánh mở thêm. Đối tác đúng là bên còn giữ được rập, còn giữ được vải cùng lô nhuộm và còn nhận sửa đồ cho quý khách ba năm sau. Chi phí thật của một bộ đồng phục phải tính trên toàn bộ vòng đời đó, chứ không phải trên con số báo giá ban đầu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ dưới hai mươi người thì chọn ai?

Vẫn nên chọn đơn vị có xưởng nếu định dùng đồng phục lâu dài, vì lợi ích lớn nhất nằm ở việc lưu rập và vải cho các đợt sau. Số lượng tối thiểu tại Mon Amie là 5 bộ với vest và ghi lê, 20 với sơ mi và quần tây, 30 với áo thun.

Có nên đặt thử một đơn nhỏ trước khi làm đơn lớn không?

Nên, nhưng cách hiệu quả hơn là yêu cầu may mẫu đối chứng bằng đúng vải và phụ liệu sẽ dùng, rồi cho nhân viên mặc thử làm việc nửa buổi. Cách này nhanh hơn và cho biết nhiều thông tin hơn một đơn thử.

Xưởng lớn thì có làm kỹ bằng nhà may nhỏ không?

Tuỳ cách tổ chức. Điều cần nhìn không phải quy mô mà là có chuyền chuyên trách cho từng loại sản phẩm hay không, và có khâu kiểm hàng độc lập trước khi đóng gói hay không.

Mon Amie thành lập năm 1991, có xưởng riêng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may và 5 showroom tại TP.HCM, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Chúng tôi giữ mẫu đối chứng, rập và hồ sơ số đo của từng khách hàng, và nhận chỉnh sửa sản phẩm do mình may trong 3 năm.