Bàn giao đồng phục đợt 2 cho Cosmo Academy (VRI Group)

Mon Amie vừa hoàn tất bàn giao đợt 2 đồng phục tại Cosmo Academy, đơn vị thuộc Tập đoàn Đầu tư Hoàng Gia Việt Nam - Vietnam Royal Investment Group (VRI Group). Đây là đợt giao tiếp nối sau khi đợt 1 đã đưa vào sử dụng ổn định, và là cách chúng tôi vẫn làm với các đơn hàng doanh nghiệp có số lượng lớn: chia thành nhiều đợt thay vì dồn tất cả vào một lần giao duy nhất.

Với quý khách đang chuẩn bị đặt đồng phục cho một tổ chức đông người, bài viết này giải thích vì sao cách chia đợt lại có lợi cho chính doanh nghiệp, và một buổi bàn giao thực tế diễn ra như thế nào.

Vì sao đơn hàng đồng phục lớn nên giao theo đợt

Một đơn hàng vài trăm bộ giao trọn một lần nghe có vẻ gọn, nhưng trên thực tế lại đẩy rủi ro về phía khách hàng.

• Nhân sự luôn biến động. Từ lúc chốt số đo đến lúc nhận hàng thường mất 4-6 tuần. Trong khoảng đó, một tổ chức đang mở rộng sẽ có người mới vào, người đổi vị trí. Giao theo đợt cho phép cập nhật danh sách ở đợt sau thay vì phải may thừa để dự phòng.
• Kiểm soát chất lượng có điểm dừng. Đợt 1 là lần kiểm chứng thật sự: form dáng lên người thật, vải chịu môi trường làm việc thật, khuy và chỉ chịu tần suất giặt thật. Mọi phản hồi thu được đều được đưa vào rập trước khi cắt đợt 2.
• Kho bãi và dòng tiền. Doanh nghiệp không phải nhận và cất giữ toàn bộ số lượng cùng lúc, cũng không phải thanh toán trọn gói cho phần chưa dùng đến.
• Đồng nhất màu vải. Đây là điểm kỹ thuật quan trọng nhất và ít người để ý. Vải dệt theo lô nhuộm, mỗi lô có một số hiệu riêng. Hai lô cùng mã màu vẫn có thể lệch nhau một sắc độ rất nhỏ, thường chỉ thấy khi hai người đứng cạnh nhau dưới ánh đèn trắng. Vì vậy với đơn hàng nhiều đợt, Mon Amie mua trọn lô nhuộm ngay từ đầu và giữ phần vải còn lại trong kho cho các đợt sau, thay vì mua thêm khi cần.

Đợt 1 dạy được gì cho đợt 2

Đợt 2 tại Cosmo Academy không phải là bản sao của đợt 1. Sau khi đồng phục đợt đầu được sử dụng thực tế, chúng tôi ghi nhận lại toàn bộ điểm cần điều chỉnh và đưa vào sản xuất đợt sau. Những điều chỉnh phổ biến ở giai đoạn này thường là:

• Số đo cá nhân của những người có thay đổi vóc dáng so với lần đo đầu.
• Độ rộng vòng nách và cửa tay ở nhóm nhân sự phải giơ tay, di chuyển nhiều trong ca làm việc.
• Vị trí và chiều dài chiết eo với nhân sự nữ, để dáng áo ôm mà vẫn ngồi làm việc thoải mái.
• Cỡ số bổ sung cho các trường hợp nằm ngoài dải cỡ chuẩn đã dựng.

Rập của một khách hàng doanh nghiệp được lưu lại tại xưởng. Nhờ vậy, đợt sau không phải dựng lại từ đầu và đơn tái đặt chỉ mất 7-10 ngày thay vì trọn chu kỳ 4-6 tuần.

Một buổi bàn giao diễn ra như thế nào

Bàn giao không chỉ là chở hàng đến rồi ký nhận. Quy trình chuẩn của Mon Amie gồm các bước:

1. Kiểm đếm theo danh sách tên. Mỗi bộ được đóng gói riêng, dán nhãn tên và cỡ số, xếp theo phòng ban để bên tiếp nhận phát cho đúng người.
2. Kiểm tra ngoại quan tại chỗ. Đường may, khuy, khóa, đường ủi ly, độ sạch của sản phẩm được rà lại trước khi ký biên bản.
3. Thử trực tiếp một số trường hợp. Chúng tôi luôn đề nghị cho một nhóm mặc thử ngay tại buổi bàn giao, ưu tiên những người có vóc dáng đặc biệt.
4. Ghi nhận yêu cầu chỉnh sửa. Các trường hợp cần lên lai, thu eo, bóp tay được ghi vào biên bản và mang về xưởng xử lý, không để khách tự đi sửa bên ngoài.
5. Bàn giao hướng dẫn bảo quản. Nhiệt độ ủi, cách giặt, cách treo với từng loại vải.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để nhận hàng nhanh

Kinh nghiệm từ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm cho thấy buổi bàn giao chậm phần lớn vì phía tiếp nhận chưa sẵn sàng, chứ hiếm khi vì hàng có vấn đề. Quý khách nên chuẩn bị:

• Một đầu mối duy nhất có thẩm quyền ký biên bản.
• Danh sách nhân sự đã chốt, có ghi rõ phòng ban.
• Một phòng đủ rộng và có chỗ thay đồ để nhân viên mặc thử ngay.
• Sắp lịch bàn giao vào khung giờ nhân sự có mặt đông, tránh giờ cao điểm công việc.

Câu hỏi thường gặp

Đơn hàng bao nhiêu bộ thì nên chia đợt? Không có ngưỡng cứng, nhưng từ khoảng 100 bộ trở lên hoặc khi nhân sự còn đang tuyển thêm thì chia đợt gần như luôn có lợi. Dưới mức đó, giao một lần vẫn kiểm soát tốt.

Chia đợt có làm màu vải bị lệch giữa các đợt không? Không, nếu tính đủ ngay từ đầu. Mon Amie mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ số lượng dự kiến và lưu phần dư tại kho. Rủi ro lệch màu chỉ xuất hiện khi khách phát sinh thêm sau nhiều tháng và lô vải cũ đã hết.

Đợt sau mất bao lâu? Với rập đã có sẵn và vải đã lưu kho, đơn tái đặt hoàn tất trong 7-10 ngày. Nếu thay đổi mẫu hoặc chất liệu thì tính lại theo chu kỳ 4-6 tuần từ ngày duyệt mẫu.

Sau khi ký biên bản, còn được chỉnh sửa nữa không? Có. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm may đo. Nhân sự thay đổi vóc dáng trong thời gian đó vẫn mang về xưởng chỉnh lại được.

Mon Amie làm đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, với xưởng may hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 và hơn 80 thợ may. Cách chúng tôi làm việc với các đơn hàng nhiều đợt như tại Cosmo Academy là giữ nguyên một ê-kíp phụ trách từ khâu đo, dựng rập đến bàn giao, để không có thông tin nào rơi rớt giữa các đợt.