Lời khuyên cho doanh nghiệp khi may đồng phục cao cấp

May đồng phục cao cấp cho nhân sự thất bại thường không phải vì chọn sai xưởng, mà vì bốn quyết định nội bộ làm chưa tới: giao quyền cho sai người, không hỏi ý kiến người sẽ mặc, tính số lượng theo đầu người hiện tại thay vì theo chu kỳ, và không thỏa thuận rõ điều gì xảy ra sau khi giao hàng. Bài này nói về bốn điều đó.

Chúng tôi viết từ vị trí xưởng may, tức là từ chỗ nhìn thấy hậu quả của những quyết định ấy khi khách quay lại sau sáu tháng.

Giao quyền quyết định cho đúng người

Đây là lỗi tốn kém nhất và cũng phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp giao việc may đồng phục cho bộ phận hành chính với chỉ tiêu duy nhất là kiểm soát ngân sách. Kết quả tự nhiên là chọn báo giá thấp nhất, và chất lượng vải rơi đúng vào phần khách không nhìn thấy lúc nhận hàng.

Cách làm hợp lý là để ba phía cùng có tiếng nói: bộ phận thương hiệu quyết bảng màu và định hướng hình ảnh, bộ phận nhân sự phản ánh nhu cầu thực tế của các nhóm công việc, bộ phận hành chính quản ngân sách và tiến độ. Một người duy nhất chốt tất cả gần như luôn ra kết quả lệch.

Cũng cần chỉ định rõ ai là người ký duyệt mẫu cuối cùng. Đơn hàng chậm tiến độ trong thực tế phần lớn không phải do xưởng may chậm, mà do vòng duyệt nội bộ kéo dài.

Hỏi ý kiến người sẽ mặc, nhưng hỏi đúng cách

Đồng phục nhân viên không thích sẽ bị bỏ xó, và tiền đã chi coi như mất. Nhưng hỏi mở kiểu "mọi người muốn đồng phục thế nào" sẽ nhận về hàng chục ý kiến trái ngược và không dùng được.

Cách hiệu quả là đưa ra hai hoặc ba phương án đã được ban lãnh đạo duyệt trước, rồi cho nhân viên chọn. Quý khách vừa giữ được định hướng thương hiệu, vừa tạo được sự đồng thuận thật. Kèm theo đó nên hỏi vài câu cụ thể, có ích hơn nhiều so với hỏi về thẩm mỹ:

• Bộ đồng phục hiện tại vướng ở đâu khi làm việc
• Có ai cần bản riêng vì lý do sức khỏe, thai sản hoặc tôn giáo không
• Nhân viên tự giặt hay công ty giặt tập trung, vì điều này quyết định chọn vải

Và quan trọng nhất: cho ba đến năm người ở các vóc dáng khác nhau mặc bộ mẫu thử rồi làm việc trong một buổi. Một buổi đó lộ ra nhiều vấn đề hơn mọi cuộc họp bàn về mẫu.

Tính số lượng theo chu kỳ, không theo đầu người hiện tại

Đặt vừa đủ số nhân sự đang có là tiết kiệm giả. Doanh nghiệp nào cũng tuyển thêm, và khi cần may lẻ một hai bộ thì đơn giá đội lên, thời gian chờ dài ra, còn màu vải thì rất khó khớp nếu không còn vải cùng lô.

Cách tính đúng:

• Xác định chu kỳ thay đồng phục, thường là 12 đến 18 tháng với sơ mi và áo thun, 3 đến 5 năm với vest và ghi lê
• Cộng thêm khoảng mười phần trăm dự phòng cho biến động nhân sự trong chu kỳ đó
• Mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ số lượng trên và giữ phần vải dư tại kho

Phần vải dư ấy là thứ cứu quý khách về sau. Vải nhuộm theo lô, hai lô cùng mã màu sản xuất cách nhau vài tháng vẫn lệch nhẹ một sắc độ. Đứng riêng không ai thấy, nhưng cả phòng đứng cạnh nhau thì lệch màu lộ ngay.

Cũng đừng đặt quá dư. Vải để lâu trong kho không bảo quản đúng sẽ ngả màu ở mép cây và ẩm mốc. Mười đến mười lăm phần trăm là khoảng hợp lý.

Thỏa thuận rõ ba điều với xưởng may

Trước khi ký, nên có văn bản rõ về ba điểm sau:

• Tên vải, xuất xứ và trọng lượng trên mét vuông. Không chỉ ghi tên chung như kate hay tuytsi. Đây là căn cứ duy nhất để so sánh báo giá công bằng và để đối chiếu khi nhận hàng
• Việc lưu hồ sơ. Xưởng có lưu số đo từng người, mã vải và lô nhuộm không, và lưu trong bao lâu. Đây là điều quyết định chi phí và chất lượng của mọi đợt may sau
• Phạm vi và thời hạn bảo hành chỉnh sửa. Bao gồm những gì, xử lý ở đâu, mất bao lâu. Tại Mon Amie, thời hạn này là 3 năm, và trong thực tế phần lớn yêu cầu chỉnh sửa đến từ việc nhân sự thay đổi vóc dáng chứ không phải từ lỗi may

Hướng dẫn bảo quản là phần hay bị bỏ quên

Doanh nghiệp bỏ tiền may đồ tốt rồi phát ra mà không kèm một tờ hướng dẫn nào. Sáu tháng sau, phân nửa số áo đã bạc màu và mất dáng, và tất cả đều nghĩ do vải kém.

Vài điều cần nói với nhân viên ngay khi phát đồng phục:

• Không phơi trực tiếp dưới nắng gắt. Đây là nguyên nhân bạc màu số một, đặc biệt với vải có tỉ lệ polyester cao. Phơi trong bóng râm có gió là đủ
• Sơ mi treo bằng móc bản rộng, không dùng móc thép mảnh, vì móc mảnh sẽ tạo nếp nhọn ở đầu vai và lâu ngày làm biến dạng vùng đó
• Vest và ghi lê không giặt máy. Giặt khô, treo trên móc gỗ có vai cong đúng độ, và không bọc kín trong túi nylon vì hơi ẩm không thoát được sẽ gây mốc lớp lót
• Ủi vest phải lót một lớp vải mỏng và ủi từ mặt trái. Ủi trực tiếp lên mặt phải sẽ làm sợi polyester bị ép chảy, tạo vệt bóng vĩnh viễn không phục hồi được
• Quần tây treo bằng kẹp ở cạp, để nếp ly rơi tự nhiên theo trọng lực thay vì gấp đôi qua thanh ngang
• Vết ố vàng ở nách phần lớn do chất khử mùi chứa muối nhôm phản ứng với mồ hôi và sợi vải. Giặt sớm ngay trong ngày, đừng để tích tụ

Một tờ A4 dán trong phòng thay đồ giải quyết được phần lớn những chuyện này.

Câu hỏi thường gặp

Nên may đồng phục cao cấp cho toàn công ty hay chỉ bộ phận tiếp khách?

Cách thực dụng là giữ một màu nền chung cho toàn công ty rồi phân tầng mức độ hoàn thiện: vest hoặc ghi lê cho khối tiếp khách và ban điều hành, sơ mi và quần tây cho khối văn phòng, áo thun hoặc sơ mi vải dày cho khối kỹ thuật. Tất cả vẫn nhìn ra là một nhà.

Số lượng tối thiểu và thời gian may là bao nhiêu?

Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 sản phẩm. Thời gian may 4 đến 6 tuần từ ngày duyệt mẫu, đơn tái đặt 7 đến 10 ngày.

Nhân sự nghỉ việc thì thu hồi đồng phục thế nào?

Nên có quy định rõ ngay từ đầu và ghi trong hợp đồng lao động. Đồ thu về nếu còn tốt có thể dùng lại sau khi giặt kỹ, đặc biệt với vest và ghi lê vốn dễ chỉnh lại theo người khác. Đây cũng là lý do nên chọn xưởng có nhận chỉnh sửa lâu dài.

Mon Amie làm nghề từ năm 1991, có hơn 80 thợ may tại xưởng hơn 1.000 m2 ở 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, và mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Chúng tôi dựng mẫu thử trước khi cắt loạt chính, cử thợ tới văn phòng khách để lấy số đo từng người, và lưu lại toàn bộ hồ sơ — vì với đồng phục doanh nghiệp, đợt may thứ hai và thứ ba mới là phép thử thật.