May đồng phục tại TP.HCM: quy trình từ đo đến giao

Một đơn đồng phục doanh nghiệp tại TP.HCM mất trung bình 4-6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu, nhưng thời gian thực tế từ lúc bắt đầu bàn bạc đến khi nhân viên mặc lên người thường là 8-10 tuần. Phần chênh lệch nằm ở khâu chốt mẫu và tổ chức buổi đo, và đó cũng là hai chỗ hay trễ nhất. Bài này đi qua đủ tám bước, kèm mốc thời gian và những gì người phụ trách cần chuẩn bị ở mỗi bước.

Tám bước của một đơn đồng phục

Bước 1 - Khảo sát và phân nhóm nhân sự (2-3 ngày). Lập danh sách theo nhóm chức năng chứ không theo phòng ban: khối tiếp khách, khối văn phòng, khối kỹ thuật hoặc sản xuất, khối lãnh đạo. Mỗi nhóm cần một bộ tiêu chuẩn khác nhau về vải và dáng.

Bước 2 - Chọn mẫu và chọn vải (1-2 tuần). Đây là khâu tốn thời gian nhất về phía doanh nghiệp vì phải qua nhiều cấp duyệt. Nguyên tắc: xem vải thật, sờ tay, và mang mẫu vải về treo tại chính văn phòng nơi nhân viên làm việc để xem màu dưới ánh sáng thật.

Bước 3 - May bộ mẫu (7-10 ngày). Không bỏ qua bước này với bất kỳ đơn hàng nào trên 20 sản phẩm. Bộ mẫu cho thấy dáng thật trên người thật, độ dày thật khi mặc cả ngày, và cho phép sửa trước khi cắt hàng loạt.

Bước 4 - Đo toàn bộ nhân sự (1-2 ngày tại chỗ). Chỉ tiến hành sau khi mẫu đã duyệt. Đo trước rồi mới sửa mẫu là làm hai lần việc.

Bước 5 - Cắt và may (4-6 tuần). Thời gian phụ thuộc số lượng và số chủng loại. Đơn có vest luôn lâu hơn đơn chỉ có sơ mi và quần vì công dựng và ủi định hình.

Bước 6 - Giao hàng và thử tại chỗ (1 ngày). Giao theo danh sách mã nhân viên, cho mặc thử ngay và ghi nhận bộ nào cần chỉnh.

Bước 7 - Chỉnh sửa và giao lại (7-10 ngày). Với đơn may đo tử tế, tỉ lệ cần chỉnh thường dưới 10%. Nếu con số này vượt 30% thì vấn đề nằm ở khâu đo hoặc khâu rập, không phải ở người mặc.

Bước 8 - Lưu hồ sơ. Rập của từng người lưu theo mã nhân viên, vải dư giữ theo tên doanh nghiệp. Đây là bước quyết định đơn bổ sung sau này có khớp màu và khớp form hay không.

Buổi đo: chuẩn bị thế nào để không mất giờ làm

Buổi đo là lúc doanh nghiệp phải bỏ giờ sản xuất ra nhiều nhất, nên tổ chức tốt tiết kiệm được đáng kể.

• Mỗi người mất 2-3 phút cho bộ số đo đầy đủ. Một cặp thợ đo được 25-30 người mỗi giờ.
• Chuẩn bị một phòng có gương, đủ sáng, và một người của công ty đứng điểm danh theo bảng lương.
• Sắp lịch theo ca hoặc theo tầng, gọi từng nhóm 10 người, không để cả trăm người xếp hàng cùng lúc.
• Chuẩn bị sẵn bộ áo mẫu theo size để nhân viên mặc thử. Người mặc thử rồi mới chốt số đo cho kết quả chính xác hơn hẳn chỉ đo bằng thước, đặc biệt với các vóc dáng đặc biệt.
• Ghi số đo kèm mã nhân viên, không ghi theo tên. Tên trùng nhau là nguyên nhân nhầm lẫn phổ biến nhất khi giao hàng.

Ba chỗ hay trễ tiến độ nhất

Kinh nghiệm sau nhiều năm làm đồng phục doanh nghiệp, tiến độ hầu như luôn vỡ ở ba chỗ sau, và cả ba đều nằm ở giai đoạn trước khi cắt vải.

• Chốt màu quá lâu. Nhiều bên liên quan, mỗi người một ý, mẫu vải đi qua lại nhiều vòng. Cách xử lý: giao quyền quyết định cuối cho một người ngay từ đầu, và giới hạn còn 3 phương án màu để chọn.
• Đo trước khi duyệt mẫu. Nếu sau đó mẫu bị sửa dáng, toàn bộ số đo cũ có thể không dùng được và phải đo lại. Luôn duyệt mẫu trước.
• Không tính dư số lượng. Doanh nghiệp đặt đúng số nhân sự hiện có, hai tháng sau tuyển thêm và phải đặt bổ sung lẻ, vừa đắt vừa lệch màu. Nên tính dư 10-15% ngay từ đầu.

Số lượng, mức tối thiểu và cách tính dư

Số lượng tối thiểu tại Mon Amie: vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30. Các mức này xuất phát từ khổ vải và công dựng rập, không phải từ chính sách bán hàng.

Về số bộ cho mỗi người: tối thiểu 2 bộ với khối văn phòng, 3 bộ với khối làm ngoài trời hoặc dưới xưởng. Riêng sơ mi nên cấp nhiều hơn vest và quần vì hỏng nhanh hơn, thường sau 18-24 tháng.

Về vải dư: mua trọn lô nhuộm ngay từ đơn đầu và giữ lại phần dư. Mỗi lô nhuộm cho ra một sắc độ hơi khác, và hai người mặc cùng mẫu nhưng khác lô đứng cạnh nhau là nhìn ra ngay.

Câu hỏi thường gặp

Cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ nhà may lần đầu?

Ba thứ: danh sách nhân sự chia theo nhóm chức năng kèm số lượng, ngân sách dự kiến theo từng nhóm, và mốc thời gian cần có hàng. Có ba thứ này thì buổi tư vấn đầu tiên đi thẳng vào việc chọn vải và mẫu, thay vì mất một buổi chỉ để làm rõ nhu cầu.

Có thể rút ngắn 4-6 tuần may không?

Có, nhưng bằng cách chia đợt chứ không phải ép tiến độ. Cách thường dùng là ưu tiên nhóm tiếp khách và nhóm cần gấp giao trước, các nhóm còn lại giao đợt sau. Ép cả đơn chạy nhanh hơn năng lực xưởng thì lỗi sẽ xuất hiện ở khâu ủi định hình và khâu kiểm, và cuối cùng vẫn mất thời gian ở khâu sửa.

Nhân viên mới vào sau thì làm sao có đồng phục?

Nếu doanh nghiệp đã tính dư và xưởng giữ vải cùng lô, chỉ cần đo riêng người mới và may bổ sung trong 7-10 ngày. Nếu đơn cũ không tính dư, phải mua vải mới và chấp nhận rủi ro lệch màu. Đây là lý do chúng tôi luôn nhắc khách tính dư ngay từ đầu.

Có cần đến showroom hay nhà may cử người xuống công ty?

Với đơn từ 20 người trở lên, chúng tôi cử người xuống văn phòng của quý khách để tư vấn mẫu và đo tại chỗ. Với đơn nhỏ hơn hoặc khi cần xem nhiều mẫu vải và mẫu thành phẩm, đến showroom sẽ nhanh hơn vì có sẵn hàng mẫu để mặc thử.

Mon Amie làm đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2 Quận 10 với hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Khâu cắt và may nằm trong xưởng của chúng tôi, mỗi đơn có một đầu mối theo suốt từ khảo sát tới bảo hành, và mọi sản phẩm được bảo hành chỉnh sửa trong 3 năm.