May đồng phục công ty tại TP.HCM: quy trình đặt hàng

Một đơn đồng phục công ty tại TP.HCM đi qua sáu bước và mất khoảng 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu. Phần lớn các đơn bị trễ không phải vì xưởng may chậm, mà vì hai bước đầu là chốt thiết kế và chốt danh sách số đo kéo dài hơn dự kiến. Bài viết này trình bày đủ sáu bước, các câu quý khách nên hỏi xưởng trước khi ký, và cách tính ngược lịch từ ngày cần dùng hàng.

Sáu bước của một đơn đồng phục

Bước 1 — Xác định nhu cầu theo công việc thật. Không bắt đầu từ catalogue mà bắt đầu từ câu hỏi: nhân sự làm gì trong tám tiếng. Người ngồi phòng lạnh, người ra vào nắng và người đứng tiếp khách cần ba loại vải khác nhau dù mặc chung một mẫu. Chốt luôn số bộ mỗi người được cấp, vì con số này quyết định vải cần dày hay mỏng: cấp hai bộ thì vải phải chịu được giặt liên tục.

Bước 2 — Chốt thiết kế và logo. Kiểu dáng, màu vải, vị trí và kỹ thuật xử lý logo. Đây là bước hay kéo dài nhất vì liên quan tới nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Nên cử một đầu mối duy nhất có quyền chốt.

Bước 3 — May mẫu. Xưởng may một bộ hoàn chỉnh bằng đúng vải và đúng kỹ thuật sẽ dùng cho hàng loạt. Quý khách mặc thử, giặt thử và soi kỹ. Ngày ký duyệt bộ mẫu này mới là ngày bắt đầu tính 4 đến 6 tuần.

Bước 4 — Đo số đo toàn bộ nhân sự. Thợ đến văn phòng đo trực tiếp từng người, hoặc mang bộ cỡ mẫu đến cho nhân viên mặc thử rồi chốt cỡ. Cách thứ hai nhanh hơn với đơn hàng đông người. Dù theo cách nào, danh sách phải khóa lại trước khi cắt vải.

Bước 5 — Đặt vải và sản xuất. Vải được đặt và nhuộm trọn một lô cho cả đơn hàng, sau đó vào cắt, may, thêu, hoàn thiện. Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất và cũng là phần xưởng chủ động được.

Bước 6 — Giao và chỉnh sửa. Nhân viên nhận hàng, mặc thử tại chỗ, ghi lại các trường hợp cần chỉnh. Một đơn hàng bình thường có khoảng 5 đến 10 phần trăm số bộ cần chỉnh nhẹ. Tỷ lệ này là chuyện thường và nên được tính trước vào lịch.

Tám câu nên hỏi xưởng trước khi ký

• Vải có thành phần sợi gì và trọng lượng bao nhiêu gram trên mét vuông?
• Toàn bộ đơn hàng có được nhuộm trong cùng một lô không?
• Vải đã xử lý co trước chưa, và mức co rút sau ba lần giặt là bao nhiêu phần trăm?
• Xưởng tự may hay đưa gia công bên ngoài? Nếu gia công thì ai kiểm hàng?
• Đường may được chừa bao nhiêu để sau này còn nới ra được?
• Logo xử lý bằng kỹ thuật gì, và có được duyệt trên vải thật trước khi chạy hàng loạt không?
• Chính sách chỉnh sửa sau khi giao kéo dài bao lâu?
• Đơn tái đặt cho nhân sự mới trong năm mất bao lâu, và có giữ được đúng lô vải không?

Câu cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng lại gây phiền nhất về sau. Một xưởng có lưu rập, lưu số đo và giữ vải cùng lô sẽ giúp doanh nghiệp bổ sung người mới trong 7 đến 10 ngày thay vì phải làm lại từ đầu.

Những khoản dễ bị bỏ sót khi tính chi phí

• Phí làm mẫu. Bộ mẫu tốn công như một đơn nhỏ. Nhiều nơi tính riêng, nhiều nơi khấu trừ vào đơn chính. Cần hỏi rõ.
• Phí thêu hoặc in logo. Tính theo số mũi chỉ với thêu, theo số màu với in lụa. Logo phức tạp có thể đội chi phí đáng kể trên mỗi sản phẩm.
• Vải dự phòng. Khoảng 5 phần trăm số lượng để dành cho người mới và trường hợp hư hỏng, cùng lô nhuộm.
• Phụ kiện đi kèm. Cà vạt, khăn, nơ, bảng tên. Những món nhỏ này cộng lại không nhỏ.
• Chi phí đo tận nơi nếu văn phòng nằm ngoài khu vực trung tâm.

Tính ngược lịch từ ngày cần dùng

Giả sử doanh nghiệp cần đồng phục cho lễ kỷ niệm ngày 1 tháng 12. Lịch lùi ngược nên là:

• Trước 10 tuần: chốt nhu cầu, chọn xưởng, bắt đầu bàn thiết kế.
• Trước 8 tuần: chốt thiết kế và logo, đặt may mẫu.
• Trước 7 tuần: duyệt bộ mẫu. Đây là mốc quan trọng nhất, trễ mốc này là trễ cả đơn.
• Trước 6 tuần: hoàn tất đo toàn bộ nhân sự, khóa danh sách.
• Trước 2 tuần: nhận hàng, phát cho nhân viên mặc thử.
• Trước 1 tuần: hoàn tất các bộ cần chỉnh.

Khoảng đệm hai tuần cuối không phải dư thừa. Đó chính là phần dành cho việc chỉnh sửa và cho những nhân sự vào làm muộn.

Câu hỏi thường gặp

Đặt bao nhiêu bộ thì xưởng nhận? Mon Amie nhận từ 5 bộ với vest và ghi lê, từ 20 với sơ mi và quần tây, từ 30 với áo thun. Ngưỡng khác nhau vì mỗi mã hàng có định mức đặt vải và định mức cắt riêng.

Có cần đo từng người không hay chỉ cần lấy cỡ? Với vest nên đo từng người, vì vest lộ ngay các sai lệch về vai và ngực. Với sơ mi, quần tây và áo thun, cách mặc thử bộ cỡ mẫu rồi chốt cỡ cho kết quả tốt và nhanh hơn nhiều khi số lượng lớn, chỉ cần ghi riêng các trường hợp ngoài bảng cỡ.

Nhân sự nghỉ việc hoặc mới vào giữa chừng thì sao? Nên đặt dư khoảng 5 phần trăm ngay từ đầu, phân bổ vào các cỡ phổ biến nhất. Phần dư này lấy cùng lô vải nên không bị lệch màu so với đợt đầu.

Sau một năm mặc, đồng phục sờn thì xử lý thế nào? Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho các vấn đề về đường may và form dáng. Với hao mòn do sử dụng, việc bổ sung theo đợt là hợp lý hơn thay toàn bộ, và doanh nghiệp nên lên ngân sách bổ sung hằng năm cho các vị trí hao mòn nhanh.

Xưởng của Mon Amie rộng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may làm việc trực tiếp trên đơn hàng, không qua gia công trung gian. Quý khách đến xem chuyền may bất cứ lúc nào trong giờ làm việc. Với một đơn đồng phục doanh nghiệp, được nhìn tận mắt nơi bộ đồ của mình được cắt và may là cách kiểm chứng đáng tin hơn mọi lời cam kết trên giấy.