May đồng phục công ty tại TP.HCM: quy trình sáu bước

May đồng phục công ty tại TP.HCM đi qua sáu bước: phân nhóm người mặc, chốt ngân sách trên đầu người, chọn vải và duyệt mẫu, lấy số đo, sản xuất và kiểm hàng, cuối cùng là bàn giao kèm phương án bổ sung về sau. Đơn hàng thất bại gần như luôn vì bỏ qua bước hai hoặc bước ba, chứ hiếm khi vì tay nghề may.

Mon Amie phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Dưới đây là trình tự chúng tôi vẫn dùng, viết ra để bộ phận hành chính nhân sự có thể dùng làm bảng kiểm khi làm việc với bất kỳ nhà may nào.

Bước 1: Phân nhóm người mặc trước khi nghĩ đến mẫu

Sai lầm phổ biến nhất là chọn một mẫu áo cho toàn công ty. Một doanh nghiệp thường có ít nhất ba nhóm với nhu cầu khác hẳn nhau:

• Nhóm tiếp khách và ban điều hành: vest, ghi lê, sơ mi cao cấp. Yêu cầu cao nhất về form và vải.
• Nhóm văn phòng: sơ mi và quần tây. Yêu cầu về độ thoải mái khi ngồi lâu và độ bền qua giặt thường xuyên.
• Nhóm hiện trường, kho vận, kỹ thuật: áo thun hoặc áo bảo hộ. Yêu cầu về độ thoáng, độ bền cơ học và an toàn.

Ba nhóm này có thể dùng chung một hệ màu và một logo, nhưng không nên dùng chung một loại vải. Bắt nhân viên kho mặc sơ mi cotton mỏng là hỏng áo sau ba tháng. Bắt nhân viên tiếp khách mặc áo thun cá sấu là hỏng hình ảnh ngay hôm đầu.

Bước 2: Chốt ngân sách theo đầu người, không theo tổng đơn

Ngân sách nên tính là: số tiền cho một người, nhân số người, cộng 10% dự phòng cho nhân sự mới trong năm. Cách tính này giúp quý khách nhìn ra ngay chỗ cần dồn tiền và chỗ có thể tiết chế.

Nguyên tắc phân bổ chúng tôi thường tư vấn: dồn ngân sách vào nhóm tiếp khách và nhóm mặc nhiều nhất. Một bộ vest cho trưởng phòng kinh doanh mặc ba năm đáng đầu tư hơn là nâng cấp vải cho nhóm chỉ mặc vài lần một quý.

Bước 3: Chọn vải và duyệt mẫu

Đây là bước quyết định. Ba việc phải làm cho xong trước khi cắt:

• Duyệt tem vải thật, không duyệt qua hình. Màu trên màn hình khác màu thật, và cảm giác tay là thứ không truyền qua ảnh được.
• Ký duyệt mẫu thiết kế có ghi rõ thông số: dáng cổ, số nút, vị trí và kích thước logo, màu chỉ, kiểu túi. Bản duyệt này là căn cứ khi nghiệm thu.
• May một bộ mẫu để mặc thử, không may thẳng cả đơn. Một bộ mẫu cho mặc thử trong hai ngày sẽ lộ ra những vấn đề mà đứng trước gương năm phút không thấy: tay áo vướng khi lái xe, quần chật khi ngồi lâu, cổ áo cọ khi cúi.

Cũng ở bước này phải chốt lượng vải cho toàn đơn và mua trọn một lô nhuộm. Hai mẻ nhuộm cùng mã màu vẫn lệch, và chỉ lộ ra khi cả tập thể đứng cạnh nhau.

Bước 4: Lấy số đo

Với đơn từ vài chục người trở lên, Mon Amie tổ chức đo tại doanh nghiệp. Mỗi người khoảng năm phút, hai đến ba thợ đo được 40 đến 60 người một buổi.

Ngoài số đo, thợ ghi chú tư thế của từng người: vai xuôi hay vai ngang, lưng gù, bụng trước, một bên vai thấp. Đây là phần bảng size không bao giờ xử lý được, và cũng là phần làm nên khác biệt giữa đồng phục may đo và đồng phục mua sẵn.

Bước 5: Sản xuất và kiểm hàng

Bốn đến sáu tuần từ ngày duyệt mẫu, tùy loại sản phẩm và số lượng. Trong quá trình đó, quý khách nên yêu cầu kiểm hàng giữa chuyền, tức là xem thành phẩm của khoảng 10% đầu tiên trước khi xưởng chạy hết đơn. Nếu có sai lệch, sửa mười bộ dễ hơn sửa hai trăm bộ.

Khi nghiệm thu, những điểm nên kiểm:

• Lật mặt trong xem đường vắt sổ có đều, có sót chỉ không.
• Soi ngược sáng vùng cổ áo và ve áo xem có gợn keo, có bọt khí không.
• Kiểm tra hai túi có đối xứng, sọc hoặc caro có khớp tại đường nối không.
• Đếm mũi chỉ trên một inch, sơ mi nên đạt 12 đến 14 mũi.
• Giặt thử một chiếc ba lần để xem độ co và độ bền màu trước khi phát cho toàn công ty.

Bước 6: Bàn giao và phương án bổ sung

Đơn hàng chưa kết thúc ở ngày giao. Ba việc nên thỏa thuận từ đầu:

• Nhà may giữ lại rập và vải dư cùng lô nhuộm để bổ sung cho nhân sự mới.
• Có chính sách chỉnh sửa khi nhân viên thay đổi vóc dáng.
• Có thời gian tái đặt cam kết. Ở Mon Amie, đơn tái đặt trên rập sẵn ra trong 7 đến 10 ngày.

Về số lượng tối thiểu, chúng tôi nhận vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nên đặt may bao nhiêu bộ cho mỗi nhân viên?

Với trang phục mặc hằng ngày như sơ mi, tối thiểu ba áo một người để có thời gian giặt và nghỉ giữa các lần mặc. Với vest, hai bộ cho người mặc thường xuyên, một bộ cho người chỉ mặc dịp tiếp khách.

Nên đặt dư bao nhiêu phần trăm?

Chúng tôi khuyên 8 đến 10% trên tổng số. Phần dư này dùng cho nhân sự tuyển thêm trong năm và cho các trường hợp hỏng ngoài ý muốn, tránh phải mở một đơn nhỏ với lô vải khác màu.

Bao lâu thì nhận được hàng?

Bốn đến sáu tuần tính từ ngày duyệt mẫu, không tính từ ngày liên hệ. Thời gian chọn vải và duyệt mẫu tùy tốc độ ra quyết định của doanh nghiệp, nên nếu có mốc sự kiện cố định, quý khách nên bắt đầu sớm hơn hai tuần so với tính toán.

Cách Mon Amie làm là không bỏ bước nào trong sáu bước trên, kể cả với đơn nhỏ. Xưởng hơn 1.000 m² tại Quận 10 với hơn 80 thợ may cho phép chúng tôi giữ toàn bộ công đoạn trong nhà, từ cắt, may, thùa khuy đến hoàn thiện, nên khi cần sửa thì sửa được ngay chứ không phải chờ qua bên thứ ba. Mọi sản phẩm bàn giao được bảo hành chỉnh sửa ba năm.