May đồng phục công ty tại TP.HCM: quy trình và chi phí

May đồng phục công ty tại TP.HCM là một dự án có tiến độ, không phải một lần mua hàng. Từ lúc chốt kiểu đến lúc nhận hàng thường mất 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu, và phần lớn rủi ro của đơn hàng nằm ở hai bước đầu: chốt kiểu và chuẩn hoá cỡ số. Doanh nghiệp làm kỹ hai bước đó thì các bước sau gần như không có sự cố.

Bài viết này mô tả quy trình thật của một đơn đồng phục công ty và những chỗ hay phát sinh.

Bước 1: Xác định đồng phục phục vụ việc gì

Trước khi bàn kiểu dáng, cần trả lời: ai mặc, mặc ở đâu, mặc bao nhiêu giờ mỗi ngày. Cùng một công ty nhưng nhân sự văn phòng, nhân sự kho và nhân sự tiếp khách cần ba bộ tiêu chuẩn khác nhau.

• Khối văn phòng, ngồi phòng lạnh: sơ mi cotton pha hoặc CVC, quần âu vải có độ đàn hồi nhẹ. Ưu tiên cảm giác mặc và độ giữ nếp.
• Khối tiếp khách, lễ tân, kinh doanh: cần vest hoặc ghi lê để nâng mức trang trọng, cần sự đồng đều màu sắc cao vì họ đứng cạnh nhau trước mặt khách.
• Khối sản xuất, kho vận, kỹ thuật: áo thun cá sấu hoặc áo bảo hộ, vải chịu ma sát, màu sẫm, đường may cuốn để không bung ở nách và sườn.

Đây cũng là lúc chốt tỉ lệ ngân sách. Chia ngân sách đều cho mọi vị trí thường là quyết định sai; nên dồn chất lượng vào những vị trí xuất hiện trước khách hàng.

Bước 2: Chốt kiểu, chọn vải và may mẫu duyệt

Xưởng dựng phác thảo theo bộ nhận diện của doanh nghiệp, chốt màu vải theo mã màu thương hiệu, rồi may một bộ mẫu thật để người của công ty mặc thử.

Bước may mẫu là bước nhiều doanh nghiệp muốn bỏ để tiết kiệm thời gian, và cũng là bước gây thiệt hại nhiều nhất khi bỏ. Sửa một bộ mẫu mất vài ngày; sửa hai trăm bộ đã cắt xong là chuyện khác hoàn toàn. Khi mặc thử, cần kiểm tra ba thứ mà hình vẽ không thể hiện được: áo có bị kéo căng khi giơ tay lên không, cổ áo có cấn gáy không, và màu vải dưới ánh đèn văn phòng của chính công ty trông ra sao.

Bước 3: Chuẩn hoá cỡ số cho toàn bộ nhân sự

Có ba cách làm, chọn theo quy mô:

• Đo từng người: chính xác nhất, phù hợp đội dưới 50 người hoặc các vị trí quan trọng. Xưởng cử thợ tới tận công ty đo theo ca để không làm gián đoạn công việc.
• Thử bộ cỡ mẫu: xưởng mang một bộ áo cỡ chuẩn từ S đến 3XL tới công ty, nhân viên mặc thử và tự chọn cỡ. Nhanh, sai số thấp, phù hợp đội vài trăm người.
• Thu bảng số đo tự khai: nhanh nhất nhưng sai số cao nhất, chỉ nên dùng cho áo thun.

Kinh nghiệm thực tế: luôn đặt dư khoảng 5-10% ở các cỡ phổ biến để dự phòng nhân sự mới và các trường hợp cần đổi cỡ sau khi nhận hàng.

Bước 4: Cắt đại trà, in thêu và giao hàng

Với đơn lớn, toàn bộ vải phải được mua trọn một lô nhuộm ngay từ đầu. Vải cùng mã màu nhưng khác lô có chênh lệch sắc độ rất nhỏ, đứng riêng không thấy nhưng xếp hàng chục người thành hàng thì lộ rõ. Đây là lý do xưởng luôn hỏi số lượng chính xác trước khi đặt vải, và cũng là lý do đơn bổ sung sau nhiều tháng đôi khi không thể khớp màu tuyệt đối với đơn gốc.

Về logo: thêu trực tiếp cho logo ít màu và có đường nét dứt khoát; in chuyển nhiệt hoặc in lụa cho logo nhiều màu chuyển sắc. Logo thêu trên vải mỏng cần lót giấy tan phía sau để mặt vải không nhăn co quanh hình thêu.

Những yếu tố làm phát sinh chi phí và thời gian

• Số lượng dưới mức tối thiểu: mỗi mã hàng có một mức sàn để bù chi phí lên rập và canh máy. Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.
• Nhiều mã hàng nhỏ lẻ: mười kiểu áo mỗi kiểu mười cái tốn nhiều công hơn hẳn một kiểu áo trăm cái.
• Vải đặt dệt riêng theo màu thương hiệu: đẹp và độc quyền nhưng cộng thêm thời gian nhuộm.
• Đổi kiểu sau khi đã duyệt mẫu: mọi thay đổi sau bước duyệt đều kéo lùi tiến độ.
• Dịp cuối năm: tháng 10 đến tháng 12 là cao điểm hội nghị và tất niên, xưởng nào cũng kín chuyền. Doanh nghiệp nên chốt phương án từ tháng 8-9.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu đặt đồng phục cuối năm từ khi nào? Nếu cần đồng phục cho tiệc tất niên hoặc hội nghị khách hàng tháng 12, hãy bắt đầu trao đổi từ tháng 9. Trừ ngược lại: khoảng hai tuần cho khâu chốt kiểu và may mẫu, một tuần cho khâu đo cỡ, rồi 4-6 tuần sản xuất, cộng thêm khoảng đệm cho việc đổi cỡ khi nhận hàng.

Đơn bổ sung giữa năm có khớp với đợt đầu không? Về kiểu dáng thì khớp tuyệt đối vì xưởng lưu rập của quý khách. Về màu, nếu vải còn trong cùng lô nhuộm thì khớp hoàn toàn; nếu lô cũ đã hết, xưởng sẽ so mẫu để chọn lô gần nhất và báo trước cho quý khách mức chênh lệch, thay vì giao rồi mới nói.

Nhân viên nghỉ việc, đồng phục còn mới thì xử lý sao? Nhiều doanh nghiệp thu hồi và giặt để cấp lại cho người mới có cùng cỡ. Cách này hiệu quả nếu đồng phục không thêu tên riêng - đây là lý do nên thêu tên trên bảng tên rời gắn nam châm hoặc kim cài, thay vì thêu trực tiếp lên áo.

Có bảo hành gì sau khi giao hàng không? Mon Amie nhận chỉnh sửa trong 3 năm cho các sản phẩm do xưởng may: lên lai, nới sườn, thay dựng cổ, thay khoá. Đây là dịch vụ đi kèm chứ không phải gói mua thêm.

Mon Amie làm nghề may từ năm 1991, hiện có xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 với hơn 80 thợ may làm việc trực tiếp, không qua gia công ngoài. Mỗi năm chúng tôi phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, và cách làm không đổi: một bộ mẫu thật để quý khách mặc thử trước khi cắt đại trà, rập được lưu lại cho các đợt sau, và bộ phận chỉnh sửa luôn sẵn sàng khi nhân sự thay đổi vóc dáng.