May đồng phục công sở cuối năm: đếm ngược lịch đặt hàng

Muốn nhân viên có đồng phục mới mặc từ ngày làm việc đầu năm, doanh nghiệp cần bắt đầu sớm hơn nhiều so với hình dung của phần lớn phòng hành chính. Tính ngược lại: thời gian may 4 đến 6 tuần kể từ ngày duyệt mẫu, cộng khoảng hai tuần cho khâu may mẫu và mặc thử, cộng thời gian đặt vải. Nghĩa là mốc an toàn để chốt mẫu và chốt vải là khoảng hai tháng rưỡi trước Tết. Bài viết này đi qua từng mốc và chỉ ra những chỗ dễ trễ hạn nhất.

Vì sao cuối năm là mùa cao điểm

Ba dòng chảy dồn vào cùng một quý. Doanh nghiệp muốn tiêu nốt ngân sách phúc lợi trong năm tài chính. Các công ty làm dịch vụ muốn nhân viên chỉn chu trong mùa tiệc tất niên và mùa tiếp khách. Và nhân sự mới tuyển trong năm cần được cấp đồng phục đồng loạt.

Điều đó tạo ra một hệ quả kỹ thuật mà ít doanh nghiệp lường trước: nguồn vải cuối năm hẹp hơn bình thường. Các lô vải nhập về đã được đặt trước từ nhiều tháng, và tới tháng cuối trước Tết, phần lớn xưởng dệt và nhà cung cấp bắt đầu dừng nhận đơn mới. Doanh nghiệp chốt mẫu muộn thường phải đổi sang màu hoặc chất vải còn hàng, chứ không phải màu đã chọn từ đầu.

Đếm ngược lịch đặt hàng

Đây là mốc thời gian chúng tôi thường đưa cho khách, tính lùi từ ngày cần nhận hàng.

• Trước 10 đến 12 tuần: chốt loại đồng phục, số lượng, ngân sách. Xin mẫu vải về xem dưới ánh sáng tại chính văn phòng của quý khách, không chỉ xem tại showroom.
• Trước 8 đến 10 tuần: chốt vải và đặt trọn lô nhuộm. Đây là mốc quan trọng nhất trong cả tiến trình.
• Trước 7 đến 8 tuần: duyệt thiết kế, duyệt bản thêu hoặc bản in logo trên chính nền vải sẽ dùng.
• Trước 6 đến 7 tuần: may bộ mẫu, cho nhân viên mặc thử và chốt size. Đo riêng những người có dáng đặc biệt.
• Trước 4 đến 6 tuần: chạy hàng loạt.
• Trước 1 tuần: nhận hàng, kiểm đếm, phát cho nhân sự. Luôn chừa một tuần đệm cho việc đổi size lẻ.

Chỗ hay trễ nhất không nằm ở xưởng may mà nằm ở khâu duyệt. Một bản thêu logo chờ ban giám đốc duyệt trong hai tuần là toàn bộ lịch phía sau bị đẩy lùi hai tuần. Vì vậy quý khách nên xác định trước ai là người có quyền chốt cuối cùng và hẹn sẵn lịch cho họ xem mẫu.

Ba việc nên làm ngay khi lên kế hoạch

• Mua trọn lô vải nhuộm cho cả đơn. Mỗi lô nhuộm cho ra một sắc độ hơi khác nhau, kể cả cùng nhà máy và cùng mã màu. Chênh lệch đó lộ ngay khi hai người mặc hai áo khác lô ngồi cạnh nhau, rõ nhất với navy và xám. Nên tính dư phần vải cho nhân sự tuyển trong hai năm tới.
• Đặt dư khoảng 10% số lượng. Sang năm sau, tìm lại đúng lô vải cũ gần như là không thể, còn nhân sự mới thì tháng nào cũng có.
• Rà lại bộ size từ lần đặt trước. Nếu doanh nghiệp đã từng đặt, số đo đã lưu sẽ rút ngắn rất nhiều thời gian: đơn tái đặt theo mẫu và số đo cũ chỉ mất 7 đến 10 ngày thay vì 4 đến 6 tuần.

Cuối năm nên đặt loại đồng phục nào

Với đợt cuối năm, chúng tôi thường tư vấn ưu tiên theo thứ tự sau, vì thời gian eo hẹp.

• Sơ mi và quần tây: đây là nhóm nhân sự mặc hàng ngày và cũng là nhóm hao mòn nhanh nhất, nên đáng ưu tiên ngân sách. Nhận từ 20 bộ.
• Vest hoặc ghi lê cho bộ phận tiếp khách: dùng nhiều trong mùa tiệc và mùa tiếp đối tác đầu năm. Nhận từ 5 bộ. Riêng ở khí hậu Việt Nam, chiếc ghi lê rời thường hiệu quả hơn bộ vest ba mảnh: nhân viên mặc ghi lê với sơ mi vẫn chỉn chu trong buổi tiếp khách, đến khi ra ngoài trời nóng thì không phải mang thêm lớp áo khoác.
• Áo thun cho đội kho, đội kỹ thuật, đội sự kiện tất niên: nhận từ 30 chiếc, thời gian sản xuất ngắn hơn hàng may đo.

Câu hỏi thường gặp

Đặt trễ thì còn cách nào kịp trước Tết không? Cách khả thi nhất là chọn từ nhóm vải đang có sẵn tại kho thay vì đặt vải nhập theo màu riêng, và giữ nguyên mẫu thiết kế cũ nếu doanh nghiệp đã từng đặt. Với đơn tái đặt theo mẫu và số đo đã lưu, thời gian rút xuống 7 đến 10 ngày. Còn với đơn hoàn toàn mới, chúng tôi sẽ nói thẳng nếu lịch không kịp, thay vì nhận rồi giao trễ.

Ngân sách nên phân bổ thế nào? Nguyên tắc thực tế là dồn phần lớn ngân sách vào món mặc hàng ngày. Một chiếc sơ mi tốt được mặc khoảng một trăm lần mỗi năm, còn bộ vest dự tiệc có khi chỉ vài lần. Nếu ngân sách hạn chế, hãy nâng chất vải sơ mi và quần tây trước, vest để đợt sau.

Nhân viên mới vào giữa năm thì cấp đồng phục ra sao? Đây chính là lý do nên mua dư vải và đặt dư số lượng ngay từ đầu. Chúng tôi lưu lại thông số vải, mẫu thiết kế và bộ size của từng đơn hàng, nên các đợt bổ sung chỉ cần xác nhận số lượng và size là chạy được.

Đồng phục cũ bị chật hoặc rộng có sửa được không? Được. Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho sản phẩm may đo, và chúng tôi luôn chừa đường may dự phòng ở sườn áo và cạp quần khi may, chính là để phục vụ việc này về sau.

Mon Amie may đồng phục doanh nghiệp từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại Quận 10 với hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Vào mùa cuối năm, chúng tôi lên lịch sản xuất theo ngày nhận hàng của từng doanh nghiệp và báo trước nếu một mốc nào đó có nguy cơ trễ, để quý khách còn kịp điều chỉnh.