May đồng phục công sở: từ chốt mẫu đến ngày giao

Một đơn đồng phục công sở mất 4-6 tuần để may, tính từ ngày doanh nghiệp duyệt bộ mẫu. Nhưng phần lớn thời gian thực tế của cả dự án lại nằm trước mốc đó: chốt bộ sản phẩm gồm những món gì, phân tầng theo bộ phận, chọn vải và may mẫu để mặc thử. Doanh nghiệp nào muốn có đồng phục kịp một sự kiện cụ thể nên bắt đầu trước ngày đó ít nhất mười tuần.

Bài viết này đi qua từng mốc của quy trình và những chỗ hay bị nén thời gian dẫn đến hỏng việc.

Chốt bộ đồng phục gồm những món gì

Trước khi bàn đến kiểu dáng, phải trả lời câu hỏi mỗi nhân sự nhận bao nhiêu món và mấy bộ. Cấu hình phổ biến:

• Khối văn phòng: 2-3 áo sơ mi, 2 quần tây hoặc chân váy. Ba bộ tốt hơn hai, không phải vì mặc ít hơn mà vì mỗi bộ được nghỉ đủ 24 giờ để sợi vải hồi lại hình dạng, nhờ đó bền hơn rõ rệt.
• Khối kinh doanh, lễ tân, quản lý: thêm 1 áo vest hoặc ghi lê. Đây là món tạo khác biệt về hình ảnh khi gặp khách.
• Khối kỹ thuật, kho, hiện trường: 2-3 áo thun có cổ hoặc áo bảo hộ, quần kaki. Vải cần định lượng cao hơn để chịu mài mòn.

Ngân sách nên phân bổ không đều. Đầu tư nhiều vào nhóm tiếp xúc khách hàng, tiết chế ở nhóm nội bộ. Cùng một tổng chi, cách này cho hiệu quả hình ảnh cao hơn nhiều so với chia đều mọi người.

Phân tầng theo bộ phận thay vì may đồng loạt

Sai lầm phổ biến là may một mẫu duy nhất cho cả công ty. Người ngồi phòng lạnh cả ngày và người ra vào kho không thể mặc cùng một loại vải. Cách làm hiệu quả là giữ chung màu và logo, thay đổi chất liệu và kiểu dáng theo bộ phận:

• Cùng mã màu xanh navy, khối văn phòng dùng sơ mi vải pha 65/35 định lượng 120 g/m2, khối kho dùng áo có cổ vải dày hơn và quần kaki 250 g/m2.
• Phân biệt cấp bậc bằng chi tiết nhỏ: màu ghi lê, màu khăn, đường viền bo cổ tay áo. Không nên phân biệt bằng cách cho một nhóm mặc đồ rõ ràng đẹp hơn nhóm còn lại.
• Với đơn hàng nhiều bộ phận, tất cả vải cùng màu phải cắt từ cùng một lô nhuộm. Hai lô nhuộm cùng mã màu vẫn lệch vài phần trăm sắc độ, và độ lệch đó lộ ngay khi các bộ phận đứng chung trong một buổi họp toàn công ty.

Lịch triển khai và những mốc không nén được

• Tuần 1-2: khảo sát và chọn vải. Xem mẫu vải thật, sờ, kéo thử độ giãn, soi ánh sáng kiểm tra độ lộ. Bước này không nên làm qua ảnh.
• Tuần 3-4: may bộ mẫu và mặc thử. Nên cho ít nhất ba nhân sự có vóc dáng khác nhau mặc thử, chứ không chỉ một người dáng chuẩn. Đây là mốc quan trọng nhất và cũng là mốc hay bị bỏ qua nhất khi doanh nghiệp gấp.
• Tuần 5: đo toàn bộ nhân sự. Đội của chúng tôi đến tận doanh nghiệp, đo trong một buổi. Với đơn dùng size chuẩn, chúng tôi mang bộ áo mẫu các size cho nhân viên mặc thử thay vì để mọi người tự khai.
• Tuần 5 đến tuần 10: sản xuất. 4-6 tuần từ ngày duyệt mẫu, tùy số lượng và độ phức tạp.
• Sau đó: chỉnh sửa lần cuối. Luôn có một tỉ lệ nhỏ cần chỉnh tay áo, ống quần, ly eo. Nên chừa một tuần cho việc này.

Đơn tái đặt theo mẫu đã có rập chỉ mất 7-10 ngày, vì bỏ được toàn bộ giai đoạn chốt mẫu và dựng rập.

Bốn sai lầm hay gặp

• Để nhân viên tự khai size. Mỗi thương hiệu bán lẻ có bộ size khác nhau, người ta khai theo thói quen mua sắm chứ không theo số đo thật. Phải cho mặc thử áo mẫu.
• Bỏ qua bước giặt thử vải. Vải cotton chưa xử lý chống co có thể co 3-5% sau lần giặt đầu. Áo vừa lúc nhận sẽ chật sau một tháng.
• Chọn màu quá sáng cho vị trí dễ bám bẩn. Áo trắng cho nhân viên kho hoặc bếp là quyết định sẽ phải trả giá sau ba tháng.
• Không giữ lại vải dư và danh sách size. Sang năm tuyển người mới, doanh nghiệp phải bắt đầu lại từ đầu và chấp nhận màu lệch so với đợt cũ.

Số lượng tối thiểu tại Mon Amie: sơ mi và quần tây từ 20 cái, áo thun từ 30 cái, vest và ghi lê từ 5 bộ.

Câu hỏi thường gặp

Có thể rút ngắn thời gian may xuống dưới bốn tuần không? Với đơn mới hoàn toàn thì rất khó, vì các công đoạn dựng rập, ép mex và hoàn thiện đều có thời gian tối thiểu về mặt kỹ thuật. Cách rút ngắn thực tế là chọn mẫu có sẵn rập và vải sẵn kho, khi đó thời gian có thể xuống mức của đơn tái đặt là 7-10 ngày. Nếu doanh nghiệp có mốc sự kiện cố định, nên bắt đầu sớm thay vì nén giai đoạn duyệt mẫu.

Ai nên là người duyệt mẫu ở phía doanh nghiệp? Nên có ba bên: người phụ trách nhân sự hoặc hành chính, một đại diện của bộ phận sẽ mặc, và người có thẩm quyền quyết định ngân sách. Thiếu đại diện người mặc là nguyên nhân phổ biến nhất khiến đồng phục được duyệt xong rồi nhân viên không muốn mặc.

Sau khi giao hàng, nếu có người cần chỉnh thì sao? Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm. Trong thời gian đó, nhân sự thay đổi vóc dáng hoặc sản phẩm cần chỉnh lại đường may đều được xử lý. Chúng tôi lưu rập, mã vải và danh sách size của từng đơn để phục vụ cả việc chỉnh sửa lẫn may bổ sung.

Mon Amie hoạt động từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may. Mỗi năm chúng tôi phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, và điều đầu tiên chúng tôi làm với một đơn hàng mới không phải gửi bảng giá mà là hỏi nhân sự của quý khách làm việc trong điều kiện nào, để chọn vải và kiểu dáng trước, tính tiền sau.