May đồng phục công sở: quy trình từ mẫu tới giao hàng

Một đơn đồng phục công sở làm đúng quy trình mất từ bốn tới sáu tuần kể từ ngày duyệt mẫu, và trải qua bảy bước rõ ràng. Hiểu bảy bước này giúp người phụ trách nhân sự biết mình cần chuẩn bị gì ở từng giai đoạn, biết chỗ nào có thể rút ngắn và chỗ nào tuyệt đối không nên bỏ. Phần lớn sự cố trong ngành đồng phục đến từ việc bỏ qua bước ba và bước năm.

Bước 1 và 2: khảo sát nhu cầu và chốt phương án

Trước khi bàn tới vải và kiểu dáng, cần trả lời mấy câu rất thực tế: những bộ phận nào mặc đồng phục, mỗi bộ phận làm việc trong điều kiện gì, mặc mấy ngày một tuần, ai giặt và giặt bằng cách nào. Câu trả lời quyết định gần như toàn bộ phần kỹ thuật phía sau.

Nhân viên kinh doanh đi gặp khách ngoài trời cần vải nhẹ và chống nhăn; nhân viên kế toán ngồi phòng lạnh cả ngày lại cần lớp khoác nhẹ; bộ phận kho cần vải dày và đường may gia cố. Gom tất cả vào một mẫu đồng phục duy nhất là cách nhanh nhất để có một bộ đồ không ai muốn mặc.

Ở bước chốt phương án, ba việc cần xong: chọn kiểu dáng cho từng nhóm, chọn bảng màu chung, và chọn mã vải kèm định lượng cụ thể. Định lượng vải nên ghi rõ trong hợp đồng chứ không chỉ ghi tên vải, vì cùng một mã vải vẫn có nhiều mức định lượng và giá chênh nhau đáng kể.

Bước 3: may mẫu và mặc thử thật

Đây là bước hay bị cắt nhất vì nó tốn một tới hai tuần, và cũng là bước gây thiệt hại lớn nhất khi bị cắt.

Bộ mẫu cần được may hoàn chỉnh bằng đúng loại vải sẽ dùng, rồi cho ít nhất ba nhân viên có vóc dáng khác nhau mặc thử trọn một ngày làm việc bình thường. Không phải mặc thử trước gương năm phút, mà là mặc đi làm: ngồi máy tính, lái xe máy, giơ tay lấy hồ sơ trên kệ. Chỉ có ngày làm việc thật mới cho biết vòng nách có chật không, lai áo có tuột ra khỏi quần khi ngồi không, và cổ áo có cấn khi cúi không.

Phản hồi từ bước này được đưa vào chỉnh rập. Sau khi chỉnh, rập được lưu lại và trở thành tài sản của đơn hàng, dùng cho mọi đợt bổ sung sau này.

Bước 4: lấy số đo và lên bảng size

Với đơn hàng công ty, cách làm hiệu quả là kết hợp hai phương pháp. Phần lớn nhân sự được xếp vào bảng size chuẩn sau khi đo nhanh ba số đo chính là vòng ngực, vòng eo và chiều cao. Những người nằm ngoài bảng, thường chiếm khoảng năm tới mười phần trăm, được lấy số đo đầy đủ và cắt riêng theo rập điều chỉnh.

Kinh nghiệm thực tế: nên tổ chức một buổi đo tập trung tại văn phòng thay vì để nhân viên tự khai số đo. Số đo tự khai sai lệch rất nhiều, đặc biệt ở vòng eo, và mỗi sai lệch là một bộ đồ phải sửa lại sau khi giao.

Bước 5: cắt và chuẩn bị vải

Bước này diễn ra trong xưởng và khách ít khi nhìn thấy, nhưng có hai việc quyết định chất lượng cuối cùng.

• Vải phải được xả trước khi cắt, tức trải ra để nghỉ ít nhất một đêm cho hết co kéo do cuộn. Cắt ngay trên vải vừa tháo cuộn sẽ cho ra thân áo bị lệch canh sợi, và bộ đồ sẽ xoắn nhẹ sau vài lần giặt.
• Vải phải được mua trọn lô nhuộm cho toàn đơn hàng, kèm phần dư lưu kho. Hai lô nhuộm khác nhau của cùng một mã màu luôn lệch sắc, và độ lệch chỉ lộ ra khi nhiều người đứng cạnh nhau.

Với đơn hàng lớn, các chi tiết cùng loại của tất cả các size được cắt trên cùng một bàn sơ đồ để tiết kiệm vải và đảm bảo cùng chiều canh sợi.

Bước 6 và 7: may, hoàn thiện, kiểm và bàn giao

Chuyền may chia theo cụm chi tiết chứ không may nguyên bộ bởi một người, nên đường may đồng đều hơn giữa các sản phẩm. Sau khi ráp xong, sản phẩm qua khu ủi ép và khu kiểm.

Những lỗi phổ biến mà khâu kiểm phải bắt được:

• Lệch cúc, lệch khuyết, khoảng cách khuy không đều.
• Đường may nhăn ở vòng nách và ở đáp cổ.
• Thêu logo lệch vị trí so với bản duyệt, hoặc mặt sau chỉ thêu chưa cắt gọn gây ngứa.
• Sắc vải khác nhau giữa các sản phẩm trong cùng lô, thường do lẫn vải đầu cây và cuối cây.

Khi bàn giao, ngoài hàng hóa, quý khách nên nhận đủ bộ hồ sơ gồm bảng size đã dùng, mã vải và mã lô nhuộm, quy cách vị trí logo, hướng dẫn giặt ủi, và lượng vải dư còn giữ tại kho. Bộ hồ sơ này chính là thứ giúp đợt bổ sung năm sau khớp hoàn toàn với đợt đầu.

Câu hỏi thường gặp

Có thể rút ngắn thời gian sản xuất không? Có thể rút bằng cách chọn vải sẵn có trong kho thay vì vải đặt dệt, và chốt mẫu nhanh. Nhưng không nên rút bằng cách bỏ bước may mẫu. Đơn tái đặt trên rập đã có sẵn chỉ mất 7 tới 10 ngày, đó mới là cách rút thời gian an toàn.

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu? Áo sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30, vest và ghi lê từ 5 bộ.

Nhân viên mới vào sau này thì làm sao có đồ đồng bộ? Đó chính là lý do phải lưu rập và lưu vải dư cùng lô nhuộm. Chúng tôi giữ cả hai cho từng đơn hàng, nên đợt bổ sung sau khớp cả về form lẫn màu.

Bộ đồ bị chật hoặc rộng sau một thời gian thì xử lý thế nào? Mang tới để chúng tôi chỉnh. Vì rập gốc còn lưu và đường may có chừa dự trữ, việc nới hoặc bóp trong biên độ một tới hai size là làm được. Chính sách bảo hành chỉnh sửa của chúng tôi là 3 năm.

Mon Amie may đồng phục từ năm 1991, với xưởng riêng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10 và hơn 80 thợ may, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Chúng tôi không vào chuyền khi bộ mẫu chưa được nhân viên của quý khách mặc thử trong một ngày làm việc thật, vì một lỗi rập không được phát hiện ở bộ mẫu sẽ trở thành lỗi trên toàn bộ đơn hàng.