May đồng phục công sở: quy trình và chi phí thực tế

May đồng phục công sở cho một doanh nghiệp là một dự án nhỏ chứ không phải một lần mua hàng. Từ lúc bắt đầu tới lúc nhân viên mặc lên người thường mất 6 đến 8 tuần, đi qua năm bước: khảo sát nhu cầu, chọn vải, may mẫu thử, đo toàn bộ nhân sự, sản xuất và giao. Bài này mô tả từng bước và giải thích những yếu tố thực sự quyết định chi phí.

Năm bước của một đơn đồng phục công sở

Khảo sát nhu cầu. Trước khi bàn tới vải, cần biết mỗi bộ phận mặc gì và mặc trong điều kiện nào. Nhân viên ngồi máy lạnh cả ngày và nhân viên kinh doanh chạy ngoài đường cần hai loại vải khác nhau, dù mặc cùng một kiểu áo. Chúng tôi cũng hỏi về tần suất giặt, vì đồng phục giặt mỗi ngày cần vải bền màu hơn hẳn.

Chọn vải trên mẫu thật. Bước này không nên làm qua ảnh. Màu trên màn hình luôn lệch, và độ dày, độ rủ, độ nhăn của vải thì ảnh không thể hiện được. Mon Amie mang bảng vải tới văn phòng để quý khách xem dưới đúng ánh sáng nơi nhân viên làm việc.

May mẫu thử và cho mặc một ngày thật. Đây là bước hay bị bỏ qua để tiết kiệm hai tuần, và cũng là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất về sau. Chúng tôi may một bộ cho mỗi dáng người tiêu biểu, để nhân viên mặc một ngày làm việc bình thường. Những chỗ vướng chỉ lộ ra khi ngồi gõ phím, khi cúi lấy tài liệu, khi đeo thẻ nhân viên, chứ không lộ ra khi đứng thử trong showroom.

Đo toàn bộ nhân sự. Sau khi chỉnh rập theo phản hồi, chúng tôi tới văn phòng đo cho từng người. Một buổi đo được khoảng 40 đến 60 người tùy loại sản phẩm.

Sản xuất và giao. Thời gian may 4 đến 6 tuần từ ngày duyệt mẫu. Khi giao, có người của Mon Amie đi cùng để ghi nhận ngay các trường hợp cần chỉnh.

Những yếu tố thực sự quyết định chi phí

Chi phí đồng phục không nằm ở chỗ nhiều người tưởng. Ba yếu tố có tác động lớn nhất:

• Loại vải: đây là phần chiếm tỷ trọng lớn nhất và cũng biến động nhất. Chênh lệch giữa một mã wool pha và một mã wool cao cấp có thể gấp nhiều lần, trong khi công may gần như không đổi.
• May đo theo số đo hay may theo bảng size: may đo cần rập riêng cho từng người, tốn công cắt và công đo. Bù lại, tỷ lệ phải sửa sau khi giao gần như bằng không.
• Độ phức tạp của kiểu: vest nhiều lớp lót, áo có họa tiết cần khớp hoa văn, chi tiết viền hoặc chần nổi đều tốn công. Vest caro tốn nhiều vải hơn vest trơn cùng size vì phải cắt sao cho hoa văn khớp qua các đường ráp.

Số lượng cũng ảnh hưởng, nhưng theo cách khác với trực giác. Đơn nhỏ đắt hơn không phải vì công may cao hơn, mà vì việc trải vải và cắt lẻ kém hiệu quả, và vì không đủ để mua trọn lô nhuộm. Mức tối thiểu của Mon Amie là vest và gi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 sản phẩm.

Chuyện lô nhuộm vải mà ít nơi nói với khách

Với đơn hàng lớn, chúng tôi luôn mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ đơn. Lý do rất cụ thể: vải cùng mã màu nhưng khác lô nhuộm sẽ lệch tông rất nhẹ. Cầm từng cái lên nhìn thì không ai thấy. Nhưng khi cả phòng ba mươi người đứng chung một khung hình chụp ảnh công ty, sự chênh lệch đó hiện ra rõ mồn một, và không có cách nào sửa được ngoài may lại.

Hệ quả thực tế với doanh nghiệp: nếu quý khách dự kiến tuyển thêm người trong năm, hãy đặt dư vải cùng lô ngay từ đầu, hoặc đặt dư khoảng 10 phần trăm số lượng sản phẩm. Chi phí giữ vải thấp hơn nhiều so với việc phải nhuộm riêng một lô nhỏ về sau.

Chi tiết kỹ thuật nên yêu cầu

• Chừa đất ở đường sườn và lai: nhân sự lên xuống cân là chuyện bình thường. Đường may có đất sửa sẽ kéo dài tuổi thọ bộ đồ thêm nhiều năm.
• Thêu logo thay vì in: với đồ mặc và giặt hàng ngày, hình in bong sau vài chục lần giặt, mũi thêu thì không. Trên vải mỏng, mũi thêu cần lót mặt sau, nếu không sẽ kéo nhăn vải quanh logo.
• Gia cố các điểm chịu lực: nách áo, đáy quần, miệng túi là ba chỗ hỏng trước nhất. Đóng bọ hoặc may lại mũi ở những điểm này.
• Cúc khâu chân đứng: bền hơn cúc khâu sát mặt vải, vì phần chân cúc chịu lực thay cho sợi chỉ.
• Màu thương hiệu đặt ở chi tiết: cà vạt, khăn, viền cổ, chỉ may. Phủ màu thương hiệu lên toàn bộ thân áo thường khó mặc và nhanh lỗi mốt.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao cần tới 4 đến 6 tuần để may đồng phục?

Vì đó là thời gian sản xuất thật của một lô hàng may đo: nhập vải đúng lô nhuộm, ra rập theo số đo, trải vải và cắt, vào chuyền may, hoàn thiện và kiểm. Rút ngắn được là khi doanh nghiệp đã có rập và hồ sơ số đo tại Mon Amie, khi đó đơn tái đặt chỉ mất 7 đến 10 ngày.

Đồng phục nên thay mới bao lâu một lần?

Với đồng phục văn phòng mặc năm ngày một tuần, chu kỳ hợp lý là 2 đến 3 năm. Sơ mi thường xuống trước, vest và gi lê giữ được lâu hơn nhiều vì tần suất giặt thấp hơn. Nhiều doanh nghiệp chọn cách thay sơ mi mỗi năm và giữ vest lâu hơn.

Có thể đặt riêng từng bộ phận thay vì cả công ty một lúc không?

Được, miễn mỗi đơn đạt mức tối thiểu. Nhưng nếu các bộ phận dùng chung một màu vải, nên đặt vải một lần cho toàn bộ để tránh lệch lô nhuộm giữa các đợt.

Nhân viên không hài lòng với đồng phục thì xử lý ra sao?

Đây là lý do bước may mẫu thử tồn tại. Cho vài nhân viên ở các dáng người và bộ phận khác nhau mặc thử một ngày thật, thu phản hồi, rồi mới vào chuyền. Sau khi giao, Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm nên các trường hợp cần sửa vẫn xử lý được, nhưng chỉnh trước khi sản xuất hàng loạt vẫn tốt hơn nhiều.

Mon Amie may đồng phục và veston từ năm 1991. Xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, hơn 80 thợ may, 5 showroom tại TP.HCM, mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Chúng tôi giữ hồ sơ số đo và rập của từng doanh nghiệp trong hệ thống, để những lần đặt sau chỉ còn là việc chọn vải và báo số lượng.