Đồng phục doanh nghiệp: quy trình triển khai từng bước

Một đơn hàng đồng phục doanh nghiệp chạy trơn tru thường mất 6-8 tuần và đi qua sáu bước rõ ràng. Phần lớn sự cố mà chúng tôi từng gặp không đến từ khâu may, mà đến từ hai chỗ: doanh nghiệp chưa chốt xong danh sách nhân sự trước khi đo, và bỏ qua bước duyệt mẫu để tiết kiệm thời gian. Dưới đây là quy trình đầy đủ cùng những chỗ hay phát sinh.

Bước 1: Xác định nhu cầu trước khi hỏi giá

Trước khi liên hệ bất cứ nhà may nào, doanh nghiệp nên trả lời xong bốn câu:

• Đồng phục cho nhóm nhân sự nào, mỗi nhóm bao nhiêu người?
• Nhân viên làm gì trong tám tiếng — ngồi máy lạnh, đứng quầy, ra ngoài trời, hay đi công trường?
• Mỗi người nhận mấy bộ và bao lâu cấp lại một lần?
• Ngân sách trên mỗi người là bao nhiêu?

Câu thứ hai quan trọng hơn câu thứ tư. Nhân viên đứng quầy tám tiếng cần vải thoáng và định lượng nhẹ; nhân viên tiếp khách cần vải rũ và giữ nếp; nhân viên kho cần đường may gia cố và màu chịu bẩn. Cùng một mức ngân sách nhưng chọn sai chất vải thì bộ đồng phục sẽ bị nhân viên tự bỏ không mặc sau vài tháng, và đó mới là khoản lãng phí lớn nhất.

Bước 2: Chọn kiểu và chất vải

Ở bước này quý khách xem mẫu thật, sờ vải thật, không xem qua ảnh. Màu vải dưới ánh đèn showroom, ánh đèn văn phòng và ánh sáng ngoài trời cho ba kết quả khác nhau — nên yêu cầu mang mẫu vải ra chỗ sáng tự nhiên trước khi chốt.

Cần chốt bằng văn bản: mã vải, tên nhà máy dệt, định lượng g/m, mã màu, quy cách logo (thêu hay in, kích thước, vị trí). Giữ lại một mẩu vải mẫu có chữ ký hai bên để đối chiếu khi nhận hàng.

Bước 3: Duyệt mẫu — bước không nên bỏ

Xưởng may một bộ hoàn chỉnh, doanh nghiệp cho hai đến ba nhân viên có vóc dáng khác nhau mặc thử trong nửa ngày làm việc thật.

Đây là lúc lộ ra những thứ bản vẽ không cho thấy: logo bị lệch khi người mặc có ngực đầy, thân áo hụt khi nhân viên với tay lên kệ cao, cổ áo cọ gáy khi ngồi máy tính lâu, màu vải nhìn khác hẳn dưới đèn văn phòng. Sửa ở giai đoạn này tốn một bộ; phát hiện sau khi đã cắt ba trăm bộ là câu chuyện hoàn toàn khác.

Bước 4: Đo số đo hoặc xác định size

Hai phương án, tuỳ ngân sách và tính chất nhân sự.

May đo từng người cho form đẹp nhất. Đội đo của xưởng đến tận văn phòng, mỗi người mất khoảng 5 phút. Doanh nghiệp cần bố trí một phòng riêng và chốt danh sách nhân sự trước ngày đo — đây là chỗ hay trục trặc nhất, vì người vắng mặt hôm đo sẽ kéo dài cả tiến độ.

Theo bảng size tiết kiệm hơn, phù hợp khi nhân sự đông hoặc luân chuyển nhiều. Nhưng vẫn cần thử size mẫu trực tiếp, không nên để nhân viên tự khai size, vì cách mỗi người hiểu về size M của mình rất khác nhau.

Với người ngoài dải chuẩn — cao trên 1m85, nặng trên 95 kg, vai lệch, hoặc nhân sự nữ đang thai sản — phải làm rập riêng. Nới rộng từ size lớn nhất chỉ tạo ra bộ đồ to mà vẫn không vừa.

Bước 5: Sản xuất

Xưởng mua trọn lô nhuộm cho toàn bộ đơn hàng, dự phòng thêm 10-15% cho nhân sự mới. Hai mẻ nhuộm cùng mã màu vẫn lệch nhau vài phần trăm sắc độ, và chênh lệch đó hiện rõ khi cả phòng ban đứng chụp ảnh chung.

Thời gian may là 4-6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Với doanh nghiệp trên 100 người, nên cộng thêm hai tuần cho khâu đo. Trong giai đoạn này doanh nghiệp không cần làm gì, nhưng nên giữ liên lạc để xử lý nhanh nếu có nhân sự mới cần bổ sung vào đơn.

Bước 6: Fitting và bàn giao

Hàng về, tổ chức một buổi mặc thử tập trung. Ghi nhận các trường hợp cần chỉnh — thường khoảng 5-10% số bộ — rồi xưởng thu về sửa trong vòng một tuần.

Sau bàn giao, xưởng lưu lại rập, số đo từng người và thông tin lô vải. Nhờ vậy đơn bổ sung cho nhân sự mới chỉ mất 7-10 ngày và ra đúng form, đúng màu với đợt đầu.

Câu hỏi thường gặp

Số lượng tối thiểu là bao nhiêu?

Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30. Các ngưỡng này đến từ khổ vải và công đoạn ra rập chứ không phải chính sách bán hàng.

Nên đặt dư bao nhiêu bộ?

Chúng tôi khuyên 10-15% so với số nhân sự hiện tại. Con số này đủ cho tuyển mới trong khoảng một năm và cho các trường hợp hư hỏng, mà không tồn kho quá nhiều.

Bao lâu thì nên cấp lại đồng phục?

Với vải và quy cách may tiêu chuẩn, một bộ mặc luân phiên hai đến ba bộ sẽ dùng tốt trong 24-36 tháng. Doanh nghiệp thường chọn chu kỳ hai năm cho nhân viên tiếp khách và ba năm cho bộ phận nội bộ.

Bảo hành ra sao?

Mon Amie bảo hành chỉnh sửa 3 năm cho toàn bộ sản phẩm may tại xưởng, gồm sửa form khi nhân sự thay đổi vóc dáng, sửa đường may, thay khoá và cúc.

Mon Amie hoạt động từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m² tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, với hơn 80 thợ may và 5 showroom trong thành phố. Mỗi năm hơn 500 doanh nghiệp làm việc với chúng tôi, và bước đầu tiên luôn là ngồi nghe quý khách kể nhân viên của mình làm gì mỗi ngày.