Quy hoạch bộ đồng phục công sở cho cả doanh nghiệp

Đồng phục công sở làm tốt là một hệ thống chứ không phải một mẫu áo. Doanh nghiệp cần chia nhân sự theo mức độ tiếp xúc với khách hàng, gán cho mỗi nhóm một bộ trang phục phù hợp với công việc thực tế của họ, rồi mới bàn tới màu sắc và logo. Làm đúng thứ tự này, ngân sách được phân bổ vào đúng chỗ và nhân viên chịu mặc.

Chia nhóm theo công việc, không chia theo chức danh

Một bộ đồng phục thống nhất cho toàn công ty nghe hợp lý trên giấy nhưng hiếm khi hoạt động tốt. Người ngồi kho và người tiếp khách ở sảnh không có cùng nhu cầu.

• Nhóm tiếp xúc khách hàng thường xuyên (lễ tân, tư vấn tại showroom, kinh doanh đi gặp đối tác): vest hoặc blazer, sơ mi, quần âu hoặc chân váy. Đây là nhóm nên đầu tư nhiều nhất trên mỗi người vì trang phục của họ là hình ảnh doanh nghiệp trước mắt khách.
• Nhóm văn phòng nội bộ: sơ mi và quần tây. Không cần lớp áo khoác ngoài, nhưng chất vải nên chọn loại ít nhăn để giữ tươm tất suốt ngày làm việc.
• Nhóm kỹ thuật, kho vận, sản xuất: áo thun cổ trụ hoặc áo bảo hộ, ưu tiên vải thấm hút, màu sẫm và chịu giặt nhiều.

Với mỗi nhóm, nên viết ra đúng một câu mô tả điều kiện làm việc: ngồi máy lạnh cả ngày, hay ra ngoài nắng ba lần một buổi. Câu đó quyết định chất vải và định lượng, còn màu sắc thì bàn sau.

Tính số lượng cấp phát cho một năm

Sai lầm thường gặp là may hai chiếc sơ mi cho mỗi người rồi mong họ mặc suốt năm. Hai chiếc không đủ để xoay vòng giặt: một chiếc đang mặc, một chiếc đang giặt, không còn chiếc nào dự phòng khi trời mưa lâu khô hoặc khi áo dính bẩn giữa ngày.

Con số làm việc được trong thực tế:

• Sơ mi: 3 đến 4 chiếc mỗi người mỗi năm.
• Quần tây hoặc chân váy: 2 chiếc, vì ít bẩn hơn áo và có thể mặc lặp.
• Vest hoặc blazer: 1 đến 2 bộ, chu kỳ thay khoảng hai năm.
• Áo thun cổ trụ cho nhóm vận hành: 3 đến 5 chiếc, tùy cường độ ra mồ hôi.

Cách so sánh ngân sách công bằng nhất không phải là giá một chiếc áo mà là chi phí cho mỗi lần mặc. Một chiếc sơ mi vải tốt hơn, đắt hơn ba mươi phần trăm nhưng dùng được hai năm rưỡi thay vì một năm, thực chất là phương án rẻ hơn, chưa kể nhân viên mặc thoải mái hơn nên mặc nhiều hơn.

Dựng bảng màu và chọn cách gắn logo

Về màu, một cấu trúc bền là: một màu trung tính làm nền cho phần lớn diện tích, cộng với màu thương hiệu xuất hiện ở chi tiết.

• Màu trung tính nên chọn trong nhóm xanh navy, xám than, trắng, ghi sáng. Đây là các màu ít lỗi mốt và dễ phối chéo giữa các nhóm nhân sự.
• Màu thương hiệu rực như đỏ tươi hay cam nên dùng ở cà vạt, khăn, viền cổ áo, chỉ thêu logo. Phủ màu rực lên toàn bộ thân áo vừa khó phối vừa lộ rõ khi vải phai không đều sau nhiều lần giặt.
• Nếu doanh nghiệp có bộ nhận diện, hãy đưa mã màu cho xưởng ngay từ đầu để so với bảng vải thực tế. Màu trên màn hình và màu lên vải luôn khác nhau; phải quyết định trên mẫu vải cầm tay dưới ánh sáng ban ngày.

Về logo, chọn kỹ thuật theo chất liệu:

• Thêu cho sơ mi, vest, áo thun cổ trụ. Bền nhất, không bong sau giặt, cho cảm giác chỉn chu. Kích thước hợp lý ở ngực trái là khoảng 6 đến 8 cm bề ngang. Logo có chữ nhỏ dưới 4 mm thường bị rối chỉ, nên đơn giản hóa phần chữ khi thêu.
• In lụa cho áo thun số lượng lớn, hình lớn, ít màu.
• In chuyển nhiệt cho hình nhiều màu hoặc chuyển sắc, nhưng độ bền thấp hơn thêu và không hợp với áo giặt hằng ngày.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu quy trình đặt đồng phục trước bao lâu? Thời gian may là 4 đến 6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu, chưa kể thời gian nội bộ để chốt thiết kế và lấy ý kiến nhân viên. Nếu muốn có đồng phục dùng cho dịp cuối năm, nên khởi động từ đầu quý ba.

Nhân viên mới vào giữa năm thì làm sao? Nên thỏa thuận ngay trong hợp đồng đầu tiên: giữ lại vải cùng lô nhuộm và lưu rập từng người. Khi đó đơn bổ sung chỉ mất 7 đến 10 ngày và màu vẫn khớp với cả tập thể.

Số lượng tối thiểu cho từng loại là bao nhiêu? Vest và ghi lê từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20, áo thun từ 30.

Có nên cho nhân viên chọn kiểu không? Nên cho chọn trong phạm vi giới hạn: hai lựa chọn dáng áo, hoặc quần âu và chân váy cho nữ. Việc này tăng tỉ lệ mặc thật rõ rệt mà vẫn giữ được tính đồng bộ.

Mon Amie làm việc với hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm và bắt đầu mọi dự án bằng một buổi khảo sát: xem môi trường làm việc thật, nghe bộ phận nhân sự mô tả từng nhóm công việc, rồi mới đề xuất phương án. Số đo và rập của từng nhân viên được lưu lại để phục vụ những lần đặt sau.