Chuyên may đồng phục công sở: đặt hàng sao cho đúng

Phần lớn doanh nghiệp gọi cho nhà may với một câu hỏi duy nhất: đồng phục công sở giá bao nhiêu. Câu hỏi đó không trả lời được, vì đồng phục công sở không phải một món hàng mà là một bộ gồm nhiều lớp, mỗi lớp có tuổi thọ và tần suất mặc khác nhau. Bài này giúp quý khách hình dung bộ đồng phục gồm những gì, tiền nên đặt vào đâu và cần chuẩn bị thông tin gì trước khi làm việc với xưởng.

Bộ đồng phục công sở gồm những lớp nào

Một bộ đồng phục công sở đầy đủ thường có ba lớp, và quan trọng là chúng có vòng đời rất khác nhau:

• Lớp mặc hằng ngày: sơ mi, quần tây hoặc chân váy. Nhân viên mặc năm ngày một tuần, giặt liên tục. Đây là lớp hao mòn nhanh nhất và cũng là lớp nên đặt số lượng nhiều nhất, tối thiểu ba bộ mỗi người để xoay vòng.
• Lớp khoác ngoài: ghi lê hoặc áo vest. Mặc khi tiếp khách, họp, chụp hình. Tần suất thấp hơn nhiều nên mỗi người một bộ là đủ, nhưng chất lượng cần cao vì đây là món khách hàng nhìn thấy trong những dịp quan trọng.
• Lớp sự kiện và ngoài giờ: áo thun cổ trụ, áo khoác gió, áo đồng phục team building. Dùng theo đợt, thường đặt riêng theo dịp.

Sai lầm hay gặp là dồn phần lớn ngân sách vào áo vest rồi may sơ mi bằng vải rẻ. Sau ba tháng, nhân viên mặc sơ mi ố vàng cổ và bung mex, còn áo vest vẫn treo trong tủ. Người ngoài nhìn vào chỉ thấy cái sơ mi.

Phân bổ ngân sách theo vị trí, không cào bằng

Không phải nhân viên nào cũng cần cùng một chất lượng đồng phục, và cào bằng thường là cách tiêu tiền kém hiệu quả nhất.

Nhóm tiếp xúc khách hàng trực tiếp — lễ tân, kinh doanh, tư vấn viên tại showroom — nên được đầu tư cao nhất. Họ mặc trước mặt khách hàng hằng ngày, và mỗi vết nhăn, mỗi đường may lệch đều bị nhìn thấy. Nhóm này nên dùng vải wool pha có độ hồi phục tốt, sơ mi cotton pha có xử lý chống nhăn.

Nhóm văn phòng nội bộ có thể dùng cùng dòng vải nhưng số lượng ít hơn. Nhóm kho, kỹ thuật, giao nhận cần độ bền và thấm hút hơn là độ sang, nên chọn vải kaki hoặc cotton dày, form rộng hơn để dễ vận động.

Cấp quản lý nên có riêng một bộ vest may đo kỹ hơn, vì họ đại diện công ty trong các buổi ký kết và sự kiện.

Chuẩn bị thông tin trước khi gặp nhà may

Buổi làm việc đầu tiên sẽ nhanh và chính xác hơn rất nhiều nếu quý khách chuẩn bị sẵn:

• File logo gốc dạng vector, kèm mã màu. Logo dạng ảnh JPG độ phân giải thấp không thêu được sắc nét, thợ phải vẽ lại và dễ sai chi tiết.
• Bảng phân nhóm nhân sự: mỗi phòng ban bao nhiêu người, nam nữ, ai thuộc nhóm tiếp khách.
• Mốc thời gian cần dùng. Nếu có sự kiện, ghi rõ ngày.
• Một bộ đồng phục cũ nếu công ty đã từng may, kể cả bộ không hài lòng. Nhìn bộ cũ, thợ đọc được ngay vấn đề nằm ở rập, ở vải hay ở khâu hoàn thiện.
• Ngân sách khoảng chừng cho mỗi người. Nói thẳng con số giúp nhà may tư vấn đúng dòng vải, thay vì báo giá một đằng rồi cắt chất lượng một nẻo.

Số lượng tối thiểu và tiến độ

Mỗi loại sản phẩm có ngưỡng mở lô sản xuất riêng, vì mỗi lô phải làm rập riêng và đặt vải riêng. Tại Mon Amie: vest và ghi lê nhận từ 5 bộ, sơ mi và quần tây từ 20 sản phẩm, áo thun từ 30 sản phẩm.

Thời gian thực hiện là 4 đến 6 tuần tính từ ngày duyệt mẫu. Nhiều doanh nghiệp tính nhầm từ ngày gọi điện, dẫn tới sát ngày mới phát hiện không kịp. Giai đoạn duyệt mẫu tùy thuộc vào việc công ty phản hồi nhanh hay chậm, có khi chỉ vài ngày, có khi kéo hai tuần vì chờ họp. Đơn tái đặt theo mẫu và số đo cũ chỉ mất 7 đến 10 ngày.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nhỏ dưới 10 người có đặt may đồng phục được không?

Được. Vest và ghi lê nhận từ 5 bộ, nên một đội ngũ nhỏ vẫn làm được đồng phục may đo. Với sơ mi và quần tây, ngưỡng là 20 sản phẩm, nghĩa là 7 người mỗi người 3 bộ đã đủ điều kiện.

Thêu logo và in logo khác nhau thế nào?

Thêu bền hơn hẳn, không bong tróc khi giặt, và hợp với vải wool, kaki, sơ mi. In phù hợp với áo thun và các thiết kế nhiều màu chuyển sắc mà thêu không thể hiện được. Logo nhiều chi tiết nhỏ dưới 2 cm nên cân nhắc, vì mũi thêu có giới hạn độ phân giải.

Nếu nhân viên nghỉ việc, đồng phục xử lý ra sao?

Nhiều doanh nghiệp thu hồi lớp khoác ngoài như ghi lê và áo vest để dùng lại, vì hai món này có khóa điều chỉnh và biên chừa nên sửa vừa người mới được. Mon Amie nhận chỉnh sửa các bộ này trong thời hạn bảo hành 3 năm.

Mon Amie làm đồng phục công sở từ năm 1991, xưởng hơn 1.000 m2 tại 80-82-84 Đường 3/2, Quận 10, hơn 80 thợ may, mỗi năm phục vụ hơn 500 doanh nghiệp. Chúng tôi bắt đầu bằng việc hỏi công ty quý khách làm gì và nhân viên mặc trong hoàn cảnh nào, rồi mới bàn tới mẫu mã.