Quản lý kho đồng phục cho doanh nghiệp vừa: cách làm gọn
Quản lý kho đồng phục cho doanh nghiệp vừa: lập bảng theo mã nhân viên và cỡ, đặt bổ sung theo đợt, tính trước 4–6 tuần sản xuất. Hướng dẫn thực hành.
Quản lý kho đồng phục cho doanh nghiệp vừa không cần phần mềm phức tạp. Chỉ cần một bảng theo dõi theo mã nhân viên, hạng mục và số đo, kèm quy tắc cấp phát, thu hồi và một lịch đặt bổ sung đã tính trước thời gian may. Điều quan trọng là cả công ty dùng chung một mẫu đã chốt, để mỗi lần đặt thêm đều khớp với bộ đang mặc.
Những rắc rối thường gặp
- Nhân viên mới vào làm nhưng chưa có đồng phục vì đợt đặt gần nhất đã qua.
- Kho thiếu đúng cỡ đang cần, thừa cỡ ít người mặc.
- Cùng một chức danh nhưng mặc nhiều phiên bản mẫu khác nhau, vì mỗi lần đặt lại sửa một chút.
- Không ai biết chính xác ai đã nhận bộ nào, vào lúc nào.
- Đặt bổ sung lẻ tẻ vài bộ, trong khi mỗi hạng mục có số lượng tối thiểu.
Bảng theo dõi tối thiểu cần có
Bộ phận hành chính – nhân sự có thể bắt đầu bằng một bảng tính với các cột sau:
| Cột | Ghi gì | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Mã nhân viên | Mã trong hồ sơ nhân sự | Liên kết với số đo đã lưu |
| Bộ phận, chức danh | Tên nhóm | Biết nhóm nào mặc bộ nào |
| Hạng mục, mẫu | Sơ mi, quần tây, vest… kèm mã mẫu đã chốt | Tránh lẫn mẫu cũ và mới |
| Số đo hoặc cỡ | Theo phiếu đo | Đặt bổ sung đúng form |
| Ngày cấp, số lượng | Mỗi lần phát | Tính lịch thay |
| Tình trạng | Đang dùng, đã thu hồi, cần chỉnh | Quyết định tái sử dụng |
Khi mẫu được chốt gọn, kho cũng gọn theo. Quý công ty có thể xem trước các kiểu ở Thư viện thiết kế để chốt một bộ mẫu ổn định, tránh thay đổi nhỏ mỗi đợt.
Quy tắc cấp phát, thu hồi và tái sử dụng
- Cấp phát: ghi lại mỗi lần phát vào bảng, có chữ ký nhận. Đồng phục là tài sản của doanh nghiệp nên cần có người chịu trách nhiệm kho.
- Nhân viên mới: vì đặt mới cần thời gian, nên cấp tạm từ kho đồ đã thu hồi (đã giặt, kiểm tra) trong lúc chờ đợt may.
- Thu hồi: khi nhân viên nghỉ việc, thu lại, giặt, kiểm tra, rồi cất theo cỡ. Chỉ cấp lại khi vải còn tốt và đúng người; nếu cần, nhờ thợ chỉnh cho vừa người mới.
- Dự phòng: giữ một lượng dự phòng cho các cỡ phổ biến. Tỷ lệ dự phòng do doanh nghiệp tự đặt, dựa vào mức luân chuyển nhân sự của mình.
- Kiểm kê định kỳ: đối chiếu bảng với kho thực tế, ví dụ sau mỗi đợt nhận hàng hoặc theo lịch riêng của công ty.
Hình dưới ghi lại một dự án Mon Amie Uniform thực hiện cùng PV Power – Ban QLDA Điện.
Lên lịch đặt bổ sung theo thời gian sản xuất
Thời gian may là 4–6 tuần sau khi duyệt mẫu, gồm đo, may và giao. Vì vậy lịch đặt nên đi trước nhu cầu ít nhất một khoảng như thế. Mỗi hạng mục cũng có số lượng tối thiểu:
- Vest nam, vest nữ, ghi lê: từ 5 bộ.
- Sơ mi nam, sơ mi nữ, quần tây và váy, đồng phục ngành, phụ kiện: từ 20.
- Áo thun và polo: từ 30.
Do đó nên gom nhu cầu thành đợt. Ví dụ minh hoạ: nếu sơ mi có mức tối thiểu 20, bộ phận hành chính nên cộng nhu cầu của một vài tháng tuyển dụng để đặt một lần thay vì đặt lẻ từng đợt nhỏ. Cách gom cụ thể tuỳ kế hoạch nhân sự của từng doanh nghiệp, và Mon Amie sẽ giải thích cách tính cho từng nhóm khi tư vấn.
Với doanh nghiệp có chi nhánh hoặc cơ sở ở xa, như khu vực Đồng Nai, quý công ty có thể xem thêm bài may đồng phục vest cho doanh nghiệp Đồng Nai. Nhóm quản lý mặc vest có thể tham khảo bài may đồng phục vest nam cho doanh nghiệp.
Phần việc Mon Amie hỗ trợ
Hoàng Vy – Mon Amie thành lập năm 1991 và phục vụ hơn 500 doanh nghiệp mỗi năm. Phần liên quan đến kho đồng phục gồm:
- Lưu số đo theo mã nhân viên cho các đợt sau, nên bảng theo dõi của quý công ty chỉ cần ghi đúng mã nhân viên.
- May theo mẫu đã chốt: nhân viên mới được đo riêng và may theo mẫu này, nên mặc đồng bộ với đội hiện tại.
- Đo may tận nơi tại văn phòng theo lịch của doanh nghiệp, kể cả ngoài giờ hành chính.
- Giao tận nơi, thử lại và chỉnh tại chỗ; chỉnh sửa trong 3 năm được bảo hành miễn phí tại mọi showroom.
Việc giữ kho thành phẩm tại doanh nghiệp do bộ phận hành chính quản lý; Mon Amie lưu số đo và sản xuất bổ sung khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp vừa nên giữ dự phòng bao nhiêu bộ?
Không có con số chung cho mọi công ty. Mức dự phòng nên dựa vào số nhân viên mới dự kiến, mức luân chuyển nhân sự và các cỡ phổ biến trong đội. Mon Amie có thể cùng quý công ty cân đối khi tư vấn.
Số đo nhân viên được lưu ở đâu để đặt thêm?
Mon Amie lưu số đo của người đã đo theo mã nhân viên cho các đợt sau, nên với người đó chỉ cần cung cấp đúng mã và hạng mục. Nhân viên mới được đo riêng và may theo mẫu đã chốt.
Đặt bổ sung vài bộ lẻ có được không?
Mỗi hạng mục có số lượng tối thiểu (5, 20 hoặc 30 tuỳ loại). Quý công ty nên gom nhu cầu thành đợt; Mon Amie sẽ nói rõ cách áp dụng khi tư vấn.
Nhân viên thay đổi cân nặng thì xử lý thế nào?
Mang đồng phục đến showroom gần nhất để thợ xem và chỉnh. Chỉnh sửa trong 3 năm được bảo hành miễn phí tại mọi showroom; thợ sẽ cho biết phần nào chỉnh được.
Để nhận báo giá đồng phục và lên kế hoạch đặt bổ sung, quý công ty để lại thông tin tại trang báo giá hoặc gọi hotline 0888.111.118 (Zalo cùng số).
